Digitalisering skjer i alle bransjer, virksomheter og samfunnsområder. Medlemsorganisasjoner og forbund er i høyeste grad bevisste på den digitale transformasjonen de står overfor.
Vi har jobbet med denne type bedrifter i mange år.
I arbeidet med analyser og kartlegging av informasjonsflyt og arbeidsprosesser i organisasjoner og forbund har vi opparbeidet oss bred erfaring innenfor fagfeltet digitalisering. I mange av våre prosjekter innenfor denne bransjen har vi sett at det er typiske utfordringer som alltid går igjen og som vi i Contesto ønsker å belyse.
En svært typisk tilbakemelding fra ansatte i organisasjon og forbund er mangel på en felles struktur for lagring, gjenfinning, gjenbruk, samt hvor og hvordan ta vare på historien for fremtiden. Mange lagrer basert på vane og andre hva de har lært av kollegaen, siden det ikke finnes en forankring rundt struktur og lite opplæringstilbud. Selv om flere av organisasjonene vi jobber med har verktøy som benyttes for dokumenthåndtering har ansatte mangelfull metadataoppsett som gjør at man ofte lager i sitt private arkiv. Dette gjelder også i stor grad MS Outlook.
Mange savner rutiner og retningslinjer som gir veiledning og eksempler på hvordan og hvor man skal lagre informasjon, samhandle med interne og eksterne, tilgangskontroll og anbefalte verktøy. Særlig i forbindelse med Covid 19 har mange tatt i bruk verktøy som Teams, men uten tydelige retningslinjer og rutiner for bruk av verktøyet. Mange opplever det litt tilfeldig og «opp til hver og en» å lage sine rutiner, eller at noen avdelinger har rutiner som har en grobunn i et felles rutinesett. Dette skaper ofte frustrasjon og forvirring, og mange opplever ofte en dårligere kvalitet på det som produseres som resulterer i at gjenfinning og gjenbruk blir utfordrende.
Mange av virksomhetene vi jobber med, både i organisasjon og forbund og andre bedrifter, har et hav at ulike verktøy og systemer. Noen av verktøyene kan løse identiske oppgaver, men siden det mangler en klar policy for hva som er bedriftens digitale verktøykasse oppstår det investering av nye verktøy både fra avdelinger og personer. Verktøyene oppleves også som silo-baserte da det mangler integrasjon og dataflyt mellom systemene. Dette skaper ofte frustrasjon og i mange tilfeller dobbeltarbeid. I våre analyser får vi ofte vi en klar tilbakemelding fra de ansatte at de ønsker å vite hvilke verktøy som skulle benyttes til å løse sine arbeidsoppgaver, god opplæring i verktøyene og dedikerte superbrukere.
I den siste tiden har Teams blitt et uunnværlig verktøy for mange. Men også her har mange blitt «tvunget» til å bruke et verktøy for samhandling uten opplæring eller retningslinjer. Det er i lengden uheldig for den totale strukturen.
Tilgangskontroll og sikkerhet oppleves som begrensende og ineffektiv. Ofte er sikkerheten på tilgang til informasjon satt for strengt i mange tilfeller, som gjør at ansatte ikke får tilgang på riktig informasjon til riktig tid. I tillegg sier flere brukere og IT-personell at det oppleves det som tidkrevende å administrere tilgangskontroll. Derfor velges det ofte enten en for streng sikkerhet eller en altfor åpen.
En god opplæringsplan, og kontinuitet i denne, er en stor suksessfaktor, og en like stor utfordring dersom den ikke eksisterer. Mange opplever at de ved nyansettelse ikke har mottatt noen form for opplæring. Dette gjelder både i verktøy og eventuelle rutiner som forelå. Det finnes ikke superbrukere som skal ha fokus fra brukerperspektivet, ikke bare IT-personell med det tekniske i fokus.
Opplæring er, etter vår vurdering, noe som ikke bare bør skje en gang, men regelmessig, helst i spesifikke tema. Manglende forankring gjør at mange ikke deltar på det opplæringstilbudet som finnes, og når dette ikke er obligatorisk er det lett å nedprioritere i en travel hverdag.
Sikkerhet og personvern kan ofte oppleves som et stort og utfordrende tema. Det handler både at man skal følge de lover og regler man er underlagt og interne prosedyrer og rutiner. I tillegg mangler mange organisasjoner en retention-plan med gode rutiner for sletting av informasjon. Disse utfordringene oppleves ofte som svært frustrerende og demotiverende på ansatte, i tillegg til at de kan representere en stor risiko for at informasjon kan forsvinne eller komme på avveie. Derfor er det svært viktig at dette blir tatt tak i og løst, før det får alvorlige konsekvenser for virksomheten.
Mange organisasjoner har sjelden eller aldri analysert sine prosesser, og sett på hvor det er store forbedringsmuligheter. Dette gjelder også overganger mellom prosessene. En god analyse vil belyse områdene nevnt i denne oversikten, og gi verdifull innsikt i hva som bør prioriteres og forbedres.
Kjenner du deg igjen i disse utfordringene?
Hvis ja: Så bra!
Første steg på veien til forbedring er erkjennelse utfordringer, og av at noe må endres.
Hva bør du så gjøre videre?
Vår erfaring er at det beste er å lage et digitaliseringsprosjekt – hvor man tar tak i identifiserte utfordringer for din organisasjon. Viktige faser i et slikt oppdrag er blant annet:
Her kan du lese hvordan Norges Idrettsforbund taklet disse utfordringene i sitt prosjekt.