Få bedre oversikt over bedriftens kontrakter og avtaler

Lagrer du og kollegene dine kontrakter og avtaler lokalt, i mapper eller på e-post? Det bør du slutte med, og her er hvorfor.

Klisjéalarm: (Men det setter en viktig ramme for det vi skal se på videre.) En virksomhet håndterer i dag mer informasjon enn noen gang.

Mye er av dette er ikke systematisert (e-poster, chatmeldinger eller til og med telefonsamtaler) og uformelt eller trivielt. Mens annen informasjon er systematisert og samlet i form av filer og dokumenter.

Ganske basic, men jeg tror ikke vi alltid tenker over at innspill eller kommentarer i et Teams-møte også er en del av virksomhetens informasjon, på samme måte som et tilbud eller en regnskapsrapport er det. Selvsagt ikke like viktig informasjon, men desto mer nødvendig er det å skille på ulike former for informasjon vi håndterer, og ha gode systemer og rutiner for dette.

I begge kategoriene finnes det videre en stor bredde i type informasjon, og en annen grov inndeling kan være mellom triviell og kritisk informasjon. Som informasjonsansvarlig i en bedrift bør du, som jeg antydet over, ha en tydelig plan og struktur for hvordan du skal håndtere begge disse kategoriene – men skulle vi peke på en ting du bør prioritere, så er selvsagt den kritiske informasjonen viktigst å få kontroll på.

Innen kritisk informasjon finnes det både sensitive data (som personopplysninger) og forretningskritisk informasjon (som avtaler, kontrakter og forretningshemmeligheter). Begge disse krever sine metoder, systemer og rutiner.

I denne artikkelen skal vi se litt på den sistnevnte, mer spesifikt kontrakter og avtaler, og hvordan et godt system for å håndtere dette kan gi betydelige oppsider, og samtidig forhindre alvorlige hendelser og tap.

«Kvittering for betaling av ditt abonnement»

Slik starter flere av e-postene som lander i min (private) innboks. Veldig irriterende... Det vil si, noen av disse er helt OK, mens andre er avtaler jeg skulle ha sagt opp før fornying, og derfor skaper det frustrasjon. Grunnet manglende kontroll og system så fornyes de automatisk, og jeg må i verste fall betale enda et år for en tjeneste jeg ikke benytter.

For en bedrift kan en slik forglemmelse beløpe seg til ganske store summer. Det å ha avtaler og kontrakter i et system som kan gi deg varslinger på viktige datoer, som fornying og eventuelt oppsigelsestid, er noe som kan gi direkte utslag på bunnlinja. I en mellomstor eller stor bedrift finnes det hundrevis av avtaler, mange inngått av enkeltpersoner, enten abonnement på ulike SaaS-verktøy, kontrakter for forretningstjenester osv.

Dersom disse avtalene er lagret lokalt på ulike avdelinger, private maskiner, e-post-innbokser eller andre desentraliserte lokasjoner, så er det vanskelig å ha oversikt og kontroll på alle bedriftens forpliktelser. Dermed skjer unødvendige fornyelser av avtaler man egentlig burde sagt opp.

Et sentralt kontraktsarkiv kan derfor være en god løsning. Hvis alle avtaler og kontrakter lagres ett sted, legges inn med metadata som dato for signering, fornying, oppsigelser, og andre vesentlige opplysninger, vil man ha langt større kontroll.

Overlappende avtaler eller tjenester

En annen situasjon som ikke er helt uvanlig er at to avdelinger eller personer inngår avtaler som helt eller delvis dekker samme behov. Dermed er resultatet unødvendige ekstrakostnader som enkelt kunne vært unngått. Med et felles system for kontrakter og avtaler kunne Arne raskt sjekket om bedriften hadde avtale som dekket et spesifikt behov, og unngått eller sagt opp overlappende kontrakter eller avtaler.

Et metadatabasert system kunne f.eks. ha sjekket på visse kategorier eller type avtaler før man inngikk nye, for å sikre dette.

Fra dager til minutter

Med en løsning for kontrakter og avtaler har du som regel en funksjon for å signere eller godkjenne. Når dette er integrert i løsningen, kan du kutte dramatisk i tiden det tar å få alle signaturer og godkjenninger du trenger. En manuell prosess for godkjenning av avtaler og kontrakter kan ofte ta både dager og uker, dersom det er mange involverte. For ikke å snakke om hvis alle skal ha innspill til endringer og forslag til revisjoner av kontrakten.

Da ender man ofte med et helt kaos av versjoner og revisjoner. Selv om man kan løse mye med samredigering og disiplinert bruk av Teams / SharePoint, så er det likefullt en møysommelig og manuell prosess dersom man ikke har en dedikert løsning. Et kontraktsarkiv bør derfor også ha funksjonalitet for digital signering eller godkjenning. Det kan være formell godkjenning med BankID eller mer uformell aksept internt.

Begge disse formene for godkjenning kan automatiseres og effektiviseres betydelig gjennom gode løsninger for elektronisk signering. Typisk funksjonalitet her er varsling av de som skal signeres, purringer dersom det ikke gjøres innen fristen, varsling til eier av kontrakt eller dokument når dette er utført eller ikke utført osv.. Man kan også ha funksjoner for å legge til andre eller nye personer som skal godkjenne. Hvis du også har funksjon for å sende ut til godkjenning eksternt, så begynner det å bli store og betydelige besparelser i form av tid, som – ny klisjealarm – kjent er penger.

Overholdelse av lover og regler

Det siste punktet, og på ingen måte minst viktig, er at en god løsning for kontrakter og avtaler gjør det lettere å være «compliant» med lovkrav og regelverk. Mange virksomheter har en rekke krav de må forholde seg til, noen bransjespesifikke og noen mer generelle.

Det å ha avtaler og kontrakter liggende i lokale disker, på e-poster og til og med på skrivebordet (både fysisk og digitalt), kan være i konflikt med lovkrav og retningslinjer, og i det minste god forretningsskikk.

Og skulle du, bank i bordet, få besøk av en eller annen tilsynsmyndighet som vil se alle avtaler og kontrakter, vil det være enorm forskjell på om du da kan si «ja, bare logg deg inn her og sjekk», eller om du pent må be dem komme tilbake neste uke, siden du har noen sentrale personer som er syke, før du deretter slår full alarm internt, og ber alle ansatte jobbe overtid hele helgen for å grave frem alt av informasjon som trengs, slette alt som ikke skal ligge der, og generelt bare ha panikk.

Så der har du det. Fire grunner til å ha et godt, digitalt system for dine viktige kontrakter og avtaler. 

Her kan du lese om kontraktshåndtering i eDOCS InfoCenter