Bruker du fortsatt epost til intern kommunikasjon? Gjør heller dette.

Helt siden den første elektroniske meldingen ble sendt mellom to datamaskiner i 1971, har e-post (som først ble brukt som begrep i 1982, og som Associated Press Stylebook endret til epost i 2011) vært det viktigste kommunikasjonsmiddelet i bedrifter verden over.

Selv om overraskende mange bedrifter fortsatt benytter telefaks i sin kommunikasjon (43 millioner faksmaskiner er aktive verden over, og det selges fortsatt millioner av faksmaskiner hvert år) så er det ingenting mot den enorme trafikken som eposter utgjør: 320 milliarder eposter hver dag.

Epost erstattet flere kommunikasjonskanaler

Epost erstattet ikke bare brevveksling mellom parter i forretningslivet. Det erstattet i stor grad både den daglige kommunikasjonen mellom kolleger, formell som uformell, oppslagstavla med interninformasjon, memoer eller infoskriv fra ledelse til ansatte, og til og med deling av og samhandling med filer og dokumenter.

Men er det egentlig en effektiv måte å kommunisere på? Eller har bruk av epost tatt litt av? Når vi for eksempel sender epost til oss selv for å huske en URL, eller for å flytte på et dokument, så tror jeg kanskje det er på tide med en liten korrigering av hva som er mest hensiktsmessig bruk av epost.

Før vi går inn på konkrete verktøy for å løse de ulike kommunikasjonsbehovene, så kan vi ta med et tankekors:

Jeg var inne på at epost erstattet brev. Men en stor endring i dagens elektroniske brevveksling er hyppigheten av leveransene. Tenk deg om postbudet skulle dukke opp med et nytt brev over 120 ganger om dagen (som er gjennomsnittlig antall eposter en person mottar daglig.

Åpenbart en håpløs situasjon, og enormt distraherende.

Men er det ikke noe lignende som skjer for mange? Selv om postbudet ikke kommer med brev til pulten vår, så dukker eposter opp som små avbrytelser og distraksjoner gjennom hele dagen.

Mange er riktignok flinke til å sette av egne tidspunkt (som er en av flere "epost-tips" i denne artikkelen) på dagen til å lese og svare på eposter, men flere av oss er nok svake for å sjekke eposter umiddelbart når de plinger inn i boksen. Og noe av grunnen er kanskje at mange avsendere forventer et raskt svar, en avklaring fra en kollega for eksempel.

Så hva er løsningen?

Skille mellom ulike typer kommunikasjon

En start er å skille mellom intern og ekstern kommunikasjon, og mellom informasjon og kommunikasjon? I stedet for at alt skal inn i samme kanal, så kan vi benytte verktøy som har ulike egenskaper, ut fra hvilken type kommunikasjon og informasjon som skal behandles.

Kilde: Jumpto365

Heldigvis har Microsoft tenkt på dette i sin verktøykasse M365. En verktøykasse som forøvrig er blitt såpass full at mange bedrifter faktisk har problemer med å strukturere bruken av disse skikkelig. Derfor har vi laget en mal for retningslinjer ved bruk av M365 som du kan laste ned her.

La oss se på noen av disse verktøyene, og hvordan de kan bidra til bedre kommunikasjon internt i bedriften.

SharePoint Sites / HUB

Intranettet er ikke dødt, det har bare skiftet navn

SharePoint Sites eller HUBer er MS sin oppdaterte versjon av intranettet, som nok mange av oss forbinder med 90-tallet. Men tanken om en digital oppslagstavle er egentlig svært god. Der man før la infoskriv og fysiske «nyhetsbrev» på pulten eller i posthyllene, kan man nå effektivt spre informasjon til ansatte på en egen HUB. Og der man før hang opp bursdager eller ferielister på oppslagstavla, kan man nå sørge for at dette er synlig på de ansattes oppstartsside i SharePoint.

Dette gir svært gode muligheter å spre informasjon på, og sørge for at ansatte får rask og enkel tilgang til informasjon fra ulike avdelinger og ikke minst fra ledelsen. Man kan koble sammen ulike siter, tilpasse til hver avdeling eller bruker, dele nye kontrakter og avtaler osv osv. I stedet for å sende ut en fellesmail med info om arrangement, nyheter, planer etc, så kan man nå få den informasjonen man trenger på en plass. Dette er også en langt bedre løsning for nyansatte, i stedet for å måtte be kolleger videresende gamle mailer, eller be dem lete i fellesdisken etter informasjon, så kan man ha en egen del i SharePoint som f.eks. heter OnBoarding, og her er all info direkte tilgjengelig på «hjemmesiden» til den nyansatte.

Yammer

Yammer er et alternativ til en SharePoint HUB. Dette er på en måte Facebook eller LinkedIN for internbruk. Her kan ansatte poste nyheter, interninformasjon, spør om hjelp, starte samtaler om ulike tema osv. En god plattform når man vil dele informasjon uten at man skal ha en sanntidssamtale. Det er nyttig når man er spredt på ulike lokasjoner (eller hjemmekontor), og man vil dele formell eller uformell informasjon med kollegene sine. I Contesto bruker vi det når vi har vunnet nye kontrakter, minne om webinarer vi skal ha, eller når noen lurer på hva som er menyen i kantina den uka (og dermed skal planlegge hvilke dager de skal ha hjemmekontor og når de skal komme inn på kontoret...)

Man kan også lage ulike kanaler, slik at informasjonen sorteres etter avdeling eller type informasjon.

Teams

Teams er nok det mest kjente verktøyet i M365-pakken. Takket være pandemien så har Teams og videomøter blitt «allemannseie». I tillegg til videomøter, så er Teams en glimrende måte å ha korte, spesifikke samtaler / chatter med en eller flere kolleger i ulike team. I stedet for å sende epost med spørsmål om hvordan det gikk i et møte med en mulig kunde, så kan vi nå sende en kjapp melding på Teams, og få en dialog med oppfølgingsspørsmål. Så slipper mailboksen å fylles opp av korte eposter i en lang dialog.

Teams er selvsagt også mye mer enn en chatteplattform. Ved å bruke Teams strukturert, og opprette egne Teams ut fra ulike prosjekt eller avdelinger, så får man en ryddig og god måte å dele informasjon på, booke møter. Og siden Teams har innebygd en fane med lenker til dokumentbiblioteker som SharePoint, har man også flyttet fildeling og samhandling om dokumenter bort fra mailboksen. Man kan også bygge inn Yammer i Teams. Dermed er Teams for mange blitt en hovedplattform, hvor man derfra kan gå videre til andre applikasjoner og verktøy når man trenger det. Et annet element, som vi ikke skal bruke tid på nå, er at man også kan invitere inn eksterne parter i Teams, og dermed samhandle og kommunisere der, fremfor e-postkommunikasjon.

Anbefalingen er dermed:  Start med å flytte kommunikasjon og informasjonsdeling ut av Outlook og inn i disse verktøyene, så vil du se en reduksjon i antall eposter, samt få en mer effektiv kommunikasjon i organisasjonen. 

Så er det selvsagt viktig å etablere tydelige retningslinjer for bruk av disse verktøyene, slik at man unngår digitalt kaos. Derfor har vi laget en mal med forslag til slike retningslinjer:

LAST NED GRATIS MAL: "Retningslinjer for bruk av M365":