Microsoft Loop - informasjonsekspertenes førsteinntrykk

Nye funksjoner og applikasjoner rulles nå ut i et tempo det kan være vanskelig å henge med på. Det finnes et større utvalg enn noengang, og terskelen for å laste ned, teste ut, ta i bruk nye verktøy har aldri vært lavere. Det er nok noe av årsaken til at gjennomsnittlig antall systemer for å håndtere informasjon i en bedrift har for eksempel økt fra 3,14 til 4,95 de siste 10 årene, i følge en fersk rapport fra AIIM: State of the Information Management. 

Microsoft er selvsagt også med på, eller kanskje en av de som driver, dette lanseringsracet.  Microsoft Loop er en av de siste lanseringene til selskapet. Jeg lot to av mine kolleger, informasjonsekspertene Arild Smedvig Kristiansen og Thomas Grønlie, få testkjøre plattformen, og her er deres førsteinntrykk.

Først av alt - hva er Microsoft Loop egentlig?

Loop er et dynamisk samhandlingsverktøy som tillater en gruppe av mennesker å jobbe sammen i sanntid mot emne, eksempelvis et prosjekt, en sak eller et produktslipp. Loop består av komponenter som enkelt kan legges til i M365 applikasjoner som Outlook, Teams, Excel, PowerPoint og Word.

Hva kan Loop brukes til, hvilke "use cases" kan vi tenke oss?

Loop fungerer godt hvor en ønsker å jobbe, der man kan oppdatere, endre, og tilføye data uavhengig av hvilket verktøy man gis tilgang via. Loop er og et godt verktøy der hvor en ikke ønsker å binde innholdsproduksjon mot et spesifikt dokumentformat eller applikasjon. 

Det er mange områder hvor Loop kan gi verdi gjennom bedre samhandling og forenklet kobling mellom data. Her er noen typiske bruksområder:

Prosjektarbeid

Loop egner seg godt for å samle og koble sammen dokumenter og informasjon for prosjektet på ett og samme sted, samtidig som denne informasjonen forblir lagret på sine opprinnelige lokasjoner (altså kopieres ikke informasjonen, men den lenkes / kobles sammen)

Man kan og dele komponenter fra et referat eller arbeidsdokument med de som skal fylle inn data. Dette åpner for at selve dokumentet, i sin helhet, kan være utilgjengelig for den som fyller inn data, og bare gi tilgang til den enkelte delen som skal fylles ut. 

Integrasjonen med øvrige Microsoft applikasjoner gjør det svært enkelt å bidra inn i en samarbeidssituasjon. For eksempel kan man, ved å benytte komponenter, sende ut oppgaver på e-post og mottaker kan fylle ut informasjon direkte i Outlook. 

Dokumentasjon

Loop kan også brukes til enkel dokumentasjon av ulik type informasjon. Man kan enkelt styre tilgjengelighet og tilgang til dokumentasjonen, samhandle og samredigere (i sanntid) på en side, og man har en god søkefunksjonalitet for å finne igjen informasjon og dokumentasjon.

Vi vil likevel presisere at for avansert dokumenthåndtering og for bedrifter med særlige sikkerhets - eller myndighetskrav knyttet til håndtering og oppbevaring av informasjon og dokumentasjon, bør man vurdere et dedikert dokumenthåndteringssystem.

Les gjerne artikkelen Derfor er et dedikert dokumenthåndteringsystem en god investering.

Jobbe med anbud

Et annet scenario hvor vi ser at Loop kan være nyttig er ved anbudsjobbing. Her kan man samle alle bidragsytere, informasjon, møtenotater, brainstorming m.m i én oversiktlig side, som ligner litt på en webside eller intranett-side. Man kan samhandle, fordele oppgaver, chatte og kommentere direkte i på de aktuelle plassene i informasjonen. 

Hvem er Microsoft Loop for?

Loop egner seg godt for alle som skal samhandle om et emne i en gitt periode, hvor det er informasjon som skal samles og bearbeides for å skape et sluttresultat. Det kan gjerne være en rapport eller et dokument, f.eks. en kontrakt, tilbud m.m. Plattformen er også nyttig for prosjektgrupper hvor informasjon oppdateres fortløpende av mange personer, gjerne samtidig. Loop komponenter vil her sørge for at innhold til enhver tid er oppdatert selv om informasjonen er i en e-post eller i et dokument. Denne integrasjonen ser ut til å virke sømløst å bra. 

Viktige vurderinger

Som vi startet med å si, så er tilgangen og adopsjonen av nye verktøy større enn noen gang. Det krever at bedrifter er svært bevisste med rutiner og retningslinjer for hvordan man skal ta i bruk nye verktøy, og ikke minst veilede de ansatte i hvordan dette skal brukes.

Loop er ikke noe unntak her, og vi vil derfor anbefale at man starter med med å definere et klart formål til hva Loop skal benyttes til, hvordan skal det forenkle eller forbedre hverdagen til de ansatte, og ikke minst - hvordan unngå at det blir en slags "Hype" som alle tar i bruk uten en god plan. Ikke ulikt det som skjedde med Teams for veldig mange bedrifter da pandemien traff oss.

Man bør også stille seg spørsmålet om Loop skal erstatte et verktøy man bruker i dag, eller er det et tillegg? I så fall hva slags oppgaver skal vi løse med Loop?

Opplæring er også et svært viktig element. Det er sjelden en suksess å slippe løs brukere i en applikasjon uten grundig opplæring og innføring. Jevnlige kurs og opplæringssesjoner sørger for at alle jobber likt, har grunnleggende kompetanse og forståelse, og ikke minst får vite hvorfor man som organisasjon har valgt verktøyet.

Vi gjør oppmerksom på at Loop fortstatt er i beta, og kun tilgjengelig på forespørsel til Microsoft. For å be om tilgang, besøk loop.microsoft.com og fyll inn informasjonen der. 

Ønsker du en prat med en av våre rådgivere om Loop, M365, eDOCS InfoCenter eller andre dokument - og informasjonsrelaterte systemer eller strategi?

Book gjerne møte her: