3 tips for å redusere informasjonskaoset på arbeidsplassen din i 2023

Du har kanskje kjent på det en stund du også. En frustrasjon over mengden informasjon du skal forholde deg til i jobben din. Informasjon som du mottar eller produserer selv. I mange ulike formater, på mange ulike flater.

Her er et par "kaossituasjoner" du kanskje kan kjenne deg igjen i:

Innboksen din

Stadig flere e-poster fyller opp innboksen din. Noen ganger, når du har tid (altså nesten aldri), lager du mapper og undermapper for å legge dem i. Og de flinkeste i klassen lager regler som sender e-poster rett inn i disse mappene. Men hva skjer så? Det blå tallet ved siden av mappen blir større og større, mappene fylles opp med nye, uleste e-poster. Kanskje vi setter et flagg på dem for at vi skal følge dem opp senere. I tillegg så lager du en liten mental huskelapp om at du må sørge for å rydde innboksen din til sommeren...

En kaotisk innboks, antakelig ikke den verste du har sett - hvordan ser din ut? 

Dokumentene dine

Du produserer nye dokumenter eller ny informasjon på eksisterende dokumenter hver dag. Noen ganger lagrer du det lokalt, siden du vet du skal jobbe med det i morgen også. Andre ganger lagrer du det på fellesdisk, blar deg ned i mappestrukturen og håper det var på G: Salg&Marked/Kunder/Kontrakter/ dette dokumentet skulle ligge og ikke Økonomi/Kontrakter/Kunder Og i tilfelle noen skulle finne det og tro det var «good to go», så slenger du på en _utkast bak filnavnet, bare for sikkerhets skyld, siden du ikke er sikker på om du blir helt ferdig med dokumentet i dag...

Så går du i et møte, åpner en OneNote-side og skriver inn et notat, og håper du senere husker at denne informasjonen ligger i OneNote og ikke i en Word-fil i en mappe... eller inne i kalenderhendelsen for møtet ...eller i en fane i Teamet for dem som skal ha møtet...eller i Slack...

Kollegaen din skriver også et notat fra et annet møte, men i Word – og deler det i en chat med deg og to andre, og ber om deres innspill. Dette dokumenter blir liggende i fanen «Filer» inne i Teams (tilsynelatende) – men bak kulissene lagres det egentlig i SharePoint. Og derfra publiseres det til Intranett, brukerens egen OneDrive, og Office Online portalen.

Du skriver inn dine innspill i dokumentet med rød skrift, merker det gult og for å være sikker lagrer du dokumentet som ny versjon med en liten johns-endringer-2023-10-06 bakerst i filnavnet. Det samme gjør den ene kollegaen din, men uten å lagre det som ny versjon, hun lagrer det over originaldokumentet. Den tredje kollegaen din bruker «marker endringer» funksjonen i Word, og lagrer dokumentet som over opprinnelige.

Koker det litt hos deg nå? Multipliser dette med 10-50-100 ansatte og deretter med måneder og år - og du får bare en ting: Kaos.

Hvorfor er det blitt slik? Vi har jo aldri hatt bedre muligheter for å jobbe effektivt, digitalt og med et hav av applikasjoner og verktøy for produktivitet?

Kort svar er at de færreste av oss er profesjonelle informasjonsforvaltere.

Før den digitale revolusjonen var arkivar (og er fortsatt i en del større selskaper) en egen rolle og et eget fagfelt. Problemet er bare at når alle blir sin egen arkivar, så blir det kaos – fordi vi har ikke kompetansen til en arkivar eller dokumentforvalter.

Så hva kan vi gjøre? Her er 3 tips for å redusere informasjonskaoset på arbeidsplassen din i 2023 (og videre).

Tips 1: Retningslinjer og rutiner (Strategi)

Hvis du bare skal ta med deg én ting fra denne artikkelen, så må det være dette punktet. En tydelig rutinebeskrivelse med retningslinjer for informasjons – og dokumenthåndtering vil nemlig ta deg et stort skritt ut av kaoset.

Som leder tenker du kanskje at de ansatte vil ha mest mulig frihet. Det er liksom en del av den nye tidsalderens mantra – jobb når du vil, hvor du vil – og så tenker vi kanskje at vi bør slenge på hvordan du vil også - så har vi den optimale frihetsmodellen for å tiltrekke oss dagens talenter.

Men slik er det ikke. Vår erfaring er helt tydelig. Medarbeidere VIL ha tydelige retningslinjer. De vil ha rammer og rutinebeskrivelser de kan forholde seg til. De ønsker ikke selv ta stilling til hvor de skal lagre et dokument, hvilken applikasjon som skal brukes til hva og så videre. Her må god ledelse på banen, og fortelle de ansatte hva og hvordan.

Her kan du laste ned en gratis mal for retningslinjer for bruk av M365.

Tips 2: Rett verktøy til rett jobb (Teknologi)

Det andre tipset mitt handler om å bruke rett verktøy til rett jobb. Vi vet vel alle hvor lite effektivt det kan være å velge feil verktøy til en jobb. Ofte er det ikke snakk om veldig åpenbare feilvalg som å velge hammer når du skal kappe et terrassebord, men kanskje mer som å velge en skiftenøkkel fremfor en pipenøkkel med skralle. Sistnevnte går unektelig raskere og mer effektivt hvis du skal feste en bolt, fremfor å skru på skiftenøkkel for å finne rett dimensjon, vri, ta nytt grep, glippe litt, osv. Skiftenøkkel er fleksibel, og får jobben gjort – men ikke like effektivt som pipenøkkelen når du skal skru raskt og kanskje mye. 

Så hva har det med teknologi på arbeidsplassen å gjøre?

Det er for eksempel fortsatt veldig mange som bruker det som kanskje er informasjonsdelingens svar på «skiftenøkkelen»: E-post. E-post ble laget for å sende post mellom to parter elektronisk, mye mer effektivt enn tradisjonell post. Det ble IKKE laget for å sende et bilde, lenker eller vedlegg til deg selv for at du skal bruke det senere. Det ble heller ikke laget for å sende korte beskjeder internt på kontoret. Der har vi andre verktøy, som OneDrive, Dropbox, Google Drive for førstnevnte, og Teams, Slack, Whatsapp for å løse den andre.

Et annet eksempel på rett verktøy til rett jobb er innen dokumenthåndtering og struktur av dokumenter og filer. Der mange fortsatt holder seg til mappestrukturer i utforsker,  har andre tatt i bruk SharePoint som lagringsplass for informasjon. Og selv om en god mappestruktur kan fungere for en liten bedrift, og man kan teknisk sperre for lokal lagring og «tvinge» de ansatte til å lagre på en felles disk (som for så vidt er et hakk bedre enn å lagre lokalt), så er det fortsatt store gevinster å hente ved å velge et egnet verktøy til jobben.

Les artikkelen:10 Egenskaper en moderne løsning for dokumenthåndtering bør inneholde

Her snakker vi om dokumenthåndteringssystem eller dokumentstyringssystem. Slike systemer / løsninger sørger for en trygg, sikker og effektiv håndtering av dokumenter og informasjon. Typisk funksjonalitet i slike dokumentstyringssystem kan være utsjekk/innsjekk av dokumenter for å hindre duplikater, ett sentralt arkiv for alle dokumenter for å sørge for én kilde til sannhet, tilgangsstyring på bruker, gruppe – eller dokumentnivå for å redusere risiko for spredning av virksomhetskritisk informasjon, smarte løsninger for enkel gjenfinning og styring av informasjon, for eksempel ved bruk av metadata. Og da er vi over på siste rådet i denne artikkelen – Bruk metadata for smart styring av informasjon.

Tips 3: Metadata for bedre styring av informasjonen (Magi)

Metadata er data om data. Eller informasjon om informasjon. Det betyr at hvert informasjonsobjekt, for eksempel et dokument, får knyttet til seg en del ekstra informasjon som beskriver innholdet, eller sørger for automatikk på et dokument. Et dokument kan f.eks. merkes, (tagges), med metadata som avdeling, funksjon, dokumenttype (notat, avtale, presentasjon osv) Prosjekt, og mye mer. Denne metadataen blir som regel fylt ut i et profilkort, ofte automatisk, basert på en del regler. Det gjør for eksempel at dokumentet blir tilgjengelig for dem som skal ha det, det blir søkbart og enkelt å finne igjen basert på metadata, det kan gå i en arbeidsflyt for godkjenning eller signering osv. Den ansatte trenger ikke tenke på at det skal lagres på et spesielt sted – dokumentet lagres automatisk i ett felles bibliotek, men metadataen sørger for at den blir tilgjengelig der den skal, for de som skal ha det – og når de skal ha det.

Les gjerne mer om fordelene med metadata i disse artiklene:

Derfor bør du gå fra mapper til meta

Slik kan riktig bruk av metadata effektivisere dokumenthåndteringen

Bonustips

Sørg for at du har en dedikert ansvarlig for informasjonsstyring i bedriften. Det MÅ følges opp, jevnlig revideres i takt med endringer i bedriften, optimaliseres og videreutvikles. Det holder ikke at ledergruppa lager en god policy, sender den ut på Yammer (den kanalen har vi forresten ikke snakket om her, det får bli en annen artikkel), og så forvente at alt blir bedre.

Noen kaller denne rollen for IM-ansvarlig (Information Management), Knowledge Manager, Leder Informasjonsforvaltning, Arkivansvarlig, Dokumentansvarlig og lignende. Det viktige er at ansvaret ligger i en definert rolle, og avhengig av størrelsen på bedriften kan det være en del av en stilling eller en egen stilling. Det kan også være aktuelt med innleide ressurser som over tid sørger for etterlevelse og videreutvikling av god informasjonsstyring. Uansett – dediker ansvaret til en person, så er mye gjort.