Integrasjoner sørger for bedre deling og flyt av informasjon

Om Integrasjoner

Det er sjelden ett system eller verktøy løser alle eller alles behov i en organisasjon. Selv om mange systemer ofte kan ha gode tilleggsfunksjoner for å løse prosesser og oppgaver som kanskje ikke er kjernen til løsningen, er det som regel slik at systemene er best til det de er laget for.

Samtidig vet vi at jobbing i siloer er en stor utfordring. Det klassiske eksemplet er kampen om å være «sann» informasjon. Er det økonomisystemet eller CRM-systemet som har siste, riktige oppdaterte informasjon om en kunde? Eller er det kontraktsarkivet eller HR-systemet som har oppdaterte arbeidsavtaler?

Hvordan kan vi fortsette å jobbe i våre prefererte fagsystemer, men samtidig unngå siloer, duplikater og usikkerhet om hva som ser siste og riktige informasjon?

Svaret er ingen overraskelse (gitt at du har lest tittelen på artikkelen). Integrasjoner.

Utviklingsteamet i Contesto sitter konsentrert å bygger nye integrasjoner

API gjør det enklere

Integrasjon er i dag stort sett API-basert. Det betyr at programvare-leverandører har sørget for et standard grensesnitt for integrasjon mellom løsninger. Der man tidligere gikk direkte inn i databaser og byttet informasjon, er dagens API-integrering langt mindre «inngripende».

Enkelt sagt handler det om å utveksle informasjon mellom systemer, og som regel med en form for synkronisering. Det kan være både en og toveis synkronisering.

Hvorfor integrere?

Det første, og antakelig det som de fleste tenker på, er å sørge for at informasjonen er til å stole på. En økonomimedarbeider skal vite at rabatten på kunden stemmer. En selger skal vite at kontrakten er fornyet og visse vilkår endret.

Integrasjoner mellom systemene sørger for at informasjonen deles og synkroniseres. Riktignok må det gjøres et aktivt valg om hvilken løsning og informasjonskilde som skal være "master", i tilfelle motstridende informasjon skulle oppstå. Når det er gjort vil integrasjonen sørge for å pushe informasjonen ut til andre systemer, synkronisere mellom løsninger, og holde brukeren oppdatert.

For det andre gjør integrasjoner deg mindre sårbar – du trenger ikke legge alle eggene i en kurv.

Integrasjoner binder systemene sammen, i stedet for å låse deg til ett (Kjetil Brekke, utviklingssjef i Contesto)

Med andre ord så spres innsatsen litt. Med store systemer som forsøker å dekke «alt» blir man fort sårbar. Man er mer bundet til det ene systemet, selv om en prosess eller avdeling hadde hatt nytte av å bruke et annet, så er en stor jobb å få hele organisasjonen med på å bytte.

Med integrasjoner kan man ha flere systemer, og om en avdeling eller funksjon ønsker å bytte system er det langt enklere å få det til om man kun bytter det ene fagsystemet. Man kan enkelt sette opp ny integrasjon med ny løsning.

Hva kan vi integrere?

I prinsippet kan vi integrere «alt» systemer og kilder som har informasjon, dokumentasjon, metadata osv. Her er noen eksempler på integrasjoner vi har gjort for kunder.

CRM og dokumenthåndteringsløsning (DMS)

Her vil ulike hendelser i CRM-verktøyet trigge en aksjon som legger relevant informasjon inn i dokumentsystemet. For eksempel ny kunde opprettes i CRM. Da plukkes all relevant metadata fra denne oppføringen og det opprettes ny kunde med tilhørende dokumentasjon i dokumenthåndteringssystemet eller dokumentbiblioteket.

CRM og SharePoint

På samme måte som over, en ny oppføring i CRM-verktøyet trigger en hendelse i SharePoint. Det kan være ny site, med ferdig definert struktur og under-siter osv.

SharePoint og DMS

En åpenbar «use case» her er å dele informasjon fra dokumentarkivet med brukere som ikke har tilgang (f.eks. eksterne eller utearbeidere). Da henter vi informasjon fra for eksempel eDOCS InfoCenter, publiserer den i en delt SharePoint site eller «public room» for samhandling, og henter tilbake / lukker denne igjen på gitte kriterier.

Det kan også være aktuelt å jobbe i SharePoint, og basert på gitte kriterier, for eksempel når et dokument er offisielt ferdig, vil det bli lagret og «låst» i dokumenthåndteringssystemet.

En annen viktig integrasjon er å lage «vinduer» inne i fagsystemene. Disse vinduene viser sanntidsinformasjon og dokumentasjon fra dokumenthåndteringssystemet, uten at brukeren må gå ut av sitt fagsystem for å sjekke. Det er en interaktiv visning med ulike funksjoner, for å presentere rett informasjon til rett tid, på rett sted.

Konklusjon

Som vi ser er integrasjoner ikke bare nyttig, men i noen tilfeller nødvendig for å kunne være sikker på at informasjonen man sitter med er den rette. I tillegg kan det spare ansatte for mye tid og krefter brukt på å "jage" etter informasjon hos kolleger. Integrasjonen sørger for å skaffe og presentere riktig informasjon, til riktig person, i riktig kontekst.

Lurer du på noe mer om integrasjoner og hvordan vi kan hjelpe deg? Finn ledig tid i denne kalenderen for en prat.