10 egenskaper en moderne løsning for dokumenthåndtering bør inneholde

Om dokumenthåndtering og systemer

Dokumenthåndtering, elektronisk dokumenthåndtering, digitalt arkiv og dokumentstyringssystem er noen av mange begreper for det samme, nemlig det å strukturere produksjon, lagring og deling av dokumenter. Dette er ofte første del i et dokuments livssyklus, hvor andre halvdel handler mer om lagring og arkivering (records management). 

God dokumenthåndtering handler i stor grad om gode rutiner, prosesser og strategier for forvaltning av informasjonen i selskapet. Som med all forvaltning av viktige ressurser, er det store fordeler med et system i form av et digitalt verktøy. (Finans og økonomi har ERP-system, salg og kundeoppfølging har CRM-system, HR har HR-system etc).

Hva er så et godt system for dokumenthåndtering? Holder det ikke med Office-pakken og en god mappestruktur på en felles server?

Trenger du et egentlig et eget system for dokumentstyring og dokumenthåndtering? 

Veldig mange bedrifter klarer seg bra med mapper i en filstruktur, enten på en server, i skyen eller lokale disker. Men – dette har en klar tendens til å fungere bra kun opp til et visst antall ansatte. Man kan klare å organisere og følge opp mappestruktur og lokal lagring når man er en håndfull, sitter i samme lokaler og har tett og jevnlig dialog. Men når en virksomhet vokser, både i antall medarbeidere, og kanskje på flere lokasjoner, så kan håndtering av dokumenter raskt komme ut av kontroll. Figuren under viser skremmende statistikk på virkeligheten i mange bedrifter.

På et tidspunkt vil følelsen av kaos og mangel på kontroll føre til at en bedrift må gjøre tiltak. Mange velger da å se etter et dokumenthåndteringssystem som kan sikre en robust, helhetlig og effektiv måte å forvalte dokumenter og informasjon på.

Så er det mange som tenker at her er vel Microsoft 365 tilstrekkelig.

Og svaret på det er "det kommer an på". Dersom f.eks. samhandling om dokumenter er viktigst, så er M365 definitivt bra nok. Men har man litt mer avanserte behov for lagring, dokumentstyring, arkivering så er ofte et eget dokumentstyringssystem bedre.

Hva sier ekspertene om dokumenthåndteringssystem vs. Microsoft 365? Her er en artikkel hos med noen gode betraktninger. (Ekstern lenke til informasjonspilotene.no)

Hva bør så et godt system for elektronisk dokumenthåndtering inneholde?

Her er 10 egenskaper et godt dokumenthåndteringssystem bør inneholde.

1. En god brukeropplevelse

Brukeropplevelse (UX – user experience) er vokst til å bli en helt egen disiplin, et eget fagområde. Det viser hvor viktig det er at bruker av en løsning, et system, en programvare faktisk har en god opplevelse av å bruke det. Hvis systemet føles tungvint, gammeldags, ser lite tiltalende ut, vil brukeren i beste fall bruke systemet på et absolutt minimumsnivå, eller, kanskje oftere, finne andre verktøy som gjør samme jobben, men gir en bedre opplevelse. Og dette er kritisk for god dokumenthåndtering. For hvis den ansatte velger å bruke f.eks. DropBox eller Google Drive, eller andre verktøy, så flyttes dokumenter ut av bedriften, og man mister kontroll. I tillegg vil organisasjonens digitale verktøykasse vokse og vokse, som fører til både mangel på oversikt og ofte dyre lisenskostnader.

Så et dokumentstyringssystem bør ha et brukergrensesnitt og en brukeropplevelse som gjør at de ansatte ønsker å bruke det.

En god brukeropplevelse øker sannsynligheten for at de ansatte ikke tar "snarveier" i dokumenthåndteringen. Her fra eDOCS InfoCenter.

2. Enkel og fleksibel oversikt

En god oversikt henger selvsagt sammen med en god brukeropplevelse. Det er en stor fordel om brukerne kan få en rask oversikt og tilgang til viktigste dokumenter for sin rolle. Som i mange verktøy er et dashbord (som eksemplet over), med mulighet for tilpasning og fleksibilitet, en god løsning. Brukeren kan velge, innenfor gitte rammer, og tilpasse sin egen portal til å passe sin rolle og situasjon best mulig. Riktig og relevant informasjon som presenteres raskt og oversiktlig, når man trenger det, er en stor styrke til et dokumenthåndteringssystem, fremfor å måtte søke og lete i mapper.

3. Rolletilpasset

Og nettopp rolle og situasjon er et stikkord. Ikke alle medarbeidere er like, og derfor bør heller ikke dokumentoversikten være like. Noen er produsenter og trenger tyngre, administrative løsninger med hurtigtaster og maler med makroer osv. Mens andre trenger bare rask tilgang til å lese og kanskje redigere dokumenter, gjerne på farten. Rollebasert grensesnitt er da en stor fordel, og vil oppleves av brukeren som en mer effektivt og nyttig måte å få behandle dokumenter på.

Eksempel på et grensesnitt for "tyngre" brukere innen dokumenthåndtering. Her fra eDOCS Extentions - klientversjon integrert i Windows Explorer.

4. Lagring basert på metadata ikke plassering

De fleste av oss er vant til å lagre dokumenter og filer etter en gitt plassering. Ofte en etter en logikk i en mappestruktur. Dette fungerer greit når det er få personer som skal ha tilgang og benytte strukturen. Men når antall personer kommer opp i 15-20, så ser vi ofte at problemene dukker opp: Duplikater, usikkerhet rundt siste versjon, gjenfinning av dokumenter etc. Det kan også være uklart hvordan et dokument skal lagres dersom man må velge en mappe – det kan nemlig være at det hører hjemme i flere mapper, og da får brukeren et dilemma. Ved bruk av metadata blir dokumentet merket med et gitt sett med data, det kan være obligatoriske globale data, og det kan være valgfrie data. Brukeren trenger dermed ikke ta stilling til hvor dokumentet skal ligge, men fyller ut mest mulig relevant informasjon i et profilkort, som igjen kan sørge for at dokumentet følger visse arbeidsflyter som f.eks. å legge seg i et arbeidsområde, sendes til godkjenning etc. Ikke minst gjør dette at dokumentet blir langt enklere å finne igjen med søk og filtrering. 

Les mer om metadata vs. mappestruktur her.

5. Smart og effektiv funksjon for søk og gjenfinning

Finn.no er et klassisk eksempel på hvordan søk og filtrering kan fungere ved hjelp av metadata. Annonsørene fyller inn felter med en kombinasjon av ferdigutfylte merkelapper og fritekst. Denne informasjonen er vesentlig når du og jeg søker etter noe. Vi kan videre filtrere oss ned for å gjøre resultatet enda mer relevant.

Dette er prinsippet bak søk og gjenfinning i en god dokumenthåndteringsløsning. I tillegg finnes det ofte smarte funksjoner som lagrede søk, favoritter, dynamiske mapper (som automatisk henter inn dokumenter som oppfyller visse kriterier), og ikke minst siste redigerte dokumenter.

Her kan du lese mer om fordelene ved bruk av metadata og hvordan finn.no er et glimrende eksempel på bruk av metadata for gjenfinning. 

6. Funksjonalitet for deling og samhandling internt og eksternt

Et godt system for dokumentstyring bør også ha gode løsninger for deling og samhandling. Her har mange løsninger gjort store fremskritt de siste årene. Funksjonalitet som å sende referanser / lenker til dokumenter fremfor å sende kopier, er nå en vanlig, men svært nyttig, funksjon. Dette gjør at man jobber med ett dokument fremfor å sende kopier og duplikater frem og tilbake. Mengden dokumenter som produseres i en organisasjon vil med denne funksjonen, sammen med gode rutiner, reduseres betydelig.

Noen systemer lar deg sende referanser med et høyreklikk direkte fra et grensesnitt, eksempelvis webgrensesnitt eller en desktop applikasjon. Noen løsninger er så tett integrerte med Office-verktøyene at man kan stå inne i f.eks. Word, og så dele dokumentet uten å forlate programmet og dokumentet.

Med kraftig økning i bruk av Teams som samhandlingsverktøy har også behovet for dokumenthåndtering integrert i Teams blitt sterkere. I dette webinaret kan du se hvordan dokumenthåndteringssystemet eDOCS er integrert i Teams. 

7. Integrasjon med M365

Integrasjon med Microsoft 365, inkludert allerede nevnte Teams, er noe de fleste brukere forventer av et dokumentstyringssystem. M365 er for mange den viktigste dag-til-dag verktøykassen, og funksjonalitet som lagring, profilkort, utfylling av metadata, maler etc, er et viktig element i en moderne løsning for dokumenthåndtering. Når dette kan gjøres direkte inne i Office-applikasjonene, sparer de ansatte unødvendig veksling mellom programmer, antall klikk og dermed tid.

8. Historikk og versjonshåndtering

En av de virkelig store grunnene til å velge et dedikert dokumenthåndteringssystem handler om historikk og versjonshåndtering. En tradisjonell mappestruktur med lagring manuelt fører ofte til mange versjoner av et dokument. Ofte i forbindelse med dokumenter som skal utarbeides av flere ulike personer – da blir det gjerne mange versjoner før man ender opp med en «...._final» i filnavnet. Et dokumenthåndteringssystem sørger for at man jobber med ett dokument, men lagrer ulike underversjoner. Dermed kan man alltid gå tilbake og se på tidligere versjoner av dokumentet, og se hvem som har endret og redigert, og når. Det sikrer en kontroll og en oversikt som er et stort løft for mange virksomheter.

9. Sikkerhet og tilgangsstyring

Et dokumentsystem bør ha gode funksjoner for å sette tilgangsnivå og sikkerhet på ulike nivå. Det kan være på bruker, metadata, dokumenttype, avdeling etc. De beste løsningene har også automatiske varslinger dersom systemet registrerer uregelmessigheter i adferden hos medarbeidere, f.eks. om et visst antall dokumenter har blitt kopiert eller printet, så kan en varsling gå til en administrator.

10. Automatikk og arbeidsflyt

Til slutt vil vi ta med mulighetene for å koble inn automatikk og maler i en dokumenthverdag. Mange løsninger kan kombineres eller bygges ut med automatiske arbeidsflyter for å forenkle prosesser. F.eks. signering, varsling av avtalefrister, onboarding osv. Mange bedrifter har bygget opp et ganske avansert system for automatikk, som sparer dem for mye manuelt arbeid. Kombinert med god bruk av maler i f.eks. Word, kan organisasjonen sikre riktig bruk av profil og uttrykk, og ansatte slipper å bruke unødvendig tid på f.eks. overskrifter og innholdsfortegnelser.

Mange av oss har opplevd frustrasjon knyttet til overskrifter, innholdsfortegnelse og redigering i Word. Et godt malsett, med automatikk kan kanskje redde en maskin eller fem fra å "falle" på gulvet...

Det er lett å bli frustrert når Word ikke samarbeider... (Klide: Giphy)

Det finnes mange flere små og store funksjoner i et dokumenthåndteringssystem – dette er på ingen måte en utfyllende liste, men jeg mener vi har sett på noen av de viktige tingene en bedrift bør se etter i et system for dokumenthåndtering.

Lurer du på om du skal gå fra å bruke mapper og filstruktur til et dedikert dokumenthåndteringssystem? Vi tar gjerne et Teams-møte for å hjelpe deg å avklare hva som passer din situasjon. Klikk under for å booke et uforpliktende møte med en av våre rådgivere.