Strategi for informasjonsstyring: Utfordringer og suksessfaktorer

Å oppnå effektiv informasjonsstyring kan være en krevende oppgave, der man må takle flere utfordringer. Her har vi samlet noen av de vanligste oppgavene som vi ser går igjen når vi snakker med organisasjoner om informasjonsstyring og strategi.

Utfordring #1: Mangel på støtte fra ledelsen

For å oppnå effektiv informasjonsstyring er det helt avgjørende med støtte fra toppledelsen. Uten dette kan det være krevende å sikre tilstrekkelige ressurser for å implementere et program. Ledelsen må forstå verdien av informasjonsstyring og være engasjert i å sikre dets suksess.

Ansvarlige for informasjonsstyring i bedriften må jobbe med å få ledere til å se den strategiske verdien dette arbeidet  gir, inkludert bedre beslutningsgrunnlag, redusert risiko og bedre etterlevelse av regelverk. De bør derfor betrakte informasjon og data som en like viktig ressurs som penger, og forstå at det er avgjørende å ha fokus og kontroll på begge deler for å oppnå bedriftens større mål og visjon.

Tips til hva kan du gjøre?

Snakk om informasjon og data som en like viktig ressurs som penger. Begge deler er midler for å oppnå bedriftens større mål og visjon, og er helt avgjørende å ha fokus og kontroll på.

Forsøk å finne eksempler på hvordan riktig og tilgjengelig informasjon forbedrer kundeopplevelsen til bedriften. Er det noe ledelsen er opptatt av, eller iallfall bør være opptatt av, så er det kundens opplevelse av din bedrift. Rett informasjon, til rett tid kan gjøre stor forskjell på hvordan en kunde opplever for eksempel en kjøpsprosess eller service-henvendelse. 

Utfordring #2: Mangel på samarbeid

Effektiv informasjonsstyring krever samarbeid mellom forskjellige avdelinger, inkludert IT, juridisk, "compliance", forretning,  operasjon og drift. Uten dette samarbeidet, kan det være hull og mangler i strategien. Det er derfor viktig å skape en kultur av samarbeid og dele beste praksis på tvers av avdelinger.

Hva kan du gjøre?

For å oppnå bedre samarbeid i bedriften kan det være lurt å etablere regelmessige møter mellom avdelinger som har ansvar for informasjonsstyring. Felles opplæring kan også være nyttig for å sikre at alle har en felles forståelse av informasjonsstyringsprosessen og hvordan de ulike avdelingene kan samarbeide best mulig.

Oppretting av tverrfaglige team kan også øke samarbeidet mellom avdelingene og bidra til å identifisere og løse problemer på en mer effektiv måte. Ved å etablere et kultur for samarbeid og kunnskapsdeling vil bedriften kunne oppnå bedre integrering av informasjonsstyring på tvers av avdelinger og dermed øke effektiviteten i de ulike prosessene.

Utfordring #3: Motstand mot endring

Implementering av effektive informasjonsstyringsstrategier innebærer ofte endringer i prosesser og prosedyrer. Motstand mot endring kan gjøre det vanskelig å gjennomføre de nødvendige endringene. Vi mennesker er dessverre litt forhåndsinnstilt på at endring = ubehagelig, og noe vi helst vil unngå. Vi liker rett og slett å ha det slik vi har hatt det. Det kan forklare hvorfor mange fortsatt sitter med fellesdisker og mappestrukturer, når det finnes langt bedre måter å organisere dokumenter på. 

Hva kan du gjøre?

For å overvinne denne motstanden, er det viktig å kommunisere tydelig om fordelene med endringene, og involvere ansatte i endringsprosessen. Det kan også være nyttig å tilby opplæring og støtte for å hjelpe ansatte med å tilpasse seg de nye prosedyrene. Vi har hatt god erfaring med å gjøre opplæring til noe mer enn bare klasseromsundervisning. Norges Idrettsforbund laget en "Kulturfestival" for å gjøre opplæringen mer spennende.

Det finnes også gode verktøy for nanolæring som gir de ansatte små drypp av opplæring over tid. Dette kan være med å dempe motstanden eller frykten for endringer. Faktum er at jo fortere man lærer å bruke ny teknologi eller jobbe på nye måter, jo raskere ser man nytten og endringen kan i større grad føre til ønsket måloppnåelse. 

Ufordring #4: Teknologiske hindringer

Implementering av effektive informasjonsstyringsstrategier krever ofte bruk av nye teknologier. Men det kan være tekniske hindringer, som manglende kompatibilitet med eksisterende systemer eller mangel på teknisk kompetanse. For å overkomme disse hindringene, er det viktig å planlegge grundig, involvere teknisk personale tidlig i prosessen, og sørge for riktig opplæring. Ofte kan anskaffelse av ny teknologi være nødvendig, men slett ikke alltid. Vi har snakket med mange bedrifter som har mer nytte av å utnytte og optimalisere systemer og programvare de allerede har investert i, enn å skaffe seg nye. 

Da har vi sett på de viktigste utfordringene og gitt noen konkrete forslag til hvordan du kan møte disse. Her er noen flere som kan øke sannsynlighet for suksess når du skal implementere (eller forbedre) en strategi for informasjonsstyring i din bedrift.

Tydelige mål og KPIer

For å måle suksess, bør organisasjoner definere klare mål og nøkkelindikatorer (KPIer) for sitt informasjonsstyringsprogram. Disse målene og KPIene bør være i tråd med organisasjonens overordnede strategi og mål. Flere og flere bedrifter har innført OKR (objectives and key results) som en styringsmodell for å prioritere mål innen en gitt periode. Dette tenker vi absolutt kan brukes inn i det strategiske arbeidet med informasjonsstyring.

Involvering av alle ansatte

Informasjonsstyring er ikke bare jobben til IT-avdelingen. Alle ansatte har en rolle å spille i å skape og opprettholde effektiv informasjonsstyring. Det er derfor viktig å sørge for at alle ansatte forstår viktigheten av sin rolle og er engasjert i informasjonsstyringsprosessen.

Regelmessig opplæring og oppdateringer kan hjelpe til med å sørge for at alle ansatte forstår deres ansvar og forpliktelser. Innen teknologi og systemer snakker vi også ofte om brukeradopsjon. Dette er en del av det å involvere brukerne. Sørge for at de blir fortrolig med endringene og eventuell ny teknologi raskt, slik at det ikke oppstår uvilje og kanskje motvilje.

Anvendelse og anskaffelse av teknologi

Teknologi spiller helt åpenbart en nøkkelrolle i å støtte effektiv informasjonsstyring. Teknologiske verktøy som dokumentbehandlingssystemer, dataanalyseverktøy og informasjonssikkerhetsverktøy kan hjelpe organisasjoner med å administrere, analysere og sikre sine data. Noen gjør dette i SharePoint, mens andre har mer spesifikke behov eller krav som gjør at et dedikert dokumenthåndteringssystem er mest egnet. 

Etisk og lovlig bruk av informasjon

Effektiv informasjonsstyring innebærer også etisk og lovlig bruk av informasjon. Organisasjoner bør ha retningslinjer og prosedyrer på plass for å sikre at informasjon brukes på en etisk og lovlig måte, og at personvern og konfidensialitet ivaretas.

Vi har alle lest og hørt hvor stor skade enkeltpersoner og bedrifter kan påføres når informasjon enten misbrukes eller havner i feil hender. Vær ryddig, selv om det krever å slette informasjon du kanskje ville beholdt. 

Risikostyring

Informasjonsstyring innebærer også å håndtere risikoene forbundet med informasjon, inkludert datatap og brudd på personvern. En god informasjonsstyringsstrategi vil inkludere risikovurdering og planer for å håndtere eventuelle uønskede hendelser, enten det gjelder interne eller eksterne trusler.

Igjen kan dedikerte dokument - og informasjonsstyringssystemer være gode hjelpemidler. De har ofte innebygde sikkerhetsfunksjoner som krypteringer og lock-down av informasjon, samt varsling av unormal oppførsel internt. 

Som sagt er det ofte de samme utfordringene vi ser går igjen, eller varianter av disse. Ved å identifisere dem, og samtidig fokusere på hvordan du kan møte dem, er du mer forberedt på å implementere en god strategi for informasjonsstyring i din bedrift.