I dagens digitale tidsalder har informasjon blitt en av de mest verdifulle ressursene for organisasjoner og virksomheter. Men hva betyr egentlig informasjonsforvaltning, eller Information Management som det også kalles på engelsk? La oss ta en nærmere titt på dette begrepet og hvorfor det er så viktig.
Hva er forskjellen på informasjonsforvaltning og informasjonsstyring?
Det er viktig å skille mellom informasjonsforvaltning og informasjonsstyring, selv om begrepene ofte brukes om hverandre.
Informasjonsforvaltning handler om de praktiske prosessene knyttet til hvordan informasjon samles, organiseres, lagres og gjøres tilgjengelig i en organisasjon. Det vil si den daglige håndteringen av informasjon for å sikre at den er lett tilgjengelig, pålitelig og nyttig.
Informasjonsstyring, derimot, fokuserer på de retningslinjene, reglene og beslutningsprosessene som styrer hvordan informasjon skal håndteres. Dette omfatter samsvar med lover og regler, beskyttelse av sensitiv informasjon, og styring av risiko.
Kort sagt, mens informasjonsforvaltning handler om hvordan informasjon håndteres i praksis, handler informasjonsstyring om hvorfor og under hvilke betingelser denne informasjonen håndteres. Begge er avgjørende for en effektiv informasjonsstrategi, men de har ulike fokus og mål.
Les mer om hvordan vi i Contesto jobber med intelligent informasjonsstyring her.
Hvorfor er informasjonsforvaltning viktig?
Effektiv informasjonsforvaltning er avgjørende for å sikre at en organisasjon kan utnytte sin informasjon på best mulig måte. Når informasjonen er godt organisert og lett tilgjengelig, kan ansatte ta bedre beslutninger, spare tid og ressurser, og opprettholde høyere produktivitet. Her er noen grunner til hvorfor informasjonsforvaltning er så viktig:
- Bedre beslutningstaking: Med riktig tilgang til korrekt og oppdatert informasjon kan ledere og ansatte ta bedre, mer informerte beslutninger.
- Tidsbesparelse: Når informasjonen er godt organisert, er det enklere og raskere å finne det man trenger. Dette reduserer tiden som brukes på å lete etter dokumenter eller data.
- Sikkerhet og personvern: Informasjonsforvaltning sikrer også at sensitiv informasjon blir beskyttet, og at organisasjonen overholder lover og regler, som GDPR i Europa.
- Bevaring av kunnskap: God informasjonsforvaltning gjør det mulig å bevare viktig kunnskap i organisasjonen, selv om ansatte slutter eller bytter jobb.
Hvordan fungerer informasjonsforvaltning i praksis?
I praksis innebærer informasjonsforvaltning å etablere systemer og prosedyrer for hvordan informasjonen skal håndteres i organisasjonen. Dette kan inkludere bruk av programvare for dokumenthåndtering, arkivering, datasikkerhet og mer. Det handler også om å utvikle retningslinjer for hvordan informasjon skal merkes, lagres og slettes, samt opplæring av ansatte i beste praksis for håndtering av informasjon.
Utfordringer med informasjonsforvaltning
Selv om informasjonsforvaltning har mange fordeler, er det også en rekke utfordringer som organisasjoner ofte står overfor. For eksempel kan det være vanskelig å få alle ansatte til å følge de samme prosedyrene, eller å sikre at all informasjon blir korrekt kategorisert og lagret. Dessuten kan teknologi og systemer bli utdaterte, noe som kan kreve kontinuerlig oppdatering og tilpasning.
Her er de 7 vanligste utfordringene og hvordan de kan håndteres eller elimineres:
1. Versjonskontroll og duplisering
Utfordring: Ulike versjoner av samme dokument kan skape forvirring og føre til at feilaktige eller utdaterte opplysninger brukes.
Løsning: Implementere verktøy og prosedyrer for versjonskontroll som sikrer at det alltid er klart hvilken versjon som er den nyeste og gjeldende. Automatiserte systemer kan hjelpe med å flagge eldre versjoner og forhindre uautorisert duplisering.
2. Manglende standardisering
Utfordring: Ulike avdelinger kan ha sine egne måter å håndtere og lagre informasjon på, noe som kan føre til inkonsekvens og problemer med å finne relevant data.
Løsning: Utarbeide og implementer standardiserte prosedyrer og retningslinjer for hvordan informasjon skal organiseres, lagres og merkes i hele organisasjonen.
3. Datasiloer
Utfordring: Informasjon lagres ofte i separate systemer eller avdelinger, noe som hindrer tilgang og deling på tvers av organisasjonen.
Løsning: Investere i integrerte plattformer som samler data fra forskjellige kilder, og opprett retningslinjer som fremmer deling av informasjon på tvers av avdelinger.
4. Sikkerhet og tilgangskontroll
Utfordring: Uten tilstrekkelige sikkerhetstiltak kan sensitiv informasjon komme på avveie, eller uautoriserte personer kan få tilgang til viktig data.
Løsning: Implementere robuste sikkerhetstiltak, som kryptering og tilgangsstyring basert på roller, for å beskytte sensitiv informasjon. Gjennomfør også jevnlige sikkerhetsrevisjoner.
5. Datakvalitet
Utfordring: Ufullstendig, inkonsekvent eller feilaktig informasjon kan påvirke beslutningstaking og operasjonelle prosesser negativt.
Løsning: Etablere prosesser for regelmessig kvalitetssikring og rensing av data, samt automatiserte systemer som identifiserer og flagger avvik.
6. Endringsmotstand
Utfordring: Ansatte kan være motvillige til å endre sine etablerte måter å arbeide med informasjon på, noe som kan hindre implementeringen av nye systemer eller prosedyrer.
Løsning: Involvere ansatte i planleggingen av endringer, tilby opplæring og kommuniser fordelene tydelig for å lette overgangen og øke aksepten.
7. Overflod av informasjon (informasjonsoversvømmelse)
Utfordring: Store mengder data kan gjøre det vanskelig å finne og bruke relevant informasjon effektivt.
Løsning: Bruke avanserte søkeverktøy, metadata og filtreringssystemer for å hjelpe brukere med å navigere i store mengder informasjon. Dette gjør det enklere å finne det som er viktig og ignorere det som er irrelevant.
Oppsummering
Informasjonsforvaltning er en essensiell del av moderne organisasjoner. Det gir en strukturert tilnærming til å håndtere, beskytte og utnytte informasjon på en effektiv måte. Det handler om å gjøre informasjon lett tilgjengelig, sikker og nyttig for virksomheten.
Gjennom god informasjonsforvaltning kan organisasjoner forbedre beslutningstaking, spare tid, beskytte sensitiv informasjon, overholde juridiske krav og maksimere verdien av sin informasjon for å oppnå bedre resultater i en stadig mer kompleks digital verden.
