Tid for (digital) opprydding?

Hva kan vi lære om informasjonsstyring av å rydde i boden? Er det på tide å gjøre en digital opprydding? Les noen tips før du kaster deg utpå.

Picture of Oddvar Sæth

Oddvar Sæth

PUBLISERT

22.05.2024

LESETID

3. min

En nyvaska kjøkkenbenk. En ryddig snekkerbod hvor alt er på sine faste plasser. Et blankt dokument.

 

Det er noe befriende og inviterende med disse scenariene. De inspirerer til å skape noe – i motsetning til et rotete kjøkken, en kaotisk snekkerbod eller et ustrukturert dokument. Da mister iallfall jeg fort motet, og velger heller å droppe å bake, snekre eller skrive.

Jeg tror det samme kan skje når vi har kaos på arbeidsplassen. Enten det er fysisk kaos på pulten, eller digitalt kaos i form av teknologi eller data som ikke er strukturert godt nok. Det kan fort kvele både kreativitet og effektivitet.

Hvordan kan vi skape gode arbeidsforhold – få orden i boden – slik at vi blir inspirert til både kreativ og effektiv jobbing i vår digitale arbeidsdag?

Vi går snart inn i en tid hvor varmen stiger og tempoet synker. Kanskje kan det være en god anledning for en digital ryddejobb?

Her er noen tanker og tips til deg som vil gjøre en til en slik opprydding.

 

Planlegging

Som med alle større ryddejobber må vi starte med planleggingen.

Hva skal vi oppnå? Kan vi rekke BÅDE snekkerboden og garasjen på én dag? Eller må vi tenke mer realistisk? Det samme gjelder digital opprydding. Kanskje er det en dårlig idé å forsøke å rydde i Teams, implementere nytt CRM, innføre AI-verktøy og endre hele prosedyren på hvordan vi produserer informasjon – samtidig. Det er antakelig bedre å velge ut et eller to områder, lage en god plan, gjennomføre, evaluere og så ta neste prosjekt. 

Hvis jeg går ut i boden uten en plan, men håper at jeg skal få lyst å rydde, kan jeg garantere deg at jeg snur før det gamle halogenlysrøret har sluttet å flimre.

Så en form for plan er altså helt nødvendig. For meg starter det ofte med å sette av tid. Det å ha noe i kalenderen gjør noe med oss. Da har vi mentalt forberedt oss på at dette skal vi bruke tid på. Det er viktig.

 

Mål

"Mål to ganger, sag én" er et mantra i snekring. Men her tenker jeg på andre typer mål. For eksempel: Hvor langt kan jeg forvente å komme på den oppsatte tiden? Kan jeg regne med å bli ferdig, eller må jeg sette et delmål? Får vi til å rydde både i lokale mapper, innboksen og i fellesdisken på samme økt? Eller bør vi dele det opp i to eller tre økter?

 

Kast eller behold?

Deretter må vi ta noen vanskelige beslutninger. Kast eller behold. Hvis vi skal beholde må vi ha en plan for hvor det skal ligge. Det gjelder både filer på maskinen og filer i verktøyboden. Tradisjonelt har vi som jobber med informasjon anbefalt å slette / arkivere gammel informasjon. I dagens og fremtidens informasjonsforvaltning er det imidlertid en større fokus på å skjule fremfor å kaste. Informasjon vi i dag anser som uviktig eller ikke arkiv-verdig kan likefullt være av interesse i fremtiden, enten for maskiner eller mennesker. Dermed kan det være mer aktuelt å ha rutiner og systemer for å skjule informasjonen vi ikke trenger nå, slik at den ikke forstyrrer og skaper kaos her og nå, samtidig som den er tilgjengelig ved behov på et senere tidspunkt. 

Dette er gode nyheter for alle oss som sliter med å slette og kaste, enten det er gamle materialer (det kan jo være jeg skal lage et pizzabrett av den gamle plankebiten en gang...) eller filer. Heldigvis er det enklere å skjule filer og dokumenter enn sponplater og 2 tom 4-avkapp. 

 

"Unger, kan jeg få litt hjelp her...?"

Jeg har, med vekslende grad av suksess, prøvd å involvere ungene i ulike oppgaver hjemme, som å rydde boden. Noen ganger virker det, andre ikke. (En suksessfaktor jeg har erfart er å la guttungen hive skrot ned i hengeren, fra en platting med litt høyde – da øker sjansen betydelig for at han blir en stund.)

I en digital vårrengjøring må vi kanskje ha med oss flere til å bidra. Gjerne fra ulike avdelinger, de som eier informasjonen som skal ryddes. Det er de som bruker eller er tenkt å bruke informasjonen som er best til å ta stilling til hva som skal gjøres med informasjonen.

Trenger du hjelp utenfra? Av og til må vi innse våre begrensninger – selv om både viljen og evnen til å gjennomføre et prosjekt er der, så er kanskje tiden en faktor som begrenser. Da kan ekstern bistand være en god løsning, slik at daglig drift kan bli minst mulig forstyrret, mens ekspertene utfører jobben.

 

System og rutiner

Et annet kritisk viktig punkt: Hvor skal ting ligge? I boden min blir dette veldig synlig: Alt som ikke har en fast plass blir til rot, skaper kaos og ødelegger både tid og arbeidsglede. Det som imidlertid har en fast plass blir som regel lagt der det hører hjemme (hvis systemet og rutinen er god). 

Det tror jeg skjer digitalt også. Det som ikke har et system, en fast plass, en rutine for hvordan vi skal behandle informasjonen, blir fort til et kaos som hindrer oss i å jobbe effektivt, og kan skape frustrasjon, eller i det minste friksjon. Begge deler er til hinder for en god arbeidsdag.

 

God rydding!

Da er det bare å gå i gang – start med planleggingen. Jeg har iallfall planlagt å rydde en del av boden min i ettermiddag, og planlegger også en digital opprydding på maskinen min i sommer.

Relaterte innlegg

artikkel

Hvordan sikre etterlevelse i en brukersentrert verden?

Hvordan sikre etterlevelse i en brukersentrert verden? Les om fire prinsipper som kan bidra til å balansere brukernes forventninger til teknologi og etterlevelse av retningslinjer.

Les mer
Read more
artikkel

Hvordan samhandle bedre i Teams

Hvordan kan du bruke Teams til mer enn videomøter? Les om funksjoner som dokumentdeling, notater og oppgaver i Teams.

Les mer
Read more
artikkel

Dokumenthåndtering i Teams

Kan du bruke Teams til dokumenthåndtering? Hva må du i så fall tenke på? Når er det fornuftig å tenke utover Teams og SharePoint for å styre informasjon?

Les mer
Read more