Disse M365-applikasjonene bruker vi mest

Google fortsetter å vokse på på bedriftsmarkedet, og i oktober 2020 nådde de en markedsandel på rett over 50% med sin G Suite. Vi opplever likevel at det er Microsoft sine løsninger inne produktivitet for bedriftsmarkedet som dominerer her i Norden. Med oppkjøp og et solid fokus på utvikling, har MS365 blitt en kraftpakke av verktøy for bedrifter.

Men hva er de viktigste (bortsett fra standardprogrammene som Word, Excel, Powerpoint og Outlook)?

Jeg tok en runde med våre egne Microsoft-eksperter her i Contesto, for å høre hva slags MS-applikasjoner de bruker mest, og hva de anbefaler at bedrifter fokuserer på fremover.

F.v.: Trine Lura Dolonen, Atle Salte og Arild Smedvik Kristiansen er M365-konsulenter i Contesto, og gir kunder råd om bruk og oppsett i verktøyene.

Hvilke(n) applikasjoner bruker du mest?

Trine:
Jeg bruker TEAMS og Planner i de prosjektene jeg er involvert i. TEAMS er en veldig god samhandlingsplattform hvor man enkelt kan gi korte beskjeder og meldinger, ha tilgang til og samarbeide om prosjektdokumentene og ha kontroll på oppgavene i prosjektene ved hjelp av Planner.

Etter at jeg startet å bruke TEAMS for samhandling så opplever jeg at mengden av e-post har blitt redusert betraktelig. Jeg bruker også OneNote i TEAMS for å ha kontroll på møter og referater fra møtene i prosjektene.

Yammer er en fin kanal for å holde meg oppdatert på hva som skjer internt i selskapet.

OneDrive brukes for det meste til personlige dokumenter.

Arild:

Den applikasjonen jeg bruker mest er Teams. Denne benytter jeg til primært til kommunikasjon, som meldinger for raske spørsmål og avklaringer, telefonsamtaler og møter (gjerne med video).

I tillegg benytter jeg Teams til samhandling på prosjekter internt og eksternt.
Teams har delvis overtatt for Outlook områder. Outlook bruker jeg primært mot eksterne partnere og kunder eller internt i de tilfeller hvor jeg ikke behøver et raskt svar eller hvor det er behov for mer informasjon i form av tekst og bilder.

OneDrive benytter jeg som midlertidig lagringssted for kladder, deling av filer med interne og eksterne, en til en samhandling av dokumenter og offline lagring på reise.

To-do og kalender er mine verktøy for å ha oversikt over mine pågående aktiviteter, og de utfyller hverandre. I To-Do legger jeg inn små og store oppgaver for å ha oversikt. Det kan være oppfølging av aksjoner i en e-post, oppgaver for dagen eller i et prosjekt.

Yammer er jeg innom noen ganger i løpet av uken for å få en oversikt over nyheter på tvers av avdelinger.

Atle:
Naturlig nok er det SharePoint Online (+On-prem) jeg bruker mest. Spesielt nå da over 50% av tiden går med til AM tjenester mot en stor oljekunde.

Andre produkter jeg bruker daglig er Teams, og også Outlook Office. Ellers bruker jeg også ofte To-Do appen for å legge inn oppgaver jeg må få gjort. OneNote blir også brukt heftig for å holde styr på notater, møte ref. og typiske «gule lapper» funksjon.

Prøver daglig også å være innom Yammer en gang eller to.

Andre applikasjoner jeg prøver å tilnærme meg mer kunskap om er helt klart Power Automation og Power Apps.

Følgende har jeg også varierende kjennskap til. Har lagt inn en rating 1 – 10 etter hvor nyttige de er for meg.

• Delve (10)
• Planner (5)
• Stream (5)
• Forms (8)
• Lists (8)
• Sway (3)
• Whiteboard (5)

Hva tenker du om SharePoint som løsning for dokumenthåndtering?

Trine:

For at SharePoint skal kunne være et tilstrekkelig og fullgodt dokumenthåndteringsverktøy må man først planlegge hvordan man ønsker at helheten/arkitekturen skal se ut:

• Hvilke SharePoint Sites har man behov for i sitt selskap
• Hvordan skal man navigere seg frem til informasjonen
• Skal man benytte HUB Sites og mulighetene som finnes der
• Hvordan skal tilgangsgruppene settes opp for på best mulig måte sikre at rett informasjon er tilgjengelig for rett person til rett tid

Deretter må man planlegge for god struktur for informasjonen i de ulike bibliotekene og ta stiling til

• Ønsker man å ta i bruk metadata eller fortsette marerittet med dype mappestrukturer og mange klikk for å nå informasjonen
• Hvilke metadata er nødvendig for å gi tilstrekkelig informasjon og dokumentene som ikke gis ut fra konteksten dokumentene befinner seg i, i SP strukturen
• Skal man ta i bruk retention labels for å sikre at viktig informasjon bevares og unyttig informasjon slettes
• Skal man i tillegg til dette sette opp mulighet for å arkivere dokumenter (og hvor skal man i så fall arkivere dokumentene for å være sikker på at alle kravene til dem blir møtt)

Arild:

SP er absolutt blitt et godt verktøy for håndtering av dokumenter. Største utfordringen slik jeg ser det, er at et dokument ikke ligger i et sentralt bibliotek, og vil bli kopiert mellom ulike dokumentbibliotek på SharePoint. Her kan mange bedrifter ha stor fordel av å ha et sentralt dokumentbibliotek i bunnen, som SP henter informasjonen fra.

Atle:

Om SharePoint er et fullgodt dokumenthåndteringssystem kommer helt an på om bedriften benytter alle mulighetene som ligger i løsningen. Det er fullt mulig å slå de fleste funksjoner du har i et dedikert dokumenthåndteringssystem som f.eks. eDOCS, også i SharePoint. Når det er sagt er det veldig få som gjør dette, og grunnen til det kan være så mangt. En årsak jeg ser stadig er mangel på kunnskap om hva som faktisk er mulig å gjøre i M365.

Hva mener du er det viktigste bedrifter tenke på i forhold til M365 og alle mulighetene her?

Trine:

TEAMS. Jeg ser at veldig mange av de bedriftene som har tatt i bruk TEAMS det siste året mangler tilstrekkelig opplæring i å ta bruk at funksjonene og mulighetene som finnes. Mange er ikke klar over at dokumentene man lagrer her ikke egentlig er lagret i TEAMS, men i en tilhørende SharePoint Site hvor man har tilgang på standard SharePoint funksjonalitet.

SharePoint Online. Få en forståelse for hvordan det hele henger sammen, kjenne til verktøyene i SP for å få til god gjenfinning og automatiserte løsninger.

Ellers kommer det oppdateringer hele tiden, så et godt råd er å holde seg oppdatert.

Arild:

Teams er den viktigste akkurat nå, med tanke på alle mulighetene og stadige utvidelser som øker nytteverdien betydelig.

Atle:

Jeg mener at akkurat nå er det jo Teams. I og med situasjonen verden befinner seg i, og med så mange på hjemmekontor. Ser jo selv også at Teams er mye brukt nå til samhandling. Så brenner jo jeg da for at de også skal ta i bruk de mulighetene som ligger i SharePoint, som

• Innholdstyper
• Termstore
• Dokumentbibloteker
• Lister
• Rendition
• Arkivering
• Sensitivity labels