Utforsk tre måter å lage dokumentbiblioteker i SharePoint Online på 

I denne veiledningen vil vi gå gjennom tre ulike metoder for å opprette dokumentbiblioteker i SharePoint Online. Dokumentbiblioteker er viktige for organisering og deling av filer innenfor en organisasjon. Nylige endringer i SharePoint Online har gjort det mulig å opprette dokumentbiblioteker på flere måter, noe som gir større fleksibilitet og tilpasningsmuligheter.

Vi vil se på hvordan du kan opprette et tomt dokumentbibliotek, kopiere et eksisterende bibliotek, og bruke forhåndskonfigurerte maler for å forenkle prosessen. Følg trinnene nedenfor for å effektivisere dokumenthåndteringen i SharePoint Online. 

Metode 1: Opprett et tomt dokumentbibliotek 

Den første måten å opprette et dokumentbibliotek på er den samme måten vi har gjort det i mange år – start fra bunnen av. Her er fremgangsmåten: 

Gå til SharePoint området hjemmeside og velg Ny > Dokumentbibliotek

Velg Tomt bibliotek 
 
 

Gi biblioteket et navn og klikk Opprette knappen 

Ditt nye dokumentbibliotek er opprettet

 

Metode 2: Kopier et eksisterende dokumentbibliotek 

Den andre måten å opprette et dokumentbibliotek på vil være ved å kopiere et eksisterende. Dette er nyttig hvis du oppretter et dokumentbibliotek med metadata og visninger. Du kan nå kopiere et eksisterende dokumentbibliotek fra hvilken som helst SharePoint-side og replikere metadata, visninger og formatering på bare noen sekunder. Dette sparer tid og sikrer konsistens på tvers av ulike prosjekter eller avdelinger. Ved å kopiere et eksisterende bibliotek kan du raskt sette opp en ny arbeidsflate uten å måtte konfigurere alt fra bunnen av. 

Pass på at du er på SharePoint-områder som du ønsker å kopiere dokumentbiblioteket fra. Det er fullt mulig å kopiere biblioteker fra samme område, eller det kan også være fra et helt annet SharePoint-område. 

Gå til SharePoint området hjemmeside og velg Ny > Dokumentbibliotek 

Velg Fra eksisterende bibliotek

 

Du vil nå se en oversikt over team eller nettsted som du har tilgang til. Velg det nettstedet hvor dokumentbiblioteket du vil duplisere ligger.

Velg så dokumentbiblioteket og avslutt med å trykke på Neste knappen.

Gi så det nye dokumentbiblioteket et navn, og trykk så på Opprette knappen. 

 
Dokumentbiblioteket vil nå bli opprettet. 

Metode 3: Opprett et dokumentbibliotek fra mal 

Til slutt kan vi også opprette et dokumentbibliotek fra en av de forhåndskonfigurerte Microsoft-malene. Akkurat som vi kan opprette lister fra innebygde maler, kan vi nå opprette dokumentbiblioteker fra Microsoft-maler også. I praksis vil det opprette et dokumentbibliotek med forhåndsinnstilt metadata, visninger og formatering.

Malene er basert på ulike bruksområder/mål for dokumentbiblioteket. I tillegg har noen av malene innebygde Power Automate-arbeidsflyter for å automatisere en forretningsprosess relatert til en gitt mal/bruksområde. F

or eksempel har Fakturamalen en påminnelsearbeidsflyt innebygd for å minne om den forestående forfallsdatoen for fakturaen. 

Gå til SharePoint området hjemmeside og velg Ny > Dokumentbibliotek 

Velg en av malene

I det neste skjermbilde vil du se hvilke kolonner som opprettes og hvilke funksjoner som evt. er i bruk. Trykk på Bruk en mal knappen. 
 

Gi dokumentbiblioteket et navn, og trykk Opprette knappen. 
 

Og biblioteket med forhåndskonfigurerte metadata, visninger og formatering er opprettet. 

 Som du skjønner finnes det mange veier til mål, og her var tre gode alternativ til samme funksjon.

Har du spørsmål eller ønsker råd og hjelp til å få kontroll på din M365 og SharePoint? Kontakt oss så tar vi gjerne en prat for å finne ut om vi kan hjelpe deg.