Trenger vi et dokumenthåndteringssystem når vi har SharePoint?
Er SharePoint egnet som løsning for dokumenthåndtering? I artikkelen ser vi på noen områder innen dokumenthåndtering og hvordan det er løst i et DMS og i SP
Contesto og Eksportkreditt gikk sammen om å utvikle en løsning som kobler dokumenthåndteringssystem som eDOCS og Sharepoint med elektronisk signering.
Tidkrevende signeringsprosess
Eksportkreditt har benyttet eDOCS som sitt dokumenthåndteringssystem i mange år. Det gir dem en god kontroll på viktige dokumenter, og sørger for at de ansatte finner dokumentene når de trenger dem. Som en finansieringspartner for norske eksportbedrifter har Eksportkreditt tusenvis av kritiske dokumenter som må behandles. En stor del av disse er kontrakter og avtaler som må signeres av motpart.
– Vi så at de ansatte brukte mye tid på manuell signering. Haakon Sandbakken, Head of IT i Eksportkreditt.
Elektronisk signering måtte kobles til DMS
Dermed begynte han å se på metoder for å forenkle denne prosessen. – Elektronisk signering hadde eksistert i mange år, men var fortsatt en forholdsvis tungvinn prosess, sier Sandbakken. Han begynte dermed å se på alternativer, og da han tok kontakt med Contesto viste det seg at det fantes tilsvarende tanker her. – Det ble tydelig for meg at det måtte lages en kobling mellom eDOCS og elektronisk signering, konstaterer Sandbakken. Dermed startet samarbeidet om å utvikle løsningen som i dag har fått navnet Contesto Signing.
Fra beta til ferdig løsning
– Det er alltid utfordringer med å være med i en slik utvikling, bemerker Sandbakken. – Vi opplevde enkelte «bugs» og småfeil i starten, som nok kunne skape litt frustrasjon. Det er naturlig når man tester ut betaversjoner. Men i dag er dette luket bort, og løsningen fungerer virkelig bra, sier Sandbakken. - Særlig under koronaperioden med mange på hjemmekontor, så ser vi at Contesto Signing blir mye brukt. – Vi kan trygt anbefale Contesto Signing til alle som benytter seg av et dokumenthåndteringssystem som eDOCS eller SharePoint, avslutter han.
Relaterte innlegg
artikkel
Hvordan øke sjansen for at retningslinjer blir fulgt?
Hvordan kan du som ansvarlig for informasjon øke sjansen for etterlevelse av retningslinjer for god informasjons - og dokumenthåndtering i bedriften?
artikkel
10 egenskaper en moderne løsning for dokumenthåndtering bør inneholde
Et brukervennlig dokumenthåndteringssystem har mange egenskaper for å unngå dokumentkaos. Her er 10 egenskaper vi mener bør være med i et slikt system.
