Ny arkivlov skiller seg på fire viktige områder
Digitalisering utfordrer etablerte arbeidsmåter, og har ført til at vi produserer informasjon og leverer tjenester på andre måter enn vi gjorde før. Med ny teknologi og kommunikasjonsformer, er også saksbehandlingen annerledes enn tidligere. Utkast til ny arkivlov, NOU 2019: 9, gjenspeiler dette, og tar sikte på å tilpasse forvaltning av dokumentasjon og arkiv i et digitalt samfunn.
Utkastet til ny arkivlov skiller seg fra den gjeldende arkivloven på 4 hovedområder:
1. Hvem gjelder den nye arkivloven for? – Virkeområdet er utvidet
I dagens lov, så er det en del virksomheter som faller utenfor lovens virkeområde. Dette kan være private virksomheter som løser bestemte oppgaver for det offentlige. Det er viktig å få også disse virksomhetene inn under arkivregelverket, og sikre dokumentasjons- og arkivplikter som i offentlig sektor.
Virkeområdet utvides også slik at det sammenfaller med virkeområdet til offentleglova.
Loven gjelder også for selvstendige offentlige virksomheter. Den gjelder også for virksomheter som er eid av (50% eller mer, som f.eks. kraft – og energiselskap) eller som fatter vedtak på vegne av det offentlige. For å sikre at behov for dokumentasjon blir ivaretatt vil disse også bli omfattet.
2. Dokumentasjonsplikter – dokumentasjonsstrategi
Det pålegges dokumentasjonsplikter som er mer tydelige og presise, og det kreves at virksomheter har en dokumentasjonsstrategi. Dokumentasjonsstrategien skal vedtas hvert fjerde år.
I dagens arkivlov er arkivbegrepet bredt, og omfatter så å si all informasjon som produseres. For å gjøre det enklere for virksomheter å vite hvilken dokumentasjon som skal tas vare på allerede ved utformingen av dokumentasjonsstrategien, pålegges virksomhetene nå plikt til å dokumentere bestemte prosesser eller forhold. Dokumentasjonsplikten omfatter prosesser, handlinger med rettslige virkninger, beslutninger og vesentlige hendelser og forhold.
Det pålegges plikt til å dokumentere og bevare:
- Virksomhetens kommunikasjon
- Virksomhetens avgjørelser
- Informasjonssystemer, databaser, registre, samt forvaltningen av disse
- Automatisert rettsanvendelse
Gjeldende arkivlov kan gi virksomheter pålegg etter tilsyn fra Arkivverket, men kan ikke straffe virksomheter økonomisk. Ny lov åpner for å kunne ilegge virksomheter overtredelsesgebyr og tvangsmulkt dersom frist for å utbedre pålegg overskrides.
Begrepet «kassasjon» er erstattet av «sletting». Sletting kan skje dersom det er hjemmel i forskrift etter arkivloven eller dersom det foreligger sletteplikt etter annen lov eller forskrift. Nærmere regler for sletting og minimering vil bli gitt i forskrift.
3. Tar konsekvens av at arbeidsprosesser er helt eller delvis automatisert
Lovutkastet tar konsekvensen av at mange arbeidsprosesser i dag er helt eller delvis automatisert. Det gjør det mulig å kunne ivareta dokumentasjonspliktene.
Arkivering av dokumenter skal skje så automatisert som mulig. Det gjelder også dokumentering av ekstern kommunikasjon, f.eks. e-post, som kan ha stor dokumentasjonsverdi. Digitalisering utfordrer. Fangst av e-post krever at ansatte tilbys egnede verktøy, slik at dokumentasjon av ekstern kommunikasjon i størst mulig grad kan skje automatisk, samtidig som at arbeidstakernes personvern ivaretas.
4. Ingen krav til journalføring
Journalføring har utspilt sin rolle. Ny lov er utformet uten krav til journalføring. Dette er nok det mest oppsiktsvekkende i det nye lovutkastet, som fjerner den 300 år gamle tradisjonen med journalføring.
Dokumenter som er tilgjengelige i den offentlige journalen er ikke lenger dekkende for virksomhetens dokumentasjon og aktiviteter.
I dag fungerer ikke journalføringen optimalt, og dagens praksis har bidratt til dårligere arkiver, spesielt når ansatte selv skal vurdere hva som er arkivverdig eller ikke. Forvaltning av digital kommunikasjon og digitale arbeidsprosesser kan bedre ivaretas med mindre arbeidskrevende metoder enn tradisjonell journalføring. Ny teknologi kan gi oss mer innsyn enn de gamle postjournalene.
Det er ingenting i veien for å beholde postjournalen dersom man ønsker det, men den skal ikke være hovedverktøyet for å få innsyn i offentlig sektor.
Det at journalføring blir fjernet, åpner opp for nye utfordringer, og det stiller krav til forvaltning, registrering og automatisering av arbeidsprosesser, dokumentasjon og kommunikasjon.
Noen ekstra opplysninger du bør kjenne til
- Ny arkivlov åpner for å kunne overføre digital dokumentasjon til utlandet, - med visse geografiske begrensninger (skylagring). Det stilles krav til risikovurdering
- Man skal kun overføre digital dokumentasjon til Nasjonalarkivet (Arkivverket)
- Offentleglova skal regulere innsynet, mens hovedmålet med arkivloven skal være å sikre tilfang av dokumentasjon og arkiver
Nye krav og digitalisering krever endringsvilje
Digitalisering utfordrer våre etablerte arbeidsmåter og informasjonssystemer. Det kan også være tekniske utfordringer, eller at det finnes digital dokumentasjon som det ikke er gjort uttrekk fra, eller det kan være etterslep av papirdokumentasjon.
Da den gjeldende arkivloven ble utformet, så handlet digitalisering i stor utstrekning om å gjøre dokumenter tilgjengelig digitalt. I dag handler digitalisering om så mye mer. Det dreier seg ikke om teknologi alene, og vi mener at mye av verdien ligger i å forbedre samspillet mellom teknologi, prosesser, informasjon – og ikke minst mennesker.
Visste du at det finnes en egen verdensarverklæring om Arkiv, støttet av Unesco?
UNESCOs generalforsamling har gitt sin tilslutning til den Universelle erklæringen om arkiv, som ble vedtatt av ICA -International Council of Archives i 2010
Verdensarverklæringen sier noe om hvor viktig Arkiv og dokumentasjon er for samfunnet. Her er punktene i erklæringen:
Arkiver dokumenterer beslutninger, handlinger og minner. Arkiver er en unik og uerstattelig arv som overføres fra generasjon til generasjon. Arkiver forvaltes fra de blir til, for å bevare deres verdi og meningsinnhold. De er autoritative informasjonskilder som understøtter pålitelige og transparente administrative prosesser. De spiller en vesentlig rolle i samfunnsutviklingen ved at de sikrer og bidrar til individets og fellesskapets hukommelse. Åpen tilgang til arkiver beriker kunnskapen om samfunnet, fremmer demokrati, beskytter innbyggernes rettigheter og bedrer livskvaliteten.
Les gjerne mer om hvordan Contesto jobber med digitaliseringsanalyse her.
