Når arkiv - og saksbehandlingssystem ikke er nok

Sykepleierforbundet har benyttet dokumenthåndteringssystem i en årrekke, og i 2006 var det behov for å samordne løsninger på tvers av kontorene, for å oppnå bedre samhandling.

Det ble gjort en grundig research for å få finne en god løsning, og eDOCS ble valgt på grunn av brukervennligheten. Man så at terskelen var lav for å komme i gang. I tillegg var kriteriene forenkling og gjenfinning, historikk og versjonshåndtering, å dekke behov for saks – og dokumentbehandling og ikke minst en god arkivløsning.

I dag er samhandling et viktigere element enn tidligere, og forbundet jobber med å sikre at alt er i henhold til krav og sikkerhet.

Ikke nok med «bare» et saksbehandingssystem

Linda Oganesyan, arkivansvarlig og systemeier for eDOCS og Marianne Bråthen Velo, senior IT-konsulent og systemansvarlig eDOCS hos NSF forteller:

Vi hadde besluttet å ikke ha en saksbehandlingsløsning men et dokumentbehandlingssystem. Saksbehandlingsløsning dekket ikke andre behov som dokumentstyring og samhandling. Alt på ett sted var en viktig målsetting, det var mange ulike, individuelle løsninger. Det var et behov for mer samarbeid og samhandling på tvers av avdelinger, for å gjøre dokumentarbeidet mer smidig og enkelt. For å dekke saksbehandlingsbehov valgte vi en tilleggsmodul i dokumenthåndteringssystemet, og det fungerer svært godt. 

De ansatte var positive til å få et dokumenthåndteringssystem, og selv om det ble uvant for en del å gå fra et mer manuelt, individuelt system, så var det mange som så nytten i et felles dokumentsystem.

For å sikre en god utrulling av systemet hadde NSF mange brukergrupper involvert i prosjektet. Dette sikret en god brukerinvolvering og brukeradopsjon.  

Samarbeidet med Contesto

På spørsmål om samarbeidet med Contesto svarer Velo og Oganesyan:

Vi har samarbeidet svært godt med spesielt utviklingsavdelingen hos Contesto. Konsulentene har vært veldig imøtekommende og kundefokuserte. Våre behov har blitt løst på en veldig god måte. Vi forbinder Contesto med eDOCS, men vel så mye utvikling og rådgivning.

NSF har også et digitaliseringsprosjekt sammen med Contesto. Det startet med en vurdering av mulige webgrensesnitt for samhandling og dokumenthåndtering. Contesto startet på intervjuer med ansatte og brukere hos oss for å kartlegge hva som var behov og ønsker innen digitale verktøy og prosesser.

Svarene fra kartleggingen dreide seg mer om generelle behov innen digitale verktøy. Dermed ble prosjektet litt større enn å dreie seg bare om å revitalisere dokumenthåndteringsløsningen.

– Vi fikk mye bra informasjon og data i kartleggingen, og Contesto har vært til stor hjelp i denne fasen, sier Oganesyan, og fortsetter: – Contesto har bidratt som vår samarbeidspartner og rådgiver i perioder med store endringer i organisasjonen, og hjulpet til med å holde tak i informasjonsstrategi og fremdrift i prosesser.

– Vi vil absolutt anbefale Contesto til andre, og opplever at Contesto er svært engasjerte i sine kunder, og har gode, veloverveide anbefalinger som er godt tilpasset våre behov. Her har Contesto vært enestående.