Forskerforbundet og Effektiv Kunnskapsdeling

Da Birgitte Olafsen kom inn som ny administrasjonssjef i Forskerforbundet i 2007, med erfaring fra arkivverket og dokumentbehandling derfra, ble det startskuddet på en endring i organisasjonen.

Måtte få orden på dokumentene

Det ble raskt identifisert at det var flere utfordringer knyttet til
dokumenthåndteringen og informasjonsforvaltningen.

– Vi lagret på filstruktur, det var vanskelig å gjenfinne, det var ingen samhandling og det var vanskelig å søke, forteller Birgitte Olafsen. Det ble også sett på dokumentmaler med et kritisk blikk. –Hva har vi, hva trenger vi og hvordan skal bli bruke det, ble viktige spørsmål, husker Olafsen.

–Det ble opprettet et prosjekt for å forbedre situasjonen, og vi gikk ut på en anbudsrunde for å finne den beste løsningen for det vi da kalte arkivløsning, fortsetter den erfarne administrasjonssjefen.

Contesto ble valgt som leverandør

Flere leverandører var inne i bildet, og et av de viktigste kriteriet for valg av løsning var brukervennlighet og brukeradopsjon. I tillegg var det viktig for Forskerforbundet å ha en leverandør som ikke var for stor, og som kunne tilby tett oppfølging, og en kort vei inn til ekspertisen og kompetansen. Kombinasjonen av en brukervennlig, enkel og fleksibel løsning, fra en leverandør som var liten nok til å yte personlig service, men stor nok til å ha den rette kompetansen og tyngden, gjorde et Forskerforbundet valgte eDOCS fra OpenText, levert av Contesto.

Nå har Forskerforbundet hatt eDOCS i 10 år, oppgradert og tilpasset underveis.

Neste steg: Digitaliseringsprosjekt

I dag er organisasjonen godt i gang med enda en fase i sin prosess med å forbedre og forenkle arbeidet sitt ved hjelp av digitale verktøy.

Olafsen forteller videre: –Med en god dokumentløsning på plass, har vi nå startet et nytt prosjekt, en digitaliseringsanalyse, for å se på øvrige verktøy vi bruker i organisasjonen. Hvordan få til en best mulig kunnskapsdeling mellom de ulike applikasjonene og verktøyene, ble et viktig hovedmål.

I forbindelse med dette digitaliseringsprosjektet har Forskerforbundet bygget intern kompetanse, og samtidig inngått samarbeid med Contesto som rådgiver i prosjektet. Contesto ble valgt på bakgrunn av sin kompetanse og uavhengighet.

Administrasjonssjefen forteller videre at målet med digitaliseringsprosjektet har vært å få til best mulig samhandling mellom verktøyene, og her er eDOCS og InfoCenter fra OpenText svært sentrale. Hun forteller også at de har sett på prosesser og rutiner, og vurdert hvordan de ev. kan tilpasses verktøyene.

– Contesto har bistått oss siden vi implementerte eDOCS i 2009. Det sitter mye god kompetanse i Contesto. De er lett tilgjengelige og tett på. Og da vi begynte å planlegge et digitaliseringsprosjekt, var Contesto et naturlig valg av partner for oss, forteller Olafsen.

På spørsmål om hun kan anbefale Contesto til andre, svarer hun slik:

– Jeg har ingen problemer med å anbefale Contesto, basert på den erfaring vi har med dem. De er tett på og følger godt opp, og har solid kompetanse på sitt område.

Se intervju med Birgitte Olafsen: