Hva koster det egentlig en bedrift å slurve med dokumenthåndteringen?
La oss være ærlige. Dokumenthåndtering er ikke noe de fleste ledergrupper diskuterer med stor entusiasme i ledermøtene. Det er noe som bare skal fungere.
Men fortsatt er dette med dokumenthåndtering en frustrasjon i mange organisasjoner, både hos brukere som opplever dårlige rutiner, og hos IT-sjefer som opplever manglende forståelse fra ledelsen. Jeg har snakket med flere IT-ledere i store, seriøse selskaper, som oppgitt forteller om manglende etterlevelse og fokus fra ledelsen på informasjonsstyring og dokumenthåndtering.
Det kan koste bedriften store beløp...
La meg ta to eksempler på kostnader knyttet til mangelfull dokumenthåndtering:
1 arbeidsdag i uken på leting etter informasjon
Flere studier viser at ansatte bruker skremmende mye tid på uproduktivt informasjonsarbeid. Et forsiktig anslag er at 20% av arbeidstiden går med til å lete etter dokumenter. Det er én dag i uken! På å lete!
La det synke inn litt. En. Dag. Hver. Eneste. Uke. På uproduktiv leting etter informasjon.
Så kan du se for deg timekostnaden for en ansatt, la oss si kr. 500. Med 500 ansatte, x 7,5 timer, har du en kostnad på over 1,8 millioner per uke. Et litt forsiktigere anslag, for eksempel en halv dag i uken, 4 timer, og 100 ansatte, gir likevel en kostnad på 200.000 i uken. Det er over 9 mill. i året (med 46 arbeidsuker)!
Om du bare kan redusere halvparten av dette svinnet med god og systematisk dokumenthåndtering, så kan bedriften i eksemplet over forbedre lønnsomheten med 4,5 millioner i året (selvsagt forutsatt at man omsetter den innsparte tiden i produktiv tid).
Det er med andre ord potensielt mye penger du legger igjen på bordet hvert år, ved å ikke ha fokus på god dokumenthåndtering.
Dette er altså ikke noe du bør tenke «ordner seg selv», eller «det tar arkivarene seg av».
La oss se på et annet eksempel:
Frustrerte ansatte
Forbes skriver at ifølge Gallup så har misfornøyde (unengaged) ansatte 37% høyere fravær, 18% lavere produktivitet, og 15% lavere lønnsomhet. De har regnet ut at uengasjerte og misfornøyde ansatte koster bedriften 34% av den misfornøydes ansattes årslønn.
Vår erfaring er at mye frustrasjon kan unngås med noen enkle grep, men det MÅ forankres i ledelsen, og ikke minst – det må etterleves av de som gjør vedtakene (les ledelsen):
- Tydeligere retningslinjer på hvordan dokumenter skal lagres
- Retningslinjer og strategi for bruk av digitale verktøy
- Systemer som gjør det enklere for brukerne å finne dokumenter
LAST GJERNE NED DENNE MALEN "RETNINGSLINJER FOR BRUK AV 365"
Igjen – hvis du kan redusere frustrasjonen knyttet til informasjon- og dokumenthåndtering, finnes det store gevinster i form av mer fornøyde ansatte, og i sin tur bedre lønnsomhet.
Et annet viktig poeng er at frustrasjon kan føre til at gode folk slutter. De fleste vet at det koster mye å miste folk, og å finne nye. Et tall jeg ser går igjen er at det koster 1,5 til 2 ganger den ansattes årslønn å miste en ansatt.
Så tenk deg en frustrert ansatt over flere år som slutter. Da har du et regnestykke som er så rødt at du antakelig ikke ønsker å regne det ut engang.
Så det var det. Et par skremmende eksempler på hvordan manglende eller dårlig dokumenthåndtering og rutiner for informasjonsforvaltning kan påvirke økonomien i bedriften.
Den gode nyheten er at dette er relativt enkelt å gjøre noe med!
Begynn med å løfte informasjonsforvaltning og dokumenthåndtering inn i ledermøter, og ikke overlat det til enkelte ildsjeler i virksomheten som til stadighet må forklare både ansatte og ledere hvorfor de ikke kan velge selv hvor og hvordan informasjon skal produseres, håndteres og deles.
Fokus og forankring i ledelsen er med andre ord nøkkel til forbedring (også) her.
Lykke til.
Last ned malen: Retningslinjer for bruk av Microsoft 365:
