Hvilke dokumenter bør lagres på en felles lokasjon?
Ikke all informasjon er lik, og ikke alle dokumenter krever lik behandling. Se hvilke dokumenter du bør lagre i en felles plattform.
Oddvar Sæth
PUBLISERT
02.04.2020
LESETID
3. min
De fleste av oss er godt kjent med mapper og kataloger som hovedstruktur for lagring, både privat og i jobb. Samtidig ser vi at stadig flere bedrifter endrer måten de strukturerer filer og dokumenter fra en mappestruktur på en disk eller server, til et felles dokumentbibliotek eller et dokumenthåndteringssystem med metadatastruktur.
Vet du hva som er riktig for deg?
– Dere er få involverte, med tydelige rutiner på overføring av eierskap av dokumenter når noen slutter. I en stabil gruppe med rundt 10 medarbeidere er det relativt enkelt å holde oversikt og være strukturert. Når man blir flere, øker risikoen for at folk utvikler egne måter å gjøre ting på: De lager seg sine egne rutiner, de lagrer kanskje lokalt eller på eksterne disker eller de deler minnepinner for eksempel. Da er veien til kaos kort.
– Dere har god disiplin. Det finnes tydelige retningslinjer for hva som skal lagres hvor og når, retningslinjer som folk faktisk følger, – da fungerer det ofte godt med mappestruktur.
Se for deg en bedrift med en struktur som gir hyppig utskifting av administrasjonen. Utskiftingene gjør at alle de 45 000 filene blir lagret etter et nytt system annethvert år, dermed, når GDPR blir innført, sitter daglig leder igjen med et salig kaos og et mareritt av en oppryddingsjobb. En jobb som kunne vært unngått ved hjelp av metaorganisering.
Da kan man risikere følgende scenario: En bedrift hadde en struktur som gjorde at det var hyppig utskifting av administrasjonen. Etter innføring av GDPR måtte daværende leder rydde opp i et dokumentkaos av dimensjoner. 45.000 filer og dokumenter som var blitt lagret etter et nytt system annethvert år pga. de hyppige utskiftingene.
Hvordan kunne det vært unngått?
Meta er et gresk prefiks som betyr mellom, etter og ved siden. Betydningen av ordet avhenger av konteksten. I datakontekst brukes det for å beskrive «data om data», eller metadata. Denne metadataen er nyttig informasjon som hjelper oss strukturere filer og dokumenter, og gir oss mer informasjon å søke etter. Et godt eksempel på metdatasøk vi alle kjenner til er Finn.no, hvor vi søker på stikkord i annonser og avgrenser søket på metadata som geografi, pris og andre kategorier. Noe metadata kan systemer legge til automatisk, andre tagger vi filer med manuelt.
Er dere i en vekstfase? Eller merker dere at ansatte bruker mer og mer tid på å finne dokumenter, da anbefaler vi at dere vurderer en dokumentløsning basert på metadata. Selv om overgangen kan virke krevende, er resultatet en mer effektiv, sikrere og robust dokumenthåndtering, og en enklere hverdag for deg og kollegaene dine.
For noen bedrifter er en kombinasjon av mapper og metadata en fornuftig løsning. Da kan vi for eksempel sette opp en løsning hvor dere har en viss mappestruktur «front end» ved produksjon av eller søk på dokumenter, mens det bak kulissene ligger en metadatastruktur basert på blant annet mappene, forfatter, tidspunkt og så videre.
Det er også mulig å automatisere mye av lagringsprosessen, og sørge for at rette metadata settes basert på forhåndsdefinerte regler.
Uansett hva du velger, er god dokumenthåndtering helt avgjørende for en fornuftig bruk av tid og ressurser. Vi har derfor laget "Filvettreglene", som du kan skrive ut og henge opp på kontoret. Ett skritt nærmere bedre struktur på filene og dokumentene!
Ikke all informasjon er lik, og ikke alle dokumenter krever lik behandling. Se hvilke dokumenter du bør lagre i en felles plattform.
Migrering av dokumenter og arkiv kan være krevende. Her er våre tips til en best mulig prosess når to eller flere dokumentarkiv skal migreres.
Hvordan kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen? Hvorfor er metadata en bedre måte å organisere dokumenter på enn mappestruktur?
Tlf. 45 20 70 00
Stokkamyrveien 13
4313 Sandnes
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
Support for eksisterende kunder
servicedesk@contesto.no