Noen ganger kan det være vanskelig å vite når du skal lagre et dokument i en felles plattform (som SharePoint eller i et dokumenthåndteringssystem, som f.eks. eDOCS InfoCenter), og når det er greit å lagre det lokalt. I tillegg kan være vanskelig å få alle i organisasjonen til å være konsekvente i hvordan de lagrer.
Derfor kan det være fornuftig med noen enkle kjøreregler.
Her er 5 kontrollspørsmål som kan være til hjelp for deg og dine kolleger, i å bli mer konsekvent og konsistent på hva dere lagrer på "fellesen" og hva dere kan beholde lokalt.
Hvis du kan svare ja på minst ett av spørsmålene anbefaler vi at du lagrer dette til felles system.
Sjekkliste for hva du skal lagre på felles plattform:
- Er dokumentet påkrevd for juridiske formål eller for å overholde regelverk? Dokumenter som er nødvendige for å overholde forskrifter, for bruk som juridisk bevis eller for å følge opp revisjonsspor, skal lagres i felles løsning.
- Inneholder dokumentet informasjon som er kritisk eller viktig for forretningen? Hvis dokumentet er viktig for pågående forretningsprosesser eller inneholder sentral forretningsinnsikt, skal det lagres i felles løsning.
- Kan dokumentet være nødvendig for fremtidig referanse eller historikk? Dokumenter som gir verdifulle historiske innsikter eller som sannsynligvis vil være nødvendig for fremtidig referanse, skal lagres i felles løsning..
- Inneholder dokumentet sensitiv eller konfidensiell informasjon? Alle dokumenter som inneholder sensitiv, konfidensiell eller personlig informasjon som må administreres sikkert, skal lagres i felles løsning. for å sikre databeskyttelse og tilgangskontroll.
- Er dokumentet ferdigstilt og skal gjøres kjent for flere? Dokumenter som ferdigstilt og som er knyttet til et prosjekt, kunde eller som er relevant for flere skal lagres til felles løsning..
Hvilke verktøy skal du bruke til hva?
En ting er kontroll på dokumenter og type informasjon, slik denne sjekklisten kan hjelpe med.
Men hva med ulike applikasjoner og digitale verktøy? Mange virksomheter opplever kaos i sin digitale verktøykasse. Vi anbefaler derfor at du utarbeider en rutinebeskrivelse med retningslinjer for hvilke applikasjoner som skal benyttes til hva. Her finner du en mal for Retningslinjer for bruk av M365
