Valg av løsning for dokumenthåndtering kan, i likhet med de fleste IT-anskaffelser, være en krevende oppgave. Det finnes mange leverandører og løsninger, og flere hensyn å ta. I denne guiden gir vi deg våre beste tips til hva du må tenke på ved valg av løsning.
1. Hva ønsker du å oppnå?
Før du begynner å vurdere løsninger på markedet kan det være lurt å stoppe opp og definere hva du ønsker å oppnå med en DM-løsning. Har dere vokst ut av dagens løsning? Har mappestrukturen blitt uoversiktlig og dokumentene blitt for mange? Lagres filer og dokumenter på private disker og lagringsenheter? Er gjenfinning og duplikater blitt et stort problem? Husk at mange utfordringer kan løses ved hjelp av rutiner, retningslinjer og god (og gjentakende) opplæring. Andre ganger trenger man en ny løsning, et nytt system som er dedikert for dokumenthåndtering og sørger for en effektiv forvaltning av filer og dokumenter.
2. Hvem er brukerne, antall, ulike roller og behov?
Noen organisasjoner har en relativt homogen gruppe brukere, som jobber på mer eller mindre samme måte. Mens andre har en rekke ulike brukere, noen administrative ressurser som dokumentkontrollere og arkivarer, mens noen er operative og tekniske ressurser med helt andre behov og utfordringer. Kompleksiteten og type brukere må avklares og defineres før man velger løsning for dokumenthåndtering. Jo mer ulike behov, desto større krav til fleksibilitet og tilpasningsmuligheter bør stilles til løsningen.
3. Sikkerhet og tilganger
Alle virksomheter har strenge krav til oppbevaring og håndtering av informasjon og dokumentasjon. Noen bransjer og virksomheter har langt strengere reguleringer enn andre. Det er viktig å finne ut hvilke krav og reguleringer som gjelder for din bedrift, og så avklare at systemet som skal håndtere dokumentene ivaretar kravene til sikkerhet. Det handler om fysisk lagring på server eller sky, tilgangskontroll på ulike nivå, rutiner for arkivering og sletting av dokumenter. Kan systemet sørge for en god «audit trail» på dokumentene slik at man til enhver tid ser hvem som har gjort hva? Får administrator varsling ved ureglementert atferd på et dokument (f.eks. dersom en bruker har vært inne og kopiert og/eller skrevet ut et dokument av kritisk art).
Sikring av dokumenter er alltid en balanse mellom hvor streng man skal være, og hvor fleksibelt og enkelt det skal være for brukeren. Denne øvelsen bør gjøres ved valg av løsning.
4. Antall dokumenter, ulike typer dokumenter, kategorisering
For mange er antall dokumenter en viktig driver for å se på dokumenthåndteringsløsninger. Man har vokst litt ut av mappestruktur-metoden, og trenger noe mer robust og dedikert for dokumenthåndtering. En god kategorisering av type dokumenter vil være kritisk for å lykkes med implementering av ny løsning. Sørg for å sjekke hvordan løsningen kan tilpasses dine kategorier. Moderne dokumenthåndteringsløsninger benytter metadata som en viktig metode for å strukturere dokumenter. En god metadataanalyse er derfor anbefalt før man velger løsning. Vi anbefaler for øvrig å gjøre en metadatanalyse ved jevne mellomrom, også etter implementering av nytt system, for å avstemme om virkeligheten fortsatt stemmer med metadatasettet.
I denne artikkelen kan du lese mer om fordelene med bruk av metadata i dokumenthåndteringen.
5. Integrasjoner, utvikling og skalering
For mindre virksomheter finnes det ofte bransjeløsninger som dekker en rekke behov, som økonomi, kundeoppfølging, support, dokument – og sakshåndtering etc. Etter hvert som bedriften vokser vil også behovet for mer avanserte funksjoner og dedikerte systemer melde seg. Da er gjerne en alt-i-ett-løsning ikke lenger tilstrekkelig for bl.a. dokumenthåndtering.
Når man velger dokumenthåndteringsløsning, som med andre moderne IT-løsninger, er integrasjonsmulighetene et viktig moment. Hvor enkelt er det å integrere med andre systemer? Finnes det standard grensesnitt som muliggjør integrasjon og samhandling med f.eks. Microsoft 365? Kan systemet utvides, utvikles og skaleres etter hvert som virksomheten vokser og utvikler seg?
6. Standard eller skreddersøm
Dette punktet representerer en utfordrende balanseøvelse, og fører ofte til diskusjoner. Mange ønsker seg hyllevare for å holde kostnader på et minimumsnivå. Samtidig finner mange at de har sine særegenheter og spesialer, det kan være måter å jobbe på, andre forretningskritiske løsninger som skal integreres (ref. forrige punkt). Svært ofte er det nødvendig med en viss form for tilpasning og/eller skreddersøm av denne type løsning. Kanskje finnes det løsninger som allerede er tilpasset og skreddersydd til din bransje? Uansett er det viktig å vurdere om rutiner og brukere skal tilpasse seg løsning, eller motsatt.
7. Grensesnitt og fleksibilitet
Brukergrensesnitt er uten tvil et svært viktig kriterium ved valg av ethvert system. Det er ikke uten grunn at UI er et eget fagområde. Dagens IT-brukere er vant til intuitive og lekre brukergrensesnitt i applikasjoner på privaten, og forventer samme brukeropplevelse av sine digitale verktøy i jobbsammenheng. Dette setter store krav til leverandører om å tilby brukervennlige og tiltalende grensesnitt i sine løsninger. Et dokumenthåndteringssystem som er enkelt å bruke, og ser bra ut, vil i større grad bli brukt av de ansatte. På den andre siden, tungvinte og gammeldagse løsninger fører bare til at ansatte går utenom og finner andre løsninger (Google Docs, lagring lokalt, deling via fildelingstjenester på nett osv.).
8. Sky eller server
Skyløsning finnes nå for de aller fleste IT-systemer, og representerer ofte en enklere implementering og lavere kost. Det er likevel viktig å vurdere hvor vidt man ønsker, eller i det hele tatt har mulighet til (mtp. mengde) å ha dokumenter lagret på en skytjeneste. Mange større selskap velger fremdeles å ha egne dedikerte servere for dokumenthåndtering, som regel hostet hos en servicepartner. Også dette valget styres i stor grad av størrelse på bedriften, antall ansatte og dokumenter.
9. Support, drift og vedlikehold
For svært mange virksomheter vil valg av et dokumenthåndteringssystem også være valg av en langsiktig partner. Derfor blir det viktig å velge en leverandør som har et godt supportapparat, en robust driftsmodell og som tilbyr gode vedlikeholdsløsninger. Et system som dette er et levende system, og trenger, i tillegg til ordinær brukersupport, en god plan for vedlikehold og utvikling. Et åpenbart valg som må tas er om det er ønskelig med en norsk leverandør, eller om det er uproblematisk med en utenlandsk leverandør. Det handler mye om hvor «norsk» eller internasjonal din egen bedrift er, hvor vant de ansatte er til engelsk support, og nærhet til f.eks. konsulenter og rådgivere. Mange bedrifter ønsker jevnlige opplæringsøkter og workshoper. Da er både språk, men ikke minst kostnader ved reising (dersom rådgiver kommer fra et annet land), et aspekt man må ta stilling til.
10. Pris
Pris er selvsagt et punkt som bør være med i enhver anskaffelse. Her må man vurdere selve anskaffelsen, men også support, vedlikehold og oppgraderinger er viktige elementer i prisbildet. Tidligere var det vanlig å gjøre sjeldnere og større oppgraderinger, mens flere og flere velger nå en abonnementsløsning hvor oppgraderinger og oppdateringer skjer fortløpende. Det sørger for en større forutsigbarhet i kostnadsbildet, fremfor å måtte ta sjeldnere og større (og dyrere) oppgraderinger.
Dette var 10 punkter vi anbefaler å ta stilling til ved valg av dokumenthåndteringssystem. Uansett hva du ender opp med, så husk at systemet er aldri bedre enn informasjonen det fores med, og rutinene som tilknyttes. Sørg derfor for å ha gode prosessbeskrivelser på alt fra lagring, deling, sletting, redigering osv, så øker du sjansen for å lykkes med god dokumenthåndtering.
Lykke til!
