Slik kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen
Hvordan kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen? Hvorfor er metadata en bedre måte å organisere dokumenter på enn mappestruktur?
Oddvar Sæth
PUBLISERT
21.05.2024
LESETID
2. min
TEMATIKK
Noen ganger kan det være vanskelig å vite når du skal lagre et dokument i en felles plattform (som SharePoint eller i et dokumenthåndteringssystem, som f.eks. eDOCS InfoCenter), og når det er greit å lagre det lokalt. I tillegg kan være vanskelig å få alle i organisasjonen til å være konsekvente i hvordan de lagrer.
Derfor kan det være fornuftig med noen enkle kjøreregler.
Her er 5 kontrollspørsmål som kan være til hjelp for deg og dine kolleger, i å bli mer konsekvent og konsistent på hva dere lagrer på "fellesen" og hva dere kan beholde lokalt.
Hvis du kan svare ja på minst ett av spørsmålene anbefaler vi at du lagrer dette til felles system.
En ting er kontroll på dokumenter og type informasjon, slik denne sjekklisten kan hjelpe med.
Men hva med ulike applikasjoner og digitale verktøy? Mange virksomheter opplever kaos i sin digitale verktøykasse. Vi anbefaler derfor at du utarbeider en rutinebeskrivelse med retningslinjer for hvilke applikasjoner som skal benyttes til hva. Her finner du en mal for Retningslinjer for bruk av M365
Hvordan kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen? Hvorfor er metadata en bedre måte å organisere dokumenter på enn mappestruktur?
Bruker du fortsatt filutforsker og lagrer dokumenter og filer i en mappestruktur? Les hvorfor du heller bør organisere filene og dokumentene med metadata.
Migrering av dokumenter og arkiv kan være krevende. Her er våre tips til en best mulig prosess når to eller flere dokumentarkiv skal migreres.
Tlf. 45 20 70 00
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
Support for eksisterende kunder
servicedesk@contesto.no