Er dataene dine AI-klare?

Det er liten tvil om at år 2024 kommer til å gå inn i historien som året da AI, eller kunstig intelligens på norsk, virkelig begynner å vise nytte for de som jobber med dokumenter og informasjon. Og det gjelder jo i og for seg oss alle. Mange har allerede begynt å «prate» med kunstig intellekt gjennom ChatGPT, Microsoft har lansert sin versjon av Azure OpenAI, og snart får noen av oss kloa i Microsoft sin nyeste, og sannsynligvis fjorårets og dette årets største snakkis, Copilot.  

Vi har vært omgitt av AI i mange år allerede. Vi spør Google eller Siri om været, Netflix og Spotify benytter algoritmer for å ”lære” seg film og musikksmaken din slik at de kan anbefale filmer og lage spillelister. Kundesupport er ikke lenger en person, men en hyggelig og engasjert AI som etter beste evne, og egen erfaring, svarer på de spørsmål du måtte ha om fakturaen din. Nå er vi altså kommet dit at denne teknologien mer og mer vil påvirke arbeidshverdagen vår.

Det kommer til å bli en utrolig spennende reise, og kommer til å dramatisk endre måten vi jobber på fremover.  

Men… med ny teknologi kommer nye krav. Nye muligheter åpner for nye utfordringer. Forenkling og tilgjengelighet krever kontroll, struktur og de riktige forberedelsene. Dette er det vi ønsker å belyse i denne artikkelen. 

«Sh*t in, unicorn-sh*t out» 

Intet mindre enn en fantastisk frase levert av en av Microsoft sine teknologer under et teknologi-arrangement rundt CoPilot. Veldig treffende og sant når det kommer til kildene som benyttes for å fore AI-en. Dataene som benyttes som grunnlag for de oppgavene du ønsker den kunstige intelligensen skal gjøre, må være av god kvalitet. Som med alle skapninger, intelligente eller ikke, så er det viktig med et variert og sunt kosthold. Er ikke datagrunnlaget sammenhengende og kvalifisert, så vil ikke resultatet av operasjonen være mer enn en pyntet versjon av det som ble puttet inn.  

AI brukt, slik vi tenker i denne artikkelen, fungerer svært forenklet slik; Disse tjenestene lar oss «prate» med bedriftens informasjon. Om du stiller et kvalifisert spørsmål, vil tjenesten kunne svare, eller hente data, basert på det informasjonsmaterialet du har gjort tilgjengelig for den. Så la oss si at du ønsker å åpne hele filserveren, e-postboksen og/eller bedriftens SharePoint/ Teams for denne kunstige smartingen.

Da er det et godt tips å først sørge for at alle data i disse lagringslokasjonen er riktige, oppdaterte og komplette. For hvis de ikke er det, så vil AI-en gi deg svar basert på feil grunnlag, eller bruke feilaktig data i arbeidet ditt.

Det er også viktig å tenke gjennom hvordan tilgangsmodellen i bedriften fungerer. Hvor er sensitive data lagret, og hvem har tilgang. Når du er trygg på at dette er ivaretatt, så er du også trygg på at ingen av medarbeiderne får tilgang til å bruke AI på datagrunnlag de ikke er ment å se.  

Har vi vært her før? 

Jeg husker godt mitt første møte med virksomhetssøk. En revolusjonerende måte å gjøre informasjon tilgjengelig og spare tid. Vi sa «let og du skal finne», og indekserte hele filserveren, e-postserveren og SharePoint. Med riktig søkefrase var plutselig hele bedriftens informasjon tilgjengelig for deg. Både det du skulle ha tilgang til og det du ikke skulle ha tilgang til. Det som skjedde var at tilgangsstyringen ikke var godt nok planlagt og tilpasset til annet enn å bla i mapper.

Den samme utfordringen fikk mange oppleve da Microsoft lanserte sin smarte Office 365 tjeneste Delve. Med Delve ble relevant informasjon gjort tilgjengelig for deg basert på ditt samarbeid i team, avdelinger og grupper. Du kunne gjennom dette få tilgang til informasjon andre jobbet med, så lenge tilgang var gitt.

Det viste seg i mange tilfeller at brukerne hadde feil tilganger, og fikk forslag til informasjon som potensielt skapte risiko og brudd på sensitivitetsregler. I utgangspunktet var begge disse løsningene geniale verktøy, men det var manglende struktur og kontroll på informasjonen som førte til at problemene oppstod.

La oss håpe at vi har lært av dette, og forbereder oss bedre denne gangen. 

Struktur og system 

Det finnes ingen verktøy eller programvare som kan rydde opp etter oss. Kontroll, struktur og system i informasjonen må etableres og vedlikeholdes. Rutiner og retningslinjer for informasjonshåndtering må etableres, kommuniseres og følges. Tar man i bruk AI vil dette bli enda viktigere, ettersom vellykket automatisering forutsetter at datagrunnlaget befinner seg der det er forventet.

La oss ta Copilot som et eksempel igjen, men det vil gjelde for alle typer AI som benytter dokumentene dine som utgangspunkt for sine operasjoner. Copilot kan hente data fra filene dine, og benytte dette for å produsere eller utarbeide nye dokumenter. Du kan for eksempel la Copilot hjelpe deg med å opprette en resultatpresentasjon for ledelsen basert på grunnlagsdata i månedsrapporter, strategidokumenter og innhold i e-postkorrespondanse.

Skal en oppgave som dette lykkes forutsettes det at du er trygg på at det er de riktige, oppdatere og nyeste versjonen av datagrunnlaget du mater Copilot med. Om ikke kan det bli en flau affære under presentasjonen for sjefene. 

Gjør deg klar for AI 

Er du en av de som ønsker å ta i bruk AI eller kanskje venter du på å få kloa i lisenser til Microsoft sin nye Copilot? Tror du din virksomhet vil kunne dra nytte av AI for å få tilgang til kunnskapen som er lagret i de forskjellige dokumentene og systemene?  

Det vil uten tvil være mye å hente på å ta i bruk AI i informasjonsforvaltningen. Men her er det viktig å gjøre det riktige forarbeidet. Et ryddig, strukturert og oversiktlig datagrunnlag er avgjørende for å lykkes med løsninger som Co-Pilot.

Tenk på følgende: 

• Tilgjengeliggjøring av informasjon - hva slags type informasjon ønsker vi skal være tilgjengelig for den kunstige intelligensen, og hvor er den lagret. Vurder hva som eventuelt må skjermes fra AI-en. Tilgangsmekanismene vil i utgangspunktet sørge for dette, men det er ingen grunn for å gjøre f.eks. HR materiale tilgjengelig om det er mulig å ekskludere det 
• Oversikt over informasjonskildene - få oversikt over eksisterende informasjonstypene, datakilder og struktur. Hvor ligger dokumentene og informasjonen vi ønsker at AI skal benytte som datagrunnlag. Få en oversikt over filstrukturer, SharePoint siter og andre fillager 
• Ansvarliggjøring - hvem er ansvarlig i organisasjonen med tanke på informasjonsforvaltning. Dette kan være brukere, IT og beslutningstakere  Sørg for å forstå behov og krav innenfor de forskjellige områdene i bedriften  Utnevn informasjonsansvarlig som skal sørge for at informasjonen er i henhold til krav og forventninger 
• Kvalitet - hvordan er datakvaliteten? Er dokumentasjon komplett og relevant 
  Det er viktig å avdekke eventuelle mangler og kvalitetsutfordringer før man kobler datakilden til AI 
• Sikkerhet – har vi etablert gode nok tilgangs og sikkerhetsmekanismer 
  Sørg for at informasjonssikkerheten er ivaretatt. Det er veldig viktig å verifisere at sikkerhetsmekanismer, tilgangsstyring og skjerming av sensitiv informasjon, er på plass før man slipper den kunstige intelligensen løs. Her er det en potensiell risiko for at informasjon som ikke skal være åpent tilgjengelig, eksponeres ut til brukerne  
• Prosedyrer og retningslinjer – hvordan står det til med de styrende dokumentene 
  Etabler gode og beskrivende prosedyrer for de som håndterer informasjon, og gjør disse kjent for alle. Dette er avgjørende for at informasjonen blir lagret riktig og vedlikeholdt i henhold til de krav som gjelder for virksomheten.