Siden du leser dette så går jeg ut fra at du, som de aller fleste andre virksomheter i Norge, har tatt i bruk Teams som samhandlingsverktøy. Mange har benyttet Teams i flere år, mens andre ble kastet litt inn i applikasjonen i forbindelse med pandemien.
Vi ser at med økt bruk, flere brukere og manglende opplæring, er det stor risiko for at antall teams, arbeidsområder, informasjonsdeling, og generelt manglende struktur og rutiner for bruk av Teams, kan bidra til mer kaos, i stedet for mer produktivitet og effektivitet.
6 typiske utfordringer vi ofte ser i Teams:
- Usikkerhet om eierskap
- Problemer med søk og gjenfinning
- Tilgangsstyring
- Ustrukturert og brukerstyrt informasjonsstyring
- Viktig informasjon blir skjult
- Flere informasjonssiloer
Så hvordan kan du minimere risikoen for at disse utfordringene oppstår og skaper friksjon i din informasjonsflyt?
En nøkkel er å få kontroll på opprettelsen av teams. Hvis man ikke har en plan og en prosess for dette vil man fort ende opp med hundrevis av teams og kombinasjoner av teams, hvor noen kanskje ble opprettet som test, ved en feil, for et svært kortvarig prosjekt, men uten en retningslinje for for eksempel sletting av gamle teams, vil dette bare forsterke kaoset.
I denne artikkelen skal vi se på to viktige grep du kan gjøre for å unngå et slikt "teamskaos":
Standardisering og automatisering
hvorfor du bør standardisere opprettelsen av arbeidsområder i Teams, og hvordan du kan automatisere hele eller deler av prosessen rundt dette. Vi viser også et eksempel på en slik standardisert prosess.
Før vi kommer inn på dette med standardisering, kan vi se litt på fordelene med å opprette ulike teams, og hvordan du bør bruke denne funksjonaliteten i praksis.
Hvorfor opprette teams i Teams?
De fleste har oppdaget og tatt i bruk basisfunksjoner i Teams som chatting og videomøter. Men en svært viktig og nyttig del av Teams er nettopp teams. Her oppretter du egne «rom» for samhandling om spesifikke prosjekt eller avdelinger. Det kan være interne eller eksterne medlemmer av et Team, og gir en svært god arbeidsflate for å holde styr på alt av kommunikasjon, informasjon og dokumentasjon som er knyttet til dette prosjektet eller avdelingen.
Innenfor et Team har du ulike kanaler. Her kan man lage en struktur med f.eks. avdeling som Team (f.eks. Marked) og videre undertema som kanaler (f.eks. Blog). På den måten samler du informasjon i en fleksibel og tilgjengelig arbeidsflate.
Så det å bruke teams i Teams er svært nyttig. Men hvordan bør det gjøres for å unngå at man ender opp med hundrevis av Teams i en organisasjon som kanskje bare har 40 ansatte? Bør alle kunne opprette Teams? Bør det være noen krav til når man skal opprette, og ikke minst hvordan teamene skal struktureres og organiseres?
Vi skal videre se på en prosess rundt opprettelse av teams og arbeidsområder som kan spare deg for en del av kaoset beskrevet i starten av artikkelen.
Standardisere prosessen
Ved hjelp av en definert prosess kan man forenkle opprettelsen og ivareta en standard/retningslinjer, uten at de ansatte blir påvirket eller at prosessen blir vanskeligere, prosessen kan være delvis- eller helautomatisk.
5 tips til en bedre prosess rundt oppretting av arbeidsområder i Teams:
1. Standard navngivning
En felles standard for hva Teams skal hete, og hvordan de skal beskrives, gjør det mye enklere å navigere og finne områder. Lag en rutinebeskrivelse for dette.
2. Bruk maler
Ved å bruke maler fremfor å opprette Teams fra bunnen av, blir det enklere for brukere å opprette Teams med riktig struktur og informasjon. Dette vil kunne øke brukeradopsjonen betydelig.
3. Innhenting av informasjon fra andre systemer som ERP, CRM eller andre fagapplikasjoner
Ved å knytte Teams til ulike systemer og fagapplikasjoner kan man hente nyttig informasjon og gjøre det tilgjengelig der medarbeiderne arbeider til daglig. Tilgang til riktig informasjon er avgjørende for å øke effektiviteten i en organisasjon.
4. Automatisk oppretting av arbeidsområder basert på data i ERP, CRM eller andre fagapplikasjoner
Ved å automatisere oppretting av Teams basert på data fra f.eks. CRM, eller et prosjektverktøy, sikrer man informasjon er tilgjengelig og korrekt også i Teams. En slik integrasjon iveratar prinsippet om at det skal være én kilde til sannhet (f.eks. CRM og kundeinformasjon), men den kan presenteres og tilgjengeliggjøres på ulike arbeidsflater (i dette tilfelle i Teams)
5. Styring av hvem som blir satt til rollen Owner, Member og Guest
Et klarere eierskap vil gjøre rydding / off-boarding enklere. Med eierskap følger ansvar og ansvarliggjøring. Da unngår man at Teams blir «liggende» uten at noen rydder dem opp. Dette kan også medføre en risiko, hvis det er eksterne medlemmer som stadig har tilgang, selv etter et avsluttet prosjekt.
Eksempel på en standardisert prosess for opprettelse av Teams
La oss se på et eksempel på hvordan en standardisert prosess kan se ut:
Organisasjonen skal gjennomføre et prosjekt og deltakerne i prosjektet har behov for et område for samhandling. Prosjektet består av både interne og eksterne bidragsytere.
- Prosjektlederen åpner Teams applikasjonen og velger Opprett nytt Team. Et skjema åpnes hvor man legger til opplysninger om type arbeidsområde, navn og når man legger inn prosjekt nummer fra ERP systemet fylles informasjon om kunde, budsjett, deltakere etc. in automatisk. Skjema kan også inkludere spørsmål om hva som skal inkluderes av kanaler og mappestrukturer, det vil øke bruker adopsjonen ytterligere.
- Videre kan man også legge inn steg i prosessen for en godkjenning eller andre oppgaver som må utføres om det skulle være ønskelig.
En mer helautomatisk prosess vil være at prosjektet automatisk blir opprettet når det blir registret i ERP systemet.
- En siste del av prosessen kan være en avslutning av prosjektet.
Det må ivareta
- det å flytte/arkivere informasjon som man skal ta vare på
- Fjerne eksterne tilganger
- Sette levetid på dokumentene og arbeidsområde
En slik standardisert prosess med felles struktur vil forenkle arbeidet rundt oppretting av Teams betydelig, og tid brukt på å lete etter informasjon og arbeidsområder kan kraftig reduseres. I tillegg har man kontroll på hva som skjer etter et prosjekt er avsluttet, som også er en viktig del av godt informasjonsarbeid.
Håper dette var nyttige tips til hvordan du kan forbedre bruken av Teams og ikke minst unngå et kaos av mange ulike arbeidsområder og ustrukturert informasjonsdeling.
Lyst på bedre struktur i M365? Last ned vår gratis mal Retningslinjer for bruk av M365:
