Hvordan komme i gang med intelligent informasjonsstyring?

Intelligent informasjonsstyring er ikke noe nytt, og har ikke noe med AI å gjøre direkte, selv om det ofte er det mange tenker når man setter på ordet "Intelligent" eller "Smart" foran noe.

Egentlig handler det mer om digitalisering. Og mer spesifikt samspillet mellom mennesker (ekte intelligens) og teknologi (deriblant AI).

AIIM (Association for Intelligent Information Management) definerer det slik: “Intelligent Information Management, or IIM, is the practice that integrates people, processes, information, and technology to achieve digital transformation.”

Og selvsagt så er ikke målet ikke digital transformasjon i seg selv - men snarere å bruke de muligheter som en slik transformasjon (og AI-fisering) gir oss, for å bli mer effektive, lønnsomme, få mer kontroll og bedre kvalitet.

Men hvordan gjør du det egentlig i praksis? Det finnes flere drivere og innfallsvinkler for å gå i gang med digitalisering og intelligent informasjonsstyring. Mange bedrifter starter med system. Med teknologien. Kanskje hopper man (for?) raskt til konklusjonen at man trenger et nytt system for å løse et problem. Andre ser på prosessene, gjør noen forbedringer, og tilpasser prosessene til de digitale verktøyene man har. Eller kanskje raskt konkluderer man med at medarbeidernes digitale kompetanse er for lav, og sender dem på kurs og opplæring. Så finnes enda noen som ser at informasjonsmengden er problemet, og finner ut at det må gjøres noe med strategien eller rutinene på hvordan de lagrer dokumenter. Alt dette er reelle og viktige områder å gjøre tiltak på, for å få til forbedring.

Men kanskje er det mer hensiktsmessig med en mer helhetlig tilnærming? Iallfall om vi skal få til en varig endring og forbedring? Vi tror det.

Vi foreslår derfor å følge en enkel stegvis metode (som vi selv bruker i våre egne digitaliseringsprosjekt) for deg som vil oppnå en varig forbedring gjennom intelligent informasjonsstyring og digital transformasjon. Vi bruker ofte dette hjulet for å illustrere metodikken og vår tilnærming.

Videre i artikkelen følger en kort forklaring av de ulike elementene.

1. Analyse: Kartlegg dagens situasjon og behov

Første steg i intelligent informasjonsstyring handler om å få en fullstendig oversikt over hvordan bedriften håndterer informasjon i dag. Denne analysen kan avdekke flaskehalser og forbedringspotensial som danner grunnlaget for videre arbeid. I alle stegene kommer vi til å se på de fire dimensjonene eller områdene jeg nevnte i innledningen, og gå systematisk til verks på hver av dem.

Teknologi: Start med å evaluere de eksisterende systemene og verktøyene dere bruker. Er de i stand til å håndtere mengden og typen informasjon dere genererer, eller har de mangler som gjør informasjonsflyten ineffektiv? Dette kaller vi ofte for å kartlegge den digitale verktøykassen i bedriften din. Mange bedrifter får seg en stor overraskelse når de gjør denne øvelsen – det er ofte svært mange verktøy man betaler for, som gjør samme jobben eller som er utdatert og ikke lengre et behov, men som fortsatt blir fakturert.

Mennesker (digital modenhet): Kartlegg medarbeidernes digitale ferdigheter. Har de kunnskapen som trengs for å bruke verktøyene effektivt, eller er det behov for mer opplæring? Dette kaller vi ofte for digital modenhet, og handler om opplæring og trening. Digital modenhet i en bedrift speiles av de ansattes kompetanse og ferdigheter innen bruk av digitale verktøy, og er en viktig del av digital transformasjon.

Informasjon: Analyser informasjonsflyten i organisasjonen. Finnes det kritisk informasjon som er vanskelig tilgjengelig, eller lagres informasjon på en ustrukturert måte? Hvordan er tilganger, hva er slette-rutiner, hvem er ansvarlig, er viktige spørsmål å få svar på.

Prosesser: Se på hvordan informasjon brukes i daglige operasjoner. Prosesser er avgjørende i enhver bedrifts verdiskapning. Godt definerte prosesser, med etterlevelse og oppfølging, er forskjellen mellom en effektiv og en in-effektiv organisasjon. Er det tidkrevende prosesser som skaper forsinkelser? Manuelle prosesser som kan automatiseres? Kan noen prosesser forbedres for å sikre raskere tilgang til riktig informasjon?

En helhetlig forståelse av dagens informasjonsmiljø og konkrete problemområder som krever forbedring.

2. Implementere: Sett i gang tiltak for bedre informasjonsstyring

Når analysen er gjennomført, kan dere starte implementeringen av tiltak som løser de viktigste utfordringene avdekket i analysen og kartleggingen i første steg. Det kan tiltak som å innføre nye rutiner, etablere og implementere strategier, forbedre eller skaffe nye systemer og mye mer. Også her anbefaler vi å bruke inndelingen med de fire dimensjonene fra kartleggingen:

Teknologi: Velg teknologiske løsninger som støtter strategien og dekke identifiserte behov. Automatisering, datasikkerhet og fleksibilitet er essensielt for å skape et robust system.

Kanskje – men bare kanskje – trengs et nytt system for eksempelvis dokumenthåndtering eller enterprise content management. Men det kan også være at eksisterende systemer og verktøy er tilstrekkelig, men at det må justeres eller integreres bedre til å passe inn i det overordnede strategiske bildet for hva man skal oppnå. Et eksempel her er M365 og Teams. Mange opplever at dette dekker mange viktige behov, men de mangler en felles «beste praksis» eller kanskje også for dårlige innstillinger og oppsett.

Mennesker: Sikre at ansatte har den nødvendige opplæringen til å bruke verktøyene og tilpasse seg nye rutiner. Viktige tiltak kan være å tilby kurs som bygger både teknisk kompetanse og en forståelse for hvordan intelligent informasjonsstyring kan gjøre deres arbeid mer effektivt.

Informasjon: Definer klare retningslinjer for lagring, deling og sletting av informasjon. En informasjonskultur med tydelige standarder for datahåndtering er nøkkelen til god styring. En godt definert IM-strategi anbefales for å ha rutiner og retningslinjer for håndtering av informasjon.

Prosesser: Etter å ha kartlagt prosessene i forrige steg, kan det være behov for å definere og beskrive nye, eller endre eksissterende. Dokumentér alle nye prosesser og sikre at de støtter bedriftens behov for effektiv informasjonsflyt. Sørg for at disse rutinene er enkle å følge og konsekvent praktiseres av alle ansatte.

En grundig implementert informasjonsstyringsprosess som utnytter teknologi, kompetanseheving, strukturerte data og effektive prosesser for å optimalisere informasjonsflyten.

3. Forvalte: Oppretthold og utvikle informasjonsstyringen over tid

En vellykket implementering må følges opp med kontinuerlig forvaltning for å sikre varig forbedring og fleksibilitet til å møte fremtidige behov. Forvaltning av tiltakene er ofte noe bedrifter kan ta lett på. De mangler gode rutiner på hvordan gode endringstiltak skal følges opp over tid, og da blir ofte gode endringer skippertaks-preget, og uten en plan for forvaltning kan dette skli tilbake til «gamle synder» eller det utvikles sub-kulturer og praksiser som ikke er i tråd med overordnet strategi.

La oss se på forvaltningen i lys av de fire områdene.

Teknologi: Sørg for at teknologi holdes oppdatert og justeres i tråd med nye behov. Overvåk systemytelsen og vær forberedt på å oppdatere eller utvide løsninger etter behov. Gjennomfør en årlig sjekk av verktøy, slik at det ikke «sklir» ut med antall digitale verktøy, og sett på varslinger for når lisenser og kontrakter utløper.

Mennesker (digital modenhet): Gjennomfør jevnlig kompetanseutvikling slik at medarbeiderne er godt kjent med nye verktøy og rutiner. Dette bygger en kultur for kontinuerlig læring og forbedring. Noen bedrifter har faste møtepunkter eller kurstilbud for spesifikke formål, som f.eks. Teams-torsdager eller «Lunch & Learn» for å kombinere lunsj med kompetansebygging.

Informasjon: Vedlikehold et regelmessig system for vurdering av lagrede data. Slik kan bedriften unngå overflødig informasjon som skaper uorden, og i stedet fokusere på kritisk og relevant data. Her er strategien nevnt i forrige steg et viktig verktøy. Gjennomgå og oppdater strategien årlig for å sørge for at rutiner og retningslinjer er i tråd med siste utvikling, og beste praksis.

Prosesser: Evaluer prosessene med jevne mellomrom for å sikre at de fortsetter å være effektive og tilpasset organisasjonens behov. Endrede prosesser kan være nødvendig når forretningsmål og teknologiske løsninger utvikler seg.

En dynamisk og tilpasningsdyktig informasjonsstyringsprosess som fortsetter å være effektiv og relevant for organisasjonen, og som støtter kontinuerlig forbedring.

Konklusjon

Da har du fått en rask gjennomgang av hovedelementene i intelligent informasjonsstyring, og en praktisk tilnærming til hvordan du og din bedrift kan komme i gang, og hva som er viktig å tenke på.

Husk gjerne på fjellvettregelen om å lytte til erfarne «fjellfolk». I Contesto har vi sertifiserte informasjonseksperter klare til å guide deg trygt i mål på digitale topptur.

Book gjerne et digitalt møte med oss her for å finne ut mer.