9 tips til bedre struktur i Teams

Microsoft Teams er et kraftig verktøy for samarbeid som gjør det enkelt å kommunisere og samarbeide i sanntid, uansett hvor teammedlemmene befinner seg. Men uten gode vaner og rutiner, og kanskje uten å kjenne til nyttige funksjoner, kan Teams fort bli enda en arena hvor informasjonskaoset får vokse fritt. 

I denne artikkelen vil jeg dele 9 nyttige tips som kan hjelpe deg med å få enda bedre kontroll og utnytte Teams til sitt fulle potensial. 

Tips 1: Organiser kanalene dine 

For å organisere kanalene dine smartere i Microsoft Teams, kan du opprette kanaler basert på prosjekter eller temaer. Slik kan du å holde samtaler og filer relatert til spesifikke emner samlet på ett sted. Bruk en standardkanal for generelle diskusjoner og kunngjøringer som er relevante for hele teamet. Implementer private kanaler for sensitive prosjekter eller diskusjoner for å begrense tilgangen. Navngi kanalene tydelig og konsist slik at alle umiddelbart forstår hva kanalen handler om, og vurder å bruke grafiske symboler i kanalnavnene for å gjøre dem mer visuelle og enkle å finne. 

Tips 2: Bruk kanalbeskrivelser 

Legg til beskrivelser for hver kanal for å gi en kort forklaring på hva kanalen brukes til. Dette kan hjelpe nye medlemmer med å forstå formålet med kanalen raskt. 

Tips 3: Feste viktige kanaler 

Marker de mest brukte eller viktige kanalene for å gjøre dem lettere tilgjengelige. Dette kan spare tid og sikre at du raskt finner de kanalene du bruker mest. 

Tips 4: Endre navnet på standardkanalen “General” 

En ny og nyttig funksjon i Microsoft Teams er muligheten til å velge navnet på standardkanalen “General” når du oppretter et nytt team. I stedet for at kanalen automatisk får navnet “General”, kan du nå gi den et mer beskrivende navn som bedre reflekterer dens formål allerede ved opprettelsen av teamet. Husk å velge et navn som er tydelig og lett å forstå for alle teammedlemmene. Ved å tilpasse kanalnavnet kan du forbedre organiseringen og gjøre det enklere for teamet å navigere i Teams. 

Tips 5: Optimaliser varslinger 

For å få mest mulig ut av Teams, er det viktig å optimalisere varslingsinnstillingene dine. Start med å gå gjennom varslingsinnstillingene for hver kanal og juster dem basert på prioritet og relevans. Du kan velge å motta varsler for alle meldinger, bare @mentions, eller slå av varsler helt for mindre viktige kanaler.

Dette gir deg muligheten til å holde deg oppdatert på kritiske oppdateringer uten å bli overveldet av mindre viktige meldinger. I tillegg kan du bruke “Stille timer” for å unngå varsler utenom arbeidstid, noe som bidrar til en bedre balanse mellom arbeid og fritid. Ved å finjustere varslingsinnstillingene kan du redusere støy og forbedre din produktivitet. 

Tips 6: Bruk @mentions og Tags 

Bruk @mentions ("Omtaler" i norsk versjon) for å få oppmerksomheten til spesifikke teammedlemmer når det er nødvendig. Dette kan sikre at viktige meldinger ikke blir oversett. Ved å skrive @ etterfulgt av navnet på en person eller en kanal, kan du sende en direkte varsling til de relevante personene. Dette er spesielt nyttig i store team hvor meldinger lett kan drukne i mengden. 

I tillegg til @mentions, kan du også bruke Tags ("Merker i norsk versjon) for å gruppere personer etter rolle, prosjekt eller andre relevante kriterier. Tags lar deg nevne en hel gruppe med et enkelt @mention, noe som gjør det enklere å kommunisere med spesifikke undergrupper i teamet. For eksempel kan du opprette en Tag for “Prosjektledere” og bruke @Prosjektledere for å varsle alle som er tilknyttet denne rollen. Dette sparer tid og sikrer at meldinger når frem til de rette personene uten å måtte nevne hver og en individuelt. 

Ved å kombinere @mentions og Tags kan du forbedre kommunikasjonen og sørge for at viktige oppdateringer når de rette mottakerne på en bedre måte. 

Tips 7: Bruk tråder 

Hold samtaler organiserte og fokuserte ved å bruke tråder innenfor kanalene. Klikk på “svar” under meldingen i stedet for å starte en ny samtale. Dette gjør det enklere å følge med på spesifikke diskusjoner. Ved å bruke tråder kan du også redusere rotet i kanalen, noe som gjør det lettere for teammedlemmer å finne relevant informasjon uten å måtte bla gjennom mange separate meldinger. 

I tillegg kan du bruke tråder til å holde ulike diskusjoner adskilt, selv om de foregår i samme kanal. Dette er spesielt nyttig i prosjekter med flere parallelle arbeidsstrømmer, hvor det er viktig å holde samtalene om hvert emne adskilt. Tråder gir også muligheten til å @nevne spesifikke personer innenfor en diskusjon, noe som sikrer at de riktige personene blir varslet om viktige oppdateringer. 

Ved å bruke tråder effektivt kan du forbedre kommunikasjonen og samarbeidet i teamet, samtidig som du holder kanalene ryddige og oversiktlige. 

Tips 8: Arkivere inaktive kanaler 

Hvis det er kanaler som ikke lenger er i bruk, kan du arkivere dem. Dette holder Teams-grensesnittet ryddig og gjør det enklere å fokusere på de aktive kanalene. Arkiverte kanaler kan fortsatt nås ved behov, men de vil ikke lenger vises i den aktive kanallisten. 

Tips 9: Planlegg regelmessige oppryddinger 

Sett av tid til regelmessige oppryddinger i kanalene dine. Dette kan inkludere å slette gamle meldinger, arkivere inaktive kanaler, og oppdatere kanalbeskrivelser. Et rent og organisert Teams-miljø kan forbedre produktiviteten. 
 

Oppsummering og videre steg 

Ved å implementere disse tipsene kan du få bedre kontroll over kanalene dine i Microsoft Teams og skape et mer organisert og effektivt arbeidsmiljø. Husk at nøkkelen til suksess ligger i kontinuerlig tilpasning og forbedring. Ta deg tid til å evaluere hvordan teamet ditt bruker Teams, og juster innstillingene og strukturen etter behov. Med en godt organisert Teams-plattform kan du forbedre kommunikasjonen, øke produktiviteten og sikre at alle teammedlemmer er på samme side. Start med små justeringer og bygg videre på dem for å utnytte Teams til sitt fulle potensial.  

Lykke til! 

Tittelbilde: