Slik kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen

Riktig bruk av metadata kan være avgjørende for en effektiv håndtering av dokumenter i din bedrift!

For de fleste av oss kan det å finne igjen ting være en konstant utfordring. I min familie kan det gjerne handle om å gjenfinne bilnøkler, lommebøker eller sitteunderlag. 

I den profesjonelle verden handler det om å finne den siste firmapresentasjonen, den gjeldende kontrakten, eller den oppdaterte dokumentasjonen på et utstyr eller en lokasjon.

Det å eie ting gir ingen verdi om vi ikke finner tilbake til tingene når vi trenger de.

Gjenfinning har vært, er og vil være en kjent utfordring både på hjemmebane og i bedriftsverdenen.

Men kan vi gjøre noe for at dette kaoset skal oppleves mindre?

Det finnes mange måter å ta vare på ting på, med varierende grad av suksess. I min familie tar vi vare på ting i større og mindre bokser, esker og sekker. Store ting ligger løst på «godt egnede» steder. Det oppbevares på loftet, soverom, bod og garasje, bak garasjen, og av og til i takboksen. Alt i alt bruker vi mye tid på å finne igjen ting vi la et lurt sted. Hvor er for eksempel sitteunderlagene våre når vi trenger de?

I min jobbhverdag handler det i stor grad om informasjon. Vi produserer informasjon. Deler informasjon. Gjenbruker informasjon. Jeg tror det er ganske vanlig å befatte seg med informasjon av ulik karakter i de aller fleste yrker og bransjer. Alt skal dokumenteres. Mye av det vi dokumenterer skal sågar tas vare på. Det hadde jo vært veldig trist om det vi er ansatt for å produsere ble sett på som så uvesentlig at vi ikke hadde behov for å ta vare på det, eller å gjenfinne det.

Med så mye forskjellig teknologi rundt oss, kan vi ta vare på denne informasjonen på et utall måter. Vi kan ta utskrifter som lagres på skrivebordet hvor PCen står, eller på skrivebordet på selve maskinen. Vi har OneDrive, Teams, Dropbox (ikke si det til noen), eDOCS, SharePoint, Yammer, G:, H: og så videre. Hvis jeg synes det er vanskelig å finne tilbake til mine egne ting, hvor vanskelig vil det ikke da være å finne informasjon mine kolleger har produsert?

Det er her metadata kommer inn i bildet. Metadata, data om data, sørger for at informasjonen vi lagrer innehar informasjonen vi trenger for å finne den igjen.

Gjenfinning er bare en av de store fordelene med metadata. Hva med å kontrollere hvem som har lov til å lese og redigere ulik informasjon? Eller å sikre at vi snakker om den samme og riktige versjonen?

Dersom jeg skulle forsøke å ha kontroll på informasjonen jeg og mine kolleger produserer, ville jeg valgt meg færrest mulig plasser å ta vare på informasjonen.

I tillegg hadde jeg vurdert å få på plass noen gode rutiner og gjerne noen standarder for hvordan vi håndterer informasjon, og selvsagt en god metadatastruktur.

Her ser du eksempel på et profilsøk ved hjelp av metadata. Etter søket kan man filtrere og snevre inn søkeresultatet for enklere å finne informasjon.

For å dra den største nytten av metadata, er det noen viktige ting som ligger til grunn

Sørg for at alle ansatte forstår verdien av metadata

Det er ikke nok å fortelle til en ansatt at han/hun skal bruke metadata for å lagre informasjon, uten å forklare verdien av dette. Da oppleves dette som tungvint og unødvendig, og man risikerer unøyaktig, feil eller manglende metadata. Metadataens verdi reduseres. Forklar tydelig hvordan man best kan bruke metadata for at alle skal få en enklere arbeidshverdag.

Implementer en effektiv metadatapolicy

Det er enkelt å identifisere majoriteten av nødvendige metadata i et firma. Alle skriver brev, har noen avtaler, bilag til regnskapet eller referater. Men for å finne de siste % av nødvendige metadata, burde man kartlegge organisasjonen slik at alle typer informasjon er identifisert og klassifisert. Da vil du sitte igjen med nøyaktig og effektiv metadata.

Hvordan kan man best sortere informasjonen i organisasjonen, slik at alle ansatte kan få et forhold til den? Still deg selv disse spørsmålene når du skal finne den gode strukturen:

1. Jobber vi i ulike avdelinger, og kan vi sortere informasjon ut fra hvilken avdeling de hører hjemme i?
   Eller er det mest gunstig å sortere informasjonen på de ulike prosessene vi har?
2. Hvilke typer dokumenter er det vi snakker om? «Å ja, er det folk hos oss som lager rapporter? Jeg trodde bare vi drev med salg...»
3. Holder vi på med noen helt konkrete ting som kan grupperes og sorteres på?

Man trenger en gjennomtenkt struktur av ulike metadata. Det må være relevant og intuitivt. Det bør brukes en standard terminologi alle i organisasjonen kan kjenne igjen. Man trenger metadata folk kan bruke når de skal lete og finne. For det er jo i hovedsak for å hjelpe til med gjenfinning at man bruker metadata.

Hvor la jeg den presentasjonen igjen?

Jeg tenker av og til på Finn. Ikke han som gikk i parallellklassen på videregående, men på Finn.no. Hvordan får de det til? Hvordan klarer de å få alle som skal selge noe til å tagge tingene sine med metadata? Og uten at noen gir uttrykk for at det er tungvint. Tenk, det gjør folk på Finn.no. Til og med uten å få penger for det.

Men hva er det som er så genialt med Finn.no? Hvis du skal lykkes med å bli kvitt den gamle IKEA-hylla di, må du faktisk tagge annonsen din med metadata for at noen i det hele tatt skal klare å finne ut at du selger «Billy» som er «Hvit» og «240cm høy» i «Stavanger» for kun «150,-». Ikke mer hokus pokus enn som så.

Når man derimot er i andre enden, på jakt etter å kjøpe noe på Finn.no, gjør man et søk på de tingene man ønsker seg. Dersom jeg, som alle rundt meg, skal hive meg på hyttekjøret, så gjør Finn.no det så enkelt at de har en egen kategori som heter Fritidseiendom til salgs. Der kan jeg gå inn og spesifisere på størrelse, antall soverom, på fjellet/ved sjøen, balkong, båtplass, peis, strandlinje, utsikt. Her kan jeg virkelig finne meg et paradis. Og Finn.no svikter ikke. Når jeg søker etter hytte på fjellet får jeg ikke opp informasjon om at noen ønsker å selge den litt hypede cyclocrossen som var populær for 5-6 år siden. Jeg får bare opp hytter på fjellet. For mange. Fristende. Hytter.

Finn.no har lenge benyttet seg av metadata for å organisere annonser. Det gjør gjenfinning enklere for deg som er på hyttejakt. Samme prinsippet brukes i dokumenthåndtering for å organisere og gjenfinne dokumenter og filer. 

På samme måte kan metadata hjelpe deg å finne riktig informasjon raskere. Hvis du jobber med en kundekontrakt, vil du raskt og enkelt kunne finne historikk og informasjon om den aktuelle kunden gjennom et søk – du vil ikke se ferieplanen, gamle tilbud eller version2.2.4_final_siste_last_final.docx av siste årsberetning til årsmøtet i Norsk Bonde- og Småbrukarlag (som egentlig ikke skal ligge her i det hele tatt). Og det gjør faktisk livet et par hakk lettere, selv om det ikke er like fristende som hytteannonser.

«Metadata har vi hatt i maaange år, så det slipper vi heldigvis å tenke på lenger»

Mange bedrifter endrer seg over tid, både med nye virksomhetsområder, interne omstruktureringer og endrede måter å arbeide på eller nye systemer å arbeide i.

Det nytter ikke å tviholde på metadataene vi definerte sammen på den tiden da Bush fortsatt var president i USA. Metadataene må vedlikeholdes. Metadataene må stemme med arbeidsprosessene de skal understøtte. Da må de oppdateres. Jevnlig. Vi må ta bort gamle metadata som kan oppleves som støy, og vi må legge til nye metadata som samsvarer med hvem vi er i dag.

Misser vi på å være oppdatert på metadataene, slutter de ansatte å ha et bevisst forhold til de, og metadataens verdi reduseres.

Nobody’s perfect...

Ok, så innrømmer jeg at ikke alle er Marie Kondo. Men med riktig bruk av metadata, og riktig forståelse av metadata i organisasjonen, vil noe av informasjonskaoset vi gjerne er omgitt av kunne omdannes til kunnskap for deg og din organisasjon. Husk at det å eie ting ikke gir noen verdi før du finner det igjen når du trenger det. 

Og, nei, jeg finner fortsatt ikke sitteunderlagene våre...

Her er en liten oppsummering av tre viktige fordeler ved bruk av metadata: