Dette bør enhver bedriftsleder vite om dokumenthåndtering [5 diskusjonspunkter til neste ledermøte]
Med den enorme økningen i mengden data og informasjon vi ser i virksomheter i dag, er en effektiv prosess for å håndtere all informasjonen mer kritisk enn noen gang. For de fleste kunnskapsbedrifter blir det å dokumentere og strukturere informasjonen – altså dokumenthåndtering – en stadig viktigere del av det strategiske arbeidet. Med andre ord er det på tide at ledere løfter dokumenthåndteringen til å bli et punkt på agendaen i ledermøtene, og ikke avskrive det som noe arkivarene og IT-folkene holder på med.
I denne artikkelen ser vi på 5 ting enhver bedriftsleder bør vite om dokumenthåndtering, som kanskje kan være et godt utgangspunkt for diskusjon på neste ledermøte.
Dokumenthåndtering er mer enn lagring av word-dokumenter i en mappe
Før vi ser på de 5 punktene vi mener er viktig for ledere å kjenne til, så kan vi starte med det helt grunnleggende.
Hva er egentlig dokumenthåndtering?
Som nevnt i innledningen er dokumenthåndtering i bred forstand prosessen med å dokumentere og forvalte informasjonen som produseres eller mottas i en virksomhet. Denne informasjonen vil for de fleste bedrifter være strukturert i form av et dokument (tekst, bilde, video etc). Dokumentene er av stor variasjon i formater, størrelser og viktighet – noen interne, noen eksterne, og i noen tilfeller er dokumentene selve sluttproduktet. Denne kompleksiteten av dokumentasjon og informasjon er svært sårbar for feil og mangler dersom man ikke har stålkontroll på håndteringen.
Når vi også vet at informasjon, og dermed dokumentasjon, i en gjennomsnittsbedrift vil mer enn firedobles de neste 2 årene, sier det seg selv at god dokumenthåndtering er viktig – så viktig at vi mener det bør være et punkt på agendaen i ledermøtene.
1. God dokumenthåndtering er god økonomi
En sunn og god utvikling av en virksomhet handler i de fleste tilfeller om å sørge for lønnsomhet. Og vekst, som de fleste ledere er opptatt av, er dermed en øvelse i å øke lønnsomheten over tid. Det er i hovedsak kun to faktorer som da må spille sammen: Økt inntjening og reduserte kostnader.
God dokumenthåndtering kan bidra til det siste – nemlig reduserte kostnader.
Hvordan?
Den største kostnaden i de aller fleste bedrifter er de ansatte. Dermed er det avgjørende å sørge for at ressursene brukes mest mulig effektivt.
En studie av McKinsey og IDG viser at ansatte i en kunnskapsbedrift i gjennomsnitt bruker en tredjedel av tiden sin innen dokumentproduksjon på reproduksjon av allerede eksisterende informasjon. I tillegg viser samme studie at hele 20% av tiden til en kunnskapsarbeider går til å søke etter informasjon. Det betyr at en bedrift med 500 ansatte, med lønnskostnad på NOK 500 pr time, taper 8.3 mill. hvert år som følge av uproduktiv tid!
Våre egne undersøkelser bekrefter disse funnene. I ett tilfelle opplevde en bedrift at hele 50% av de ansatte ikke alltid var i stand til å finne filene de selv hadde lagret – og kun 5% fant filer andre hadde lagret!
Dette er store og til dels urovekkende tall. Den gode nyheten er at dette er noe som relativt enkelt kan løses ved hjelp av gode og gjennomtenkte rutiner, retningslinjer og systemer for dokumenthåndtering.
Dokumenthåndtering på sitt beste sørger for at informasjonen som produseres og/eller kommer inn til bedriften blir lagret med rette metadata for enkel gjenfinning, versjonskontroll og historikk for å unngå duplikater, et grensesnitt som tilpasses roller og brukere, samhandlingsløsninger for effektivt samarbeid, automatiserte arbeidsflyter for dokumenter som er del av en prosess m.m
2. Mangelfull dokumenthåndtering er en risikosport
Datasikkerhet har lenge vært et viktig tema, og den sisten tiden har det kommet stadig flere meldinger om private og offentlige virksomheter som har opplevd datainnbrudd. Dette er et tema med økt fokus i norske bedrifter – med rette.
Det virker for øvrig som om farene innen mangelfull eller dårlig dokumenthåndtering ikke får samme oppmerksomhet. Ofte ser vi at dokumenthåndtering havner på agendaen etter store skandaler hvor sensitiv informasjon er kommet på avveie, og myndighetene innfører nye reguleringer for å demme opp mot nye lignende situasjoner. Det er ikke vanskelig å forstå at slike hendelser gir ledelsen en ekstra motivasjon til å innføre nye retningslinjer, prosesser og / eller systemer. Men kanskje proaktivitet er et nøkkelord også når det kommer til dokumenthåndtering og informasjonsforvaltning. På den måten reduseres risikoen for at det er din bedrift som havner på avisforsidene for mangelfull sikring av kritisk informasjon.
Rutiner som sørger for lagring i sikre systemer og arkiv, tilgangskontroll som hindrer at personer uten definert tilgang får åpne dokumenter, deling av lenker til dokumenter fremfor lagring på mapper, disker og USB-enheter, er alle nøkkelegenskaper ved en god løsning for dokumenthåndtering.
3. Dokumenthåndtering må settes i system
Dokumenthåndtering må settes i system, i flere betydninger av ordet. For det første trengs et system, en løsning, som sørger for at dokumentene opprettes, lagres og håndteres slik som tiltenkt. I «gamle dager» var dette en mappestruktur i Windows Utforsker. I dag finnes langt mer sofistikerte løsninger som opererer med metadata fremfor mapper (evt. en kombinasjon). Det betyr at hvert dokument krever et sett med metadata og nøkkelinformasjon som brukeren må sette for å opprette dokumentet. Denne informasjonen sørger for at dokumentet systematiseres etter en forhåndsdefinert struktur, som igjen forenkler gjenfinning og øker sikkerheten.
I tillegg må dokumenthåndteringen underlegges et overordnet system. En policy, strategi – noen retningslinjer som forteller hva slags informasjon som MÅ være med i metadatastrukturen. For et Advokatbyrå vil f.eks. Sak og Klient være viktige metadata, mens for et Energiselskap er typisk Arkivkode og Anlegg relevante metadatafelt.
4. Dokumenthåndtering og digitalisering
De fleste virksomhetsområder og avdelinger er i en eller annen form berørt av digitaliseringsbølgen som har vart en stund. Dokumenthåndtering er i høyeste grad en viktig brikke i en digitaliseringsprosess. Men hvordan henger dokumenthåndtering sammen med digitalisering?
Jeg hørte nylig en historie om en toppleder i et stort selskap som snakket varmt og engasjert om viktigheten av å digitalisere virksomheten. Han fikk anerkjennende nikk og kommentarer fra de ansatte. I ledergruppen ble han utfordret på hva han egentlig mente når han snakket om digitalisering, hvilke konkrete tiltak ville han sette i gang. «Vi må gjøre flere dokumenter om til PDF-er» var svaret. Og dette var ikke for 20 år siden, da digitalisering i stor grad handlet om å flytte informasjon fra papir til skjerm. Det er en hendelse av langt nyere dato.
Og dette er nok ikke helt unikt. «Alle» snakker om digitalisering, men veldig ofte ligger det svært ulik oppfatning av hva det betyr for en virksomhet i praksis. Og altfor ofte har toppledere en begrenset forståelse for hva det handler om.
I perspektivet vi nå snakker om, nemlig dokumenthåndtering, er vi langt forbi skanning av papir til PDF. God dokumenthåndtering bør snarere bidra til bedre prosesser, mer effektive medarbeidere og økt sikkerhet. I tillegg handler digitalisering i denne sammenhengen også om å gjøre informasjon tilgjengelig i rett kontekst, dvs. rett informasjon til rett tid på rett sted.
5. Dokumenthåndtering er et kontinuerlig arbeid, ikke noe «set it and forget it».
Data, informasjon og dokumentasjon er ressurser som fortjener en aktiv forvaltning på linje med andre ressurser i virksomheten, som menneskelige og finansielle ressurser.
En studie fra 2020, utført av Anmut (www.anmut.co.uk) viser at 67% av de spurte anser data som en konkret ressurs i virksomheten, men kun 34 % behandler data på samme måte som andre ressurser (menneskelige, finansielle etc).
Dette viser at det fortsatt er et stykke igjen før data, informasjon og dokumentasjon får det fokuset som andre og mer konkrete ressurser har. Likevel ser vi heldigvis at flere og flere virksomheter har egne data – og informasjonsansvarlige, hvis oppgave er nettopp å forvalte disse ressursene.
Dokumenthåndtering, som en viktig underdisiplin til data – og informasjonsforvaltning, bør etter vår erfaring, ha en aktiv forvaltning. Kontinuerlig vurdering, analyse og forbedring av rutiner, metadata, opplæring og systemer.
Så hva nå?
En ting er å bli klar over hvor viktig god dokumenthåndtering er (noe jeg forhåpentligvis har fått fram), en annen ting er å gjøre noe med det. Foruten å sette dette på agendaen for neste ledermøte, er et første naturlig steg å kartlegge status hos dere. Hvordan lagrer de ansatte dokumentene sine, hvor enkelt finner de informasjon, hva bruker de for å samhandle, følger de retningslinjer som er satt opp, trenger de noe mer opplæring osv. Det vil gi et godt grunnlag for å finne ut hvor det bør settes inn ekstra tiltak.
Jeg vil for øvrig anbefale å se på hvordan Norges Idrettsforbund tok tak i sine utfordringer rundt dokumenthåndtering. Deres prosjekt kan være en god inspirasjon til konkrete tiltak for forbedringer.
