Dokumenthåndtering i kraft - og energibransjen

Informasjon som strategisk ressurs i virksomheten

Kontroll på selskapets informasjon er viktigere enn noen gang, fordi informasjonsteknologien i stadig større grad forenkler oppstykking og spredning av informasjon. Ansatte forventes å håndtere informasjonen i mange forskjellige verktøy, både internt og eksternt. Det kan virke som ansatte av ulike grunner ofte omgår prosedyrer for håndtering av informasjon, og da blir ikke informasjonen håndtert på en hensiktsmessig og sikker måte for bedriften.

God informasjonsstyring legger til rette for at rett person har tilgang til korrekt og tilstrekkelig informasjon på riktig sted, til riktig tid.

Beste praksis dokumenthåndtering – med moderne verktøy!

Med et komplett løsningskonsept for dokumenthåndtering i energi- og kraftbransjen kan du oppnå flere gevinster.  Gjennom et sett med prosjektdokumenter, regelverk og prosesser kan du strømlinjeforme gjennomføring av prosjektet, samtidig som kvalitet og sikkerhet ivaretas.

Alle krav til tagging av nøkkelinformasjon som eks: Kunde, saksnummer, dokumenttype, gårds- og bruksnummer, prosjekt, kommune, journalstatus, målepunkt-id med mer, dekkes i en slik branjseløsning.

Beste praksis-modellen for energi og kraft inkluderer et løsningskonsept for alle deler av informasjonshåndteringen. Dette inkluderer integrasjon med fagsystemer, krav til journalføring av saker, post- og arbeidsflyt, arkiv og samhandling.

En bransjeløsning for Kraft og Energi-bransjen bør også kunne inneholde:

• Funksjoner for å sikre organisasjonen mot informasjonslekkasjer
• Fjerning av metadata fra dokumenter som sendes ut, samt regelsett for hvordan e-post med vedlegg skal sendes ut
• Sikker dokumentdeling med eksterne
• Automatisk PDF konvertering
• Sammenligning av dokumenter

Digitalisering krever samspill

Selv om ansatte har en relevant og moderne verktøykasse tilgjengelig for informasjonshåndtering, så hører vi stadig om arbeidstakere som ikke utnytter verktøyene de har fått til rådighet, og i stedet fortsetter med gamle (u)vaner. Samspillet mellom ansatte, deres prosesser, og IT-verktøy, er hos mange en uutnyttet ressurs. Det samme gjelder samspillet mellom informasjon og IT-verktøy.

Man kan i mange tilfeller si at digitalisering handler om «samspill», der alle disse fire elementene spiller en like stor rolle for å jobbe optimalt. Man er også avhengig av samspill innenfor hvert av de ulike elementene, der IT-verktøy må spille sammen (integreres), informasjon må kobles sammen, prosesser må støtte hverandre og ansatte må samarbeide.

Men, hvor begynner man? I Contesto jobber vi sammen med kunder for å hjelpe dem å starte på en praktisk og verdiskapende reise som begynner der behovet er størst. Vi ser digitaliseringsreisen som en helhet, og jobber inn mot prosesser, informasjon, verktøy og mennesker - med utgangspunkt i det unike behovet som finnes hos hver enkelt kunde.