10 ting å tenke på når du skal flytte data

Migrasjon i sin enkleste form er flytting fra ett område til et annet. Alle som har vært gjennom en flytteprosess vet at det kan være krevende.

Før, under og etter prosessen er det mye som skal tas stilling til. Hva skal vi ha med, hva skal kastes, hva skal selges? Hvor skal vi lagre det når vi kommer til ny plass? Er det mindre plass der vi kommer? Hvordan skal vi merke kassene for enklest mulig å finne innholdet senere? Hvem tar ansvaret for utpakking og fordeling av innhold?

Migrering av data og dokumenter er litt som å flytte. Mange av de samme problemstillingene dukker ofte opp: Hva skal vi ta vare på, hvordan skal vi lagre det? Hvem skal ta ansvaret for å merke alt? Er det plass der det skal flyttes til?

Med store mengder data kan dette virke som en uoverkommelig oppgave, men med god planlegging og ryddig prosess er det absolutt mulig å få dette til med et godt resultat.

Her er 10 ting du må tenke på når du skal flytte data fra gammelt til nytt system, server til sky, sky til sky eller andre typer migreringer. 

1. Skaffe oversikt over det man har

Først av alt må du skaffe deg en så fullstendig oversikt over eksisterende data som mulig. Hvilke typer objekter skal flyttes? Filer og mapper er som regel en selvfølge, men andre objekter som brukere, brukergrupper og annen metadata måtte også kartlegges.

I en av våre største flyttejobber så en oppsummert oversikt slik ut:

• 566 Joint Ventures
• 1,390,000 Documents
• 210,000 Document Comments
• 162,656 Folders
• Approximately 3,000 linked folders
• 11,690 Users Accounts
• 14,000 Groups
• 3,000 Calendar Elements
• 150,000 Routings

Når du har fått oversikt over all informasjon, må det lages en plan for hva som skulle være med til ny lokasjon. Dette er også en god anledning til å få ryddet i gammel informasjon som ikke skal være med. Lag rutiner og kriterier som de ansatte kan bruke for å klassifisere og eventuelt slette sin informasjon.

2. Trenger informasjonen å berikes før flytting?

For å beholde og helst øke kvaliteten på informasjonen er det hensiktsmessig å se om denne kan berikes før flytting. Det kan være metadata som kan påføres, OCR-behandling for å hente ut detaljer med mer. Det er en god anledning til å få gjort dataen enda mer søkbar og dynamisk på ny lokasjon.

3. Hvordan er strukturen på gammel og ny lokasjon

Når alt av informasjon er klart er det viktig å se på hvordan strukturen på ny lokasjon ser ut. Et enkelt eksempel er når du skal importere en fil til Excel som inneholder andre kolonner enn det eksisterende arket. Da må man ta stilling til om de ekstra feltene skal merges til et eksisterende, eller lages som en ny kolonne. Eller man skal importere et Excel-ark inn i en database med andre navn på feltene. Da må man mappe hvilket objekt som hører til hva. Samme prinsippet gjelder ved flytting av data i andre format. 

Skal du flytte fra et system til et annet må det ofte gjøres en mapping mellom ulike variabler. Ofte kan det være fra gammel til ny teknologi, og da må det kanskje gjøres et mellomsteg for å gjøre dataene klar til ny lokasjon.

4. Hva er tidsperspektivet og akseptabel nedetid?

Når informasjonsobjekter, mapping og ny lokasjon er avklart, må du ta stilling til selve flyttingen av data. Hvor lang tid vil det ta, hvordan kan vi sikre minst mulig nedetid for brukerne, kan de fortsette å jobbe med dokumenter mens vi flytter?

I mange tilfeller er det fornuftig med en inkrementell tilnærming, det vil si å flytte data stegvis over tid, for at det skal skape minst mulig forstyrrelser for organisasjonen.

Et alternativ er å stenge alt av tilganger i en cut-off, typisk fredag ettermiddag, og gjøre flyttingen i én batch i helgen, slik at alt er på plass på mandag. Dette kan gjøres med mindre mengder data, men er ikke anbefalt når det er større mengder data. 

5. Hvem skal besvare spørsmål underveis i prosessen?

Nøkkelpersonell som har mandat til å ta avgjørelser underveis er helt avgjørende for en effektiv flytteprosess. Ved å ha klart definerte roller i prosjektet, sørger du for å hele tiden kunne avklare små og store detaljer som oppsto underveis. Dersom dette ikke er på plass vil det fort føre til unødvendig stans og utsettelser av jobben, og i verste fall feil beslutninger.

6. Test og kontroll

Ved å ha dedikterte personer til å teste at filer og dokumenter «oppfører» seg som forventet etter flytting, øker sjansen for suksess betydelig. Da får man umiddelbar respons på om dokumenter er tilgjengelige, lesbare, om noe mangler, om tilganger stemmer osv.

I tillegg vil denne gruppen / rollen ha et viktig ansvar i å kvalitetssikre og kontrollere dataene etter flytting. Er det skjedd endringer i filene og dokumentene? Er det noe som mangler? Hvem kan se, åpne og redigere?

7. Tilganger

Apropos tilganger – her er det fristende å gjøre en litt rask vurdering at man begrenser mest mulig, for så å åpne opp ved behov. Det kan føre til mye frustrasjon hos de ansatte som forventer tilgang. En god gjennomgang og systematisk oppsett på forhånd gjør at man opplever mindre friksjon og brukerhenvendelser i etterkant.

8. Sikkerhet – hvordan sørge for at informasjonen ikke havner på avveie under flytting?

En flyttejobb kan være en sårbar situasjon, og hvis man ikke er svært nøyaktig og tydelig på prosessen risikerer man at data og informasjon kan havne på avveie. Dermed må det sørges for gode rutiner og tekniske forholdsregler som ivaretar dette hensynet på en god måte. Kryptering, god tilgangskontroll, audit trails er eksempler på viktige elementer i en slik situasjon. Andre spørsmål å stille seg kan være: Trenger for eksempel «alle» hos ASP-en ha tilgang til ny server? Eller har man satt opp en utløpsdato på en admin-tilgang inn i systemet?

9. Endringer i filer underveis

Dersom man skal ha minst mulig nedetid er det som sagt fornuftig å gjøre en såkalt inkrementell flytting. Det vil si at man flytter data i bolker. Dermed kan de ansatte fortsette å jobbe, mens flyttejobben er i gang. Da må man ha en god plan på hvordan man forholder seg til filer og dokumenter som blir flyttet, men senere endret i gammelt system. Skal man kjøre ny flytting, og overskrive første versjon, eller må man låse ned gamle filer i gammelt system når de er flyttet over? Her er det flere metoder, men det er viktig å være forberedt og tydelig med organisasjonen på hva som skjer.

Det fører oss til siste punkt. Informasjon.

10. Informer og forbered organisasjonen.

God informasjon til de ansatte er kritisk i alle endringer. Det er mye frustrasjon og endringsvegring som kan dempes eller elimineres ved å være tydelig på hva som skal skje og nå, og ikke minst hvorfor. Derfor foreslår vi alltid å bruke tid på å lage gode informasjonsskriv og rutiner til de ansatte.