Trenger vi et dokumenthåndteringssystem når vi har SharePoint?

Merk: Contesto forhandler dokumenthåndteringsløsninger fra OpenText. Vi er også Microsoft partner og jobber med å optimalisere både teknologi og strategi. Vi tilstreber alltid objektivitet i når vi skriver om dokumenthåndtering og informasjonsstyring, og ønsker å være så transparente som mulig. Målet er at innholdet vi lager skal være til nytte uavhengig om du velger å benytte våre produkter og tjenester eller ikke. 

Trenger vi egentlig et eget dokumenthåndteringssystem når vi har SharePoint? 

Som kunnskapsarbeidere består store deler av arbeidsdagen vår i å ta imot, produsere og dele kunnskap, og da som regel i form av informasjon strukturert som dokumenter.

Som for eksempel denne artikkelen jeg nå sitter og skriver. Jeg lager et utkast i Word, publiserer det på vår blogg via vårt blogverktøy, HubSpot, og så lagrer jeg ferdig artikkel som et dokument i vårt dokumenthåndteringssystem, eDOCS InfoCenter med riktig metadata (Marked, Blogartikkel ++ ) som gjør at den legger seg på rett sted, jeg får den opp i en egen oversikt på mitt dashbord osv. 

Dette er ett eksempel på informasjon som struktureres, deles og lagres - altså en type dokumenthåndtering.

I mitt tilfelle en ganske enkel og rett-frem prosess, men veldig mange bedrifter og roller har langt mer komplekse dokumentprosesser. Det kan være juridiske dokumenter som krever streng tilgangskontroll, eller tekniske dokumenter som må godkjennes, revideres, godkjennes på nytt, sammenlignes med gammel versjon og så videre.

Alle disse operasjonene eller prosessene er noe et dokumenthåndteringssystem skal gi god støtte til. I takt med at vi produserer og forvalter stadig mer informasjon, har verktøyene i Microsoft 365-abonnementet blitt flere og ikke minst veldig lett tilgjengelig for ansatte å ta i bruk, deriblant SharePoint.

Men er egentlig SharePoint egnet som et dokumenthåndteringssystem, eller bør du vurdere andre løsninger i tillegg?

Det er temaet for denne artikkelen, hvor vi ser på funksjonalitet som en forventer i et dokumenthåndteringssystem, og hvordan SharePoint løser dette. 

SharePoint som dokumenthåndteringssystem?

Kan SharePoint i det hele tatt fungere som et dokumenthåndteringssystem?

La oss først se på hva som kjennetegner eller definerer et dokumenthåndteringsysstem:

Dokumenthåndteringssystem er en programvareløsning for sikker lagring, forvaltning/styring og sporing av elektroniske dokumenter.

Og så hva Microsoft selv sier om SharePoint:

Del og administrer innhold, kunnskap og programmer for å legge til rette for samarbeid, raskt finne informasjon og samarbeide enkelt på tvers av organisasjonen

Ved første øyekast så er disse beskrivelsene ganske like. 

Vi kan likevel se at SharePoint fokuserer på deling og samarbeid av informasjon, et område hvor Microsoft er markedsledende med sin M365-plattform (65% markedsandel mot Googles 19,2% for G-suite %)

Så hvis SharePoint har fokus på deling og samarbeid, hva slags begrensning kan vi se når det kommer til dokumenthåndtering?

Jeg tenker at SharePoints største utfordring som dokumenthåndteringssystem er spredningen av data.

Mangelen på et felles "repository" gjør at kopier av de samme dokumentene vil ligge i flere dokumentbibliotek og "site collections". Dette krever nøye planlegging ved opprettelse av strukturen i løsningen, slik at man unngår unødvendig rot.

Man kan på mange måter si at svakheten med mappestrukturen fra filutforsker, det faktum at man kan bygge komplekse strukturer der flere versjoner av samme dokument kan være lagret, er overført til SharePoint.

Hva er så alternativet til mapper? 

Svaret er metadata. Og her har vi den store styrken til et dedikert dokumenthåndteringssystem - disse er bygget  opp rundt tanken om at metadata, altså informasjon om informasjonen, er det som styrer hvordan informasjonen skal lagres, presenteres, forvaltes og arkiveres. 

La oss se nærmere på noen bruksområder for dokumenthåndtering, og hvordan dette er løst i et dokumenthåndteringsystem og i SharePoint.

Vi starter med nettopp metadata.

Metadata

Da Microsoft gjorde PC-er til allemannseie ble våre papirer og dokumenter flyttet fra fysiske permer og mapper til elektroniske (i dag sier vi digitale) filer og dokumenter. Men praksisen med å organisere dokumentene i mapper lever videre.

Vi liker tanken på å sortere informasjonen logiske systemer som mapper. Problemet er bare at en type informasjon veldig ofte kan passe i flere mapper eller lokasjoner. Dermed må den enkelte selv ta stilling til hvor noe skal lagres, hva som er mest logisk.

Man kan selvsagt ha gode retningslinjer for lagring, noe jeg definitivt oppmuntrer til, men potensielle feilkilder er store. Og med det kommer også problemer med gjenfinning av informasjonen. Faktisk så vi at halvparten av de ansatte hos en kunde oppga at de ikke alltid fant igjen informasjonen de selv hadde produsert. Enda verre var det med informasjon andre hadde produsert.

Så hva er en bedre løsning for organisering av filer og dokumenter?

Her kommer metadata inn. Med metadatastyrt dokumenthåndteringssystem «merkes» dokumenter med ulike merkelapper for hva slags informasjon det gjelder. Dermed kan et dokument som tidligere måtte ligge enten i mappen c:/Kunder/Oslo/Advokato AS eller i C: Oslo/Salg/Kunder/Advokater/Advokato AS nå få merkelappene Oslo, Advokat, Kunder, Salg. Det muliggjør både raskere søk og gjenfinning, filtrering og lagring av søk, til automatiske arbeidsflyter og prosesser basert på metadata.

Har SharePoint metadata?

Det finnes muligheter for å benytte metadata i SharePoint, men dette er hovedsaklig basert på kolonneinfo, og gir god funksjonalitet for filtrering, visninger og søk.  Men dette er satt lokalt på hver lagringslokasjon.  SharePoint har ingen mulighet for "dynamiske" metadata, slik som mange DMS systemer har. Med dynamiske metadata kan man skape avhengigheter, slik at valgt dokumenttype påvirker hvilke metadata som er påkrevd for filen du er i ferd med å lagre.

Allerede i små SP implementasjoner kommer man til kort, da det ikke er et sett sentrale metadata som kan benyttes. Det sagt har SharePoint et sentralt lager for å administrere metadatatagger, et termlager, men dette må fortsatt kobles til kolonner i det enkelte dokumentbiblioteket.

En annen stor og viktig forskjell når det gjelder metadata er når dette påføres et dokument. I SharePoint har man tatt et bevisst valg ved å la brukeren lagre dokumenter først, og så i etterkant legge på metadata. I et dokumenthåndteringssystem vil man som regel måtte fylle ut metadata i det man oppretter et nytt dokument. Dette sikrer at metadata faktisk legges på dokumentet, mens man med SharePoint har en mer valgfri tilnærming. Det vil kunne føre til ulik praksis internt, og dermed usikkerhet rundt informasjonen man skal finne.

Bildene viser hvordan metadata påføres i SharePoint, og hvordan et dokumenthåndteringssystem som eDOCS krever utfylling før man oppretter dokumentet:

Derfor sier vi at i regulerte bransjer med tydelige krav til både arkivering, lagring, sikkerhet osv, så er et dokumenthåndteringssystem å foretrekke fremfor SharePoint. 

Versjonshåndtering og duplikater

Vi har alle vært der. Vi jobber med et dokument, en avtale, tilbud, blogartikkel, presentasjon – og lagrer et utkast som skal jobbes mer med. Vi sender det til tre kollegaer for gjennomlesing og kommentarer. To av kollegene lager nye versjoner, med sine kommentarer inkludert i teksten eller i Word sin «Se gjennom» og «Spor endringer»-funksjon. Siste kollega rekker ikke å se dette før om noen dager. I mellomtiden vil du jobbe videre med dokumentet, og vi ender opp med mange versjoner av samme dokument som så må manuelt «fletttes» sammen til en versjon.

Dermed ender vi opp med dokumenter med kreative filnavn som Avtale _roars-kommentarer_final_siste-innspill_endelig.

Et dokumenthåndteringssystem sørger derimot for ett unikt dokument i ett felles arkiv, der man deler lenker / dokumentreferanse fremfor å lage kopier og senere forsøke å flette sammen ulike versjoner. 

Med én offisiell versjon av et dokument kan alle sjekke ut, gjøre endringer, sjekke inn dokumentet igjen. Alle versjoner tas vare på i historikken, og man kan alltid få tilgang til tidligere versjon om ønskelig. 

Dokumenthåndteringssystemer kan merke en versjon som offisiell, såkalt publisering. Dermed blir de øvrige versjonene utilgjengelige eller låst for brukere, og man sikrer én offisiell versjon av et dokument.

Med andre ord full integritet på dokumentet både under og etter ferdigstillelse.

I SharePoint finnes også versjonering og versjonskontroll. Man kan også sette på funksjonalitet for å sjekke ut og inn dokumenter, og legge på kommentarer på hver versjon. Mange foretrekker derimot å ikke ha sjekk ut / inn funksjonalitet, da det kan føre til at dokumenter man jobber med "glemmes" hos noen, og dermed er låst for andre. Det kan føre til frustrasjon og oppretting av nye duplikater. SharePoint løser dette med samredigering. Det vil si at om du åpner et dokument som er delt, kan du (gitt rettigheter), redigere samtidig som kollegaen din har det åpent, og jobber med det. Dermed unngår man duplikater og gjenglemte, låste dokumenter. 

Fordelen med et sjekk ut / inn system kommer særlig til sin rett når et dokument er ferdig produsert og ikke skal jobbes mer med.

SharePoint har ikke en slik publisering, selv om man selvsagt kan styre hvem som har tilgang til et utkast. 

Hva skal du bruke, når?

Jeg tenker at under dokumentproduksjon - altså når du skal dele, endre, redigere, kommentere på et dokument, så er SharePoint og Teams geniale verktøy. Når dokumentet er ferdigstilt bør det lagres og "låses" i et dokumenthåndteringssystem for sikker oppbevaring slik at dokumentet forblir unikt. 

Tilgangskontroll

I et dokumenthåndteringssystem har du som regel flere muligheter for å sette tilgangskontroll på en rekke kriterier. Der SharePoint gir deg god kontroll på hvilke brukere og team som skal ha tilgang, kan et dokumenthåndteringssystem (ut av boksen) tilby større fleksibilitet i tilgangskontroll. Du kan styre det på dokumenttyper, roller, lokasjon og ikke minst helt ned på dokumentnivå. Du har med andre ord enda mer kontroll, som kan være viktig på noen typer dokumenter. Så hvis du har dokumenter som krever særlig kontroll (juridiske, sensitive, forretningskritiske) så har dokumenthåndteringssystem en fordel i forhold til SharePoint.

«Records management»

Ikke all informasjon er lik. Noe er underlagt lover og regler, noe er sensitivt og trenger ekstra sikring i tillegg til tilgangskontroll nevnt over.  Et dokumenthåndteringssystem er laget for å bevare informasjonen på en trygg og sikker måte over tid. Det kalles gjerne «records management»; og har funksjoner som låsing og sikring, fornying, automatiske slettedatoer etc.

I SharePoint håndteres Record Management og retention regler i det som tidligere var kalt Azure/SharePoint Data loss prevention. Dette er nå flyttet til den nye "paraplyen" Pureview. Avhengig av lisens, så kan man her sette det man kaller "retention label" på dokumenter. En "retention label" kan inneholde regelen for hvordan dokumentet skal håndteres når satt tid inntreffer.

Dette er ikke standard funksjonalitet, og krever ganske kostbar oppgradering til M365 E5, eller tilleggslisens for Information Protection.


Så hvis du har informasjon og dokumentasjon som har særlig krav til oppbevaring, sikring og kassasjon, så kan dokumenthåndteringssystemer være bedre egnet en SharePoint til akkurat dette, iallfall hvis man sammenligner med standard SharePoint.

Arbeidsflyter

Som beskrevet innledningsvis består arbeidsdagen til en kunnskapsarbeider mye av å håndtere informasjon i forskjellige steg i en prosess. Automatisering av gjentagende oppgaver i arbeidsprosesser løser dokumenthåndteringssystemene gjennom verktøy for arbeidsflyter.

Ved å sette en trigger, som f.eks. at metadata for status settes til ferdig, kan en arbeidsflyt automatisk konvertere dokumentet til PDF, for så å publisere det på et intranett.  Man kan også sende dokumenter til signering / godkjenning, lage lengre flyter med flere oppgaver og avhengigheter. 

SharePoint har ingen innebygget verktøy for arbeidsflyter, men har en integrasjon med Microsoft Power Automate, som er en del av Power Platform. Her kan man få til mange og ganske avanserte arbeidsflyter, men det krever en god del arbeid for å sette dette opp effektivt. 

Microsoft nevner følgende eksempler på hva som kan være aktuelt å bruke Power Automate til:

• Automatisere forretningsprosesser
• Sende automatiske påminnelser for oppgaver som er forfalt
• Flytte forretningsdata mellom systemer etter en tidsplan
• Koble til flere enn 500 datakilder eller en allmenn tilgjengelig API
• Du kan til og med automatisere oppgaver på den lokale datamaskinen, for eksempel behandling av data i Excel.

Jo mer komplekse flyter og prosesser man automatiserer, desto mer vedlikehold kreves av disse i etterkant.

Kunstig intelligens

Kunstig intelligens og maskinlæring har, med OpenAI sin ChatGPT nylig tatt et kvantesprang i både teknologi og interesse. Vi møter AI hver eneste dag, enten vi søker etter musikk på Spotify, serier på Netflix, eller bruker karttjenesten til Google. Basert på hva du søker etter, lærer systemene seg å kjenne dine preferanser og vaner. Med dette som bakgrunn kan Spotify foreslå låter eller artister, eller rett og slett opprette ferdige spillelister etter din smak. Det samme gjør Netflix når det gjelder serier og filmer, mens Google vet hvor du har vært, og hvor du skal, og kan videre foreslå spennende steder på ruten din, eller når du må reise for å rekke frem.  Samme teknologien kan også være hjelpsom for kunnskapsarbeideren. Tenk deg en kunstig intelligens som kjenner igjen dokumentet du lagrer, og automatisk klassifiserer det og legger på metadata, basert på innholdet i dokumentet. Jo mer du bruker den, jo smartere blir den. Dette er ikke fiksjon, men allerede tilgjengelig funksjonalitet i flere dokumenthåndteringssystemer.  

Dokumenthåndteringssystemenes styrke ligger i evnen til å automatisk klassifisere, prosessere, og kjøre arbeidsflyter basert på input fra kunstig intelligens og metadata.

 
SharePoint sin løsning for dette heter Syntex, og gir noe tilsvarende funksjonalitet. Her brukes kunstig intelligens og maskinlæring til å lære seg å kjenne igjen dokumenter. Syntex krever at det opprettes en modell som hjelper den å kjenne igjen dokumenttypen. Når modellen er på plass trenes systemet ved at et gitt antall eksempler på dokumenttypen kjøres gjennom, i forkant av at den kan brukes på et dokumentområde. Når løsningen har lært seg å kjenne dokumenttypen, kan den tagge dokumentet med f.eks. sletteregler, eller merke det som konfidensielt. Den kan også trekke ut definerte data, og legge det til dokumentet som metadata.  

Men må du egentlig velge mellom SharePoint og et dokumenthåndteringssystem?

Da har vi sett på en del områder som er typisk for dokumenthåndtering i en kunnskapsbedrift. Så er spørsmålet, må du egentlig velge?

Nei, både SharePoint og et dokumenthåndteringssystem kan ha sin plass i en moderne kunnskapsbedrift, men de må settes opp rett, med tydelige oppsett og retningslinjer for når man skal bruke hva. 

Med gode integrasjoner mellom dokumenthåndteringssystem og SharePoint kan du bruke SharePoint till samhandling og deling, og fortsatt få fordelene med et dedikert dokumenthåndteringssystem vi har beskrevet over. Man må som sagt være svært ryddig med hvilken oppgave og operasjon som skal gjøres hvor, og dette må beskrives og følges opp overfor alle ansatte på jevnlig basis.

Så til spørsmålet vi startet med: Trenger du et eget dokumenthåndteringssystem når du har SharePoint (eller Google Workspace for den del)?

Jeg vil si at dersom du jobber i en liten, oversiktlig bedrift med en enkel struktur, gjerne få ansatte som sitter tett på hverandre, med relativt enkle dokumenter uten spesielle krav til arkivering, så kan SharePoint være tilstrekkelig.

Men om du jobber i en mer sammensatt organisasjon, eller med særlige reguleringer og krav til kontroll, eller du har ønske om mer funksjonalitet for dokumentstyring "ut av boksen",  og sørge for én kilde til sannhet, da vil jeg anbefale å se etter et dokumenthåndteringssystem i tillegg. 

Det er mulig å tilpasse SharePoint til å gjøre mye av det som et dedikert dokumenthåndteringssystem gjør i dag, men da må du være forberedt på å bruke en del ressurser på konsulentarbeid både til implementering og oppsett, men også i vedlikeholdsfasen. 

Et dedikert dokumenthåndteringssystem har i stor grad funksjonene beskrevet i denne artikkelen rett "ut av boksen", noe som for mange vil være en mer kostnadseffektiv måte å sørge for god dokumenthåndtering på. 

Er du usikker på hva som er best for deg og din bedrift? Book gjerne et møte med oss for å få en anbefaling ut fra din situasjon