Slik transformerer du SharePoint Online med Automatisk versjonering

SharePoint Online, en mye brukt plattform for samarbeid og dokumenthåndtering, har introdusert en ny funksjon som vil være med å revolusjonere hvordan vi håndterer lagring - Automatisk versjonering. Denne funksjonen er et vendepunkt for organisasjoner som sliter med lagringsproblemer. 

Utfordringen: Lagringsplass

Siden fremveksten av SharePoint Online og dens tilhørende skylagring, har organisasjoner slitt med et vanlig problem - en risikerer å gå tom for lagringsplass. 😯  

Filer lastes stadig opp til SharePoint og OneDrive, som begge har innebygd filversjonering. Som standard beholdes opptil 500 versjoner av en fil. Dette er vanligvis ikke et problem med mindre du håndterer store filer, som en PowerPoint-fil fylt med videoer eller høyoppløselig grafikk. Har du mange slike filer, kan én enkelt versjon fort utgjøre 100 MB eller mer. Med 500 versjoner av en slik fil, snakker vi raskt om titalls gigabyte.  

Multipliser dette med antall nettsteder og brukere, og du går raskt tom for lagringsplass. 

Løsningen 

Nå kan du innføre Automatisk versjonering, en funksjon designet for å optimalisere lagringsbruk. Den fungerer ved å beholde flere versjoner av ofte modifiserte filer og færre versjoner av filer som sjelden endres. Dette intelligente systemet administrerer disse parameterne for deg. Dermed vil en spare betydelig lagringsplass, og potensielt redusere kostnader. 

Fordelene 

Automatisk versjonering tilbyr flere viktige fordeler: 

• Effektiv lagringshåndtering: Den optimaliserer lagring ved intelligent å administrere antall versjoner som beholdes basert på hyppigheten av filendringer. 
• Enkel i bruk: Ingen behov for manuelt å sette antall versjoner eller lagringsperiode. Systemet gjør det for deg. 
• Bevaring av viktige versjoner: Den sikrer at viktige versjoner ikke går tapt ved å beholde flere versjoner av ofte modifiserte filer. 
• Kostnadsbesparelser: Ved å optimalisere lagringsbruk kan det potensielt spare kostnader, spesielt hvis kjøp av ekstra lagring kreves. 
• Slå det på og glem det: Når det er aktivert, krever det minimal løpende administrasjon, om noen. 

Slik kommer du i gang 

For å komme i gang med Automatisk versjonering, kan du anvende det på tre forskjellige nivåer - Tenant, Site collection og biblioteker. I SharePoint Online administrasjonssenteret, under innstillinger, vil du finne alternativet 'versjonshistorikkgrenser'.

Her kan du sette versjoneringen til 'auto' eller kontrollere det manuelt. For spesifikke behov kan du overstyre den automatiske innstillingen på nettsted- eller biblioteknivå. Vær imidlertid oppmerksom på at hvis du reduserer antall versjoner som skal beholdes, vil automatisk trimming av gamle versjoner ikke skje. Dette må gjøres manuelt. 

Fig. fra dokumentbibliotek og innstillinger for versjonskontroll - Ny seksjon med Tidsbegrensning for versjon

Konklusjonen 

Automatisk versjonering er en kraftig funksjon som kan hjelpe med å håndtere lagring i SharePoint Online og OneDrive mer effektivt. Den balanserer mellom å bevare viktige filversjoner og optimalisere lagringsbruk. Selv om den for tiden er i forhåndsvisning, er det absolutt verdt å utforske - det kan være et verdifullt bidrag til din dokumenthåndteringsstrategi.  

Husk, selv om automatisk versjonering kan hjelpe med å håndtere lagring, erstatter det ikke behovet for regelmessige gjennomganger og oppryddinger av ditt SharePoint-miljø.  

Lykke til med versjonering! 

Illustrasjonsfoto: Vecteezy