Derfor bør du gå fra mapper til meta når du organiserer filene dine!

De fleste av oss er godt kjent med mapper og kataloger som hovedstruktur for lagring, både privat og i jobb. Samtidig ser vi at stadig flere bedrifter endrer måten de strukturerer filer og dokumenter fra en mappestruktur på en disk eller server, til et felles dokumentbibliotek eller et dokumenthåndteringssystem med metadatastruktur.

Vet du hva som er riktig for deg?

Mappestruktur KAN fungere - hvis:

– Dere er få involverte, med tydelige rutiner på overføring av eierskap av dokumenter når noen slutter. I en stabil gruppe med rundt 10 medarbeidere er det relativt enkelt å holde oversikt og være strukturert. Når man blir flere, øker risikoen for at folk utvikler egne måter å gjøre ting på: De lager seg sine egne rutiner, de lagrer kanskje lokalt eller på eksterne disker eller de deler minnepinner for eksempel. Da er veien til kaos kort.

– Dere har god disiplin. Det finnes tydelige retningslinjer for hva som skal lagres hvor og når, retningslinjer som folk faktisk følger, – da fungerer det ofte godt med mappestruktur.

Hvor galt kan det gå, egentlig?

Se for deg en bedrift med en struktur som gir hyppig utskifting av administrasjonen. Utskiftingene gjør at alle de 45 000 filene blir lagret etter et nytt system annethvert år, dermed, når GDPR blir innført, sitter daglig leder igjen med et salig kaos og et mareritt av en oppryddingsjobb. En jobb som kunne vært unngått ved hjelp av metaorganisering.

Hva om disse forutsetningene ikke lenger er til stede?

Da kan man risikere følgende scenario: En bedrift hadde en struktur som gjorde at det var hyppig utskifting av administrasjonen. Etter innføring av GDPR måtte daværende leder rydde opp i et dokumentkaos av dimensjoner. 45.000 filer og dokumenter som var blitt lagret etter et nytt system annethvert år pga. de hyppige utskiftingene.

Hvordan kunne det vært unngått?

La oss få presentere: Meta!

Meta er et gresk prefiks som betyr mellom, etter og ved siden. Betydningen av ordet avhenger av konteksten. I datakontekst brukes det for å beskrive «data om data», eller metadata. Denne metadataen er nyttig informasjon som hjelper oss strukturere filer og dokumenter, og gir oss mer informasjon å søke etter. Et godt eksempel på metdatasøk vi alle kjenner til er Finn.no, hvor vi søker på stikkord i annonser og avgrenser søket på metadata som geografi, pris og andre kategorier. Noe metadata kan systemer legge til automatisk, andre tagger vi filer med manuelt.

4 grunner til å velge metadatastruktur

1. Hvis du har strukturert metadata knyttet til et dokument, blir det mye enklere å finne igjen dokumentet. Du trenger ikke å vite hva dokumentet heter eller hvor det ligger, du leter ved hjelp av informasjon som for eksempel forfatter, type dokument eller applikasjon.
2. Filtreringen blir enklere, og det går dermed raskere å søke. Dette fordi søkemotoren kan søke strukturert og ikke bare i fritekst, som er ustrukturert informasjon.
3. Du kan sette obligatoriske metadata ved oppretting av dokument, som brukeren må fylle inn. Mange dokumenthåndteringssystem tilbyr også automatisk utfylling av metadata basert på visse kriterier. Dermed forhindrer du at de ansatte lager egne systemer og lagringsrutiner.
4. Med metadata kan du enklere definere hvem som skal ha tilgang til et dokument. Dermed får du både bedre kontroll og høyere grad av sikkerhet.

Hva bør du velge?

Er dere i en vekstfase? Eller merker dere at ansatte bruker mer og mer tid på å finne dokumenter, da anbefaler vi at dere vurderer en dokumentløsning basert på metadata. Selv om overgangen kan virke krevende, er resultatet en mer effektiv, sikrere og robust dokumenthåndtering, og en enklere hverdag for deg og kollegaene dine.

Må det være enten eller?

For noen bedrifter er en kombinasjon av mapper og metadata en fornuftig løsning. Da kan vi for eksempel sette opp en løsning hvor dere har en viss mappestruktur «front end» ved produksjon av eller søk på dokumenter, mens det bak kulissene ligger en metadatastruktur basert på blant annet mappene, forfatter, tidspunkt og så videre.

Det er også mulig å automatisere mye av lagringsprosessen, og sørge for at rette metadata settes basert på forhåndsdefinerte regler.

Uansett hva du velger, er god dokumenthåndtering helt avgjørende for en fornuftig bruk av tid og ressurser. Vi har derfor laget "Filvettreglene", som du kan skrive ut og henge opp på kontoret. Ett skritt nærmere bedre struktur på filene og dokumentene!