- Dokumenthåndteringen måtte være så enkel at mor mi kunne bruke det!
Da Wellesley opplevde at de ansatte brukte stadig mer tid på å lete etter eksisterende dokumenter og lage nye versjoner, og frustrasjonen dermed vokste i takt med antallet duplikater, tok IT-sjef André Stenmark-Rødder grep. – En filstruktur med mappesystem går greit så lenge man er 4-5 ansatte, men når man blir 15-20 medarbeidere er et dokumenthåndteringssystem helt nødvendig, forklarer Stenmark-Rødder. Dermed sparket han i gang Wellesleys dokumenthåndteringsprosjekt.
Wellesley Petroleum er et ungt oljeselskap i kraftig vekst. Selskapet ble etablert i 2015, og fikk operatørstatus og boret sin første brønn i 2017. Wellesley har rundt 30 ansatte, fordelt på hovedkontoret i Stavanger og avdeling i London. Deres visjon er å skape et oljeselskap som skal være kjent for å bygge varige verdier.
Etter hvert som Wellesley fikk inn flere medarbeidere, ble utfordringene rundt dokumenthåndteringen stadig tydeligere. Spesielt for de nyansatte ble dette med dokumenthåndtering en utfordring. De brukte mye tid på å finne ting. - Selv om vi hadde etablert en logikk for lagring, var det ikke alltid denne ble fulgt, husker Rødde. Folk laget nye versjoner av allerede eksisterende dokumenter, og vi endte gjerne opp med både to, tre og fire duplikater, fortsetter han. Dermed var det ikke vanskelig å konkludere med at for å få bukt med disse voksesmertene, måtte vi implementere et dokumentstyringssystem.
Det første steget på reisen var å forankre behov og prosjekt i ledelsen. Det var stor forståelse og enighet om at noe måtte gjøres, og vi kunne gå i gang med anskaffelsesprosessen.
Wellesley valgte å leie inn en konsulent for å hjelpe med kravspec og behovsavklaringen. Innleid konsulent, Tor Arild Bru, kjente til Contesto fra tidligere, og inviterte med i anbudsrunden. Etter nøye vurdering av løsningsforslag og leverandører, ble det Contesto som best svarte på de 143 kravene i spesifikasjonene til Wellesley.
- Vi hadde vår egen logikk og oppbygging av løsningen, og var veldig avhengig av de gode innspillene fra Contestos utviklere og rådgivere gjennom hele denne prosessen, roser IT-sjefen.
Stenmark-Rødder forklarer videre at Contesto hadde en svært god tilnærming til leveransen. I stedet for en tradisjonell leveranse hvor løsning tegnes opp i sin helhet før implementering, tok vi prosess for proses. Vi laget løsningsforslag, tok med brukerne, justerte etter behov, og så implementerte, før vi tok neste prosess og avdeling. På den måten tok vi hensyn til både brukernes innspill underveis, og ikke minst forskjellene mellom avdelinger og roller. Samtidig fikk vi verdifull «virkelighetsorientering» tidlig i implementeringene, og kunne justere deretter. – Teori og planlegging er viktig, men det er i virkelige arbeidsprosesser, og i det daglige arbeidet, at man ser hva som er de beste løsningene, poengterer Contestos rådgiver, Geir Knudsen.
Prosjektansvarlig og konsulent for implementeringen hos Wellesley, Tor Arild Brun forklarer hvordan Wellesley bruker Content Suite fra OpenText.
- Content Suite består av et dynamisk, webbasert brukergrensesnitt. Dette var noe av grunnen til at løsningen ble valgt. Alt er rollebasert. Det vil si at brukerne får en landingsside med dokumenter og snarveier som passer perfekt til deres rolle i selskapet. Dermed kan de jobbe mer intuitivt og effektivt, de har alltid sine viktigste dokumenter og applikasjoner tilgjengelig i en arbeidsflate.
Et annet suksesskriterium er at brukerne kjenner igjen prosessene i verktøyet. Dermed blir systemet og løsningene brukt, som igjen fører til mer effektivitet.
- Som IT-sjef er det litt sånn at «intet nytt er godt nytt». Det betyr at så lenge alt fungerer, så hører jeg ikke noe. Dermed tar jeg det som et signal om at brukerne og organisasjonen er fornøyde, konstaterer Stenmark-Rødder
- Det er litt sånn med verktøy for dokumentstyring at for at folk skal ta det i bruk, så må det være så enkelt at mora mi kan bruke det, smiler Rødde. Med Content Suite fra Contesto, levert av Contesto, vi fått på plass en dokumentløsning som er veldig god, logisk og ikke minst brukervennlig, konkluderer han.