Dårlig dokumenthåndtering har flere risikofaktorer du bør kjenne til, her er fire kritiske

Moderne virksomheter er i dag vant med å håndtere ulike risikofaktorer når det kommer til deres daglige drift. Og man vet at det er viktig å beskytte virksomhetens sensitive og konfidensielle data.

Det planlegges blant annet rundt sikker internettilgang på kontoret og livssyklusen til IT-utstyret, men når det kommer til håndtering av virksomhetens dokumenter og informasjon er det ofte noe annet. Mange virksomheter prioriterer ikke håndtering av dette på samme måte. Selv om dokumentene og informasjonen er virksomhetskritisk og ofte selve «hjernen» til virksomheten

Dokumenthåndtering er et avgjørende aspekt ved enhver virksomhet eller organisasjon som regelmessig håndterer store mengder informasjon. Riktig dokumenthåndteringspraksis sikrer at alle kritiske data er godt organisert, tilgjengelig og sikker. Dårlig dokumenthåndtering, derimot, utgjør en betydelig risiko for organisasjonen, og fører til en rekke negative konsekvenser.

I denne artikkelen ser vi på fire kritiske faktorer som kan være konsekvensene av dårlig dokumenthåndtering.

1. Ineffektivitet

Et av de vanligste potensielle risiko-områdene knyttet til feil eller dårlig dokumenthåndtering er ineffektivitet og produktivitetstap. Når virksomheten mangler gode, utarbeidede retningslinjer og prosedyrer kan de ende opp med å ikke ha kontroll på hvor informasjon ligger lagret. Noe ligger i e-postinnboksen, noe ligger lokalt på ansattes pc-er og noe ligger på virksomheters filserver. Dette gjør informasjonen vanskelig å finne, og hvor ligger egentlig siste versjon av et dokument?

Når dokumenter er uorganiserte eller vanskelig tilgjengelige, kan ansatte bruke mer tid på å søke etter informasjon enn å faktisk utføre oppgavene sine. Dette kan føre til redusert produktivitet og moral, samt økte driftskostnader.

2. Tap av data

Tap av kritisk informasjon er et annet potensielt risikoområde ved dårlig dokumenthåndtering. Når dokumenter ikke er riktig lagret eller sikkerhetskopiert, kan de gå tapt på grunn av menneskelige feil, maskinvarefeil eller at man rett og slette ikke finner igjen informasjonen. Å miste viktige data kan forårsake betydelige problemer for organisasjonen, inkludert økonomiske tap, skade på organisasjonens omdømme og juridiske implikasjoner.

3. Dårlig sikring av informasjonen

I den digitale tiden er informasjonssikkerhet viktigere enn noen gang. Uansett bransje har alle bedrifter tilgang til sensitiv informasjon og informasjonssikkerhet er derfor avgjørende. En enkelt sikkerhetsbrist kan føre til et datainnbrudd eller en sikkerhetsskandale. Dette kan bryte med bransjeforskrifter og gjøre permanent skade på bedriftens omdømme. Det anbefales å kunne kontrollere hvem som kan få tilgang til, redigere, dele, slette og lagre alle forretningsdata.

Dårlig dokumenthåndtering øker også risikoen for datainnbrudd og cyberangrep. Når dokumenter ikke er sikret på riktig måte, kan uautoriserte personer lett få tilgang, noe som fører til datatyveri, identitetstyveri og andre cybersikkerhetstrusler. Datainnbrudd kan resultere i betydelige økonomiske tap, tap av tillit fra klienter og rettslige skritt mot organisasjonen.

4. Mangelfullt vern av personopplysninger

I ekstreme tilfeller kan dårlig dokumenthåndtering føre til regelbrudd. Virksomheter kan mislykkes i å oppfylle juridiske krav for oppbevaring av dokumenter og personvern. Sensitiv informasjon blir liggende forskjellige steder og man klarer ikke å ha oversikt for å følge eventuelle sletterutiner. I verste fall blir sensitiv informasjon liggende i ansattes e-postinnbokser uten videre oppfølging.

Alle virksomheter som behandler personopplysninger er ansvarlige i å følge personvernprisnippene. Et av disse prinsippene handler om lagringsbegrensing. Dette innebærer at personopplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innhentet for. Vet man ikke hvor dokumentet med personopplysninger er får man heller ikke fulgt disse lovpålagte prinsippene.

God dokumenthåndteringspraksis kan bedre nattesøvnen din

Dårlig dokumenthåndtering utgjør altså betydelige risikoer for enhver virksomhet, inkludert ineffektivitet, tap av viktig informasjon, informasjonssikkerhet og regelbrudd. Det er derfor viktig å implementere god dokumenthåndteringspraksis, inkludert regelmessige sikkerhetskopier, sikkerhetstiltak, effektive systemer for dokumentlagring og gjenfinning og ikke minst sette opp gode rutiner og retningslinjer for bruk. 

Ved å gjøre det kan organisasjoner redusere risikoen for negative konsekvenser og forbedre sin generelle effektivitet og produktivitet, og du som IT - eller Informasjonsansvarlig kan forhåpentligvis sove enda litt bedre om natta. 

Les også artikkelen Derfor er dedikert dokumenthåndteringsløsning en god investering.