AWilhelmsen fikk kontroll på dokumentene sine med eDOCS

I kjølvannet av store svindelsaker i USA på 2000-tallet ble det innført strengere reguleringer og krav til dokumentasjon, med tilhørende store økonomiske sanksjoner for å ikke møte de nye kravene.

De nye reguleringene og lovkravene fikk også norske selskaper til å ta grep. Tiltak for å øke sikkerhet, sporbarhet og løsninger for økt tilgangskontroll på dokumenter og informasjon ble satt øverst på agendaer.

Awilhelmsen var et av selskapene som bestemte seg for å gjøre noe. Dermed ble det besluttet å innføre et dokumenthåndteringssystem, og i 2008 ble eDOCS rullet ut.

Vi møtte Tor Einar Ims og Camilla Ly henholdsvis IT-leder og IT-koordinator i Awilhelmsen, i deres lokaler på Aker Brygge i Oslo. Etter å ha navigert oss forbi nydelige båtmodeller, bilder av tidligere og nåværende eiere, og ikke minst flere hyggelige ansatte, finner vi møterommet hvor vi skal tilbringe den neste timen.

Vi vil gjerne spole tilbake til starten, og spør dem hvordan selskapet opplevde implementeringen av eDOCS.

- Vi var svært opptatt av at ALT skulle inn i eDOCS, forteller Ims.

Han var ansvarlig for implementeringen og utrullingen av eDOCS. Selskapet har siden 2008 hatt eDOCS som sitt dokumenthåndteringssystem.

Han forteller at det ble opprettet en egen gruppe som arbeidet med policy og beste praksis, og på bakgrunn av de nye reguleringene, ønsket man å være «streng» i starten. - ALT skulle inn i eDOCS, og alle måtte bruke dette, sier Ims. Med tiden ble denne strategien noe justert, og i dag er fokuset at alle arkivverdige dokumenter, som styrereferater, avtaler, kontrakter osv, lagres i eDOCS. 

Hvordan er samarbeidet med Contesto i dag?

Ims: I dag er Contesto en viktig samarbeidspartner for oss, og kommer med nyttig informasjon om nye funksjoner og forbedringer i systemet. Vi har samarbeidet godt med alle konsulentene fra Contesto, og vi har vært helt avhengige av den hjelpen og kompetansen som Contesto har.

– Responstiden er utrolig god hos Contesto, kan Salvesen skyte inn. – Ja, noen av våre kontaktpersoner har så god responstid at jeg av og til må unngå å sende mail på kvelden, for de svarer umiddelbart, selv om jeg ikke forventet svar samme kveld, sier Ims med et smil.

– For oss, som er ganske små, er det utrolig viktig å ha personlig kontakt med vår samarbeidspartner på dokumenthåndtering, forklarer Ims.  – Innføring av et dokumenthåndteringssystem er alltid krevende, og derfor er et godt og tett samarbeid med leverandøren svært viktig, fortsetter han. – Contesto er på mange måter store nok til å ha solid kompetanse, og samtidig små nok til å yte personlig oppfølging og kundeservice. Og det er en stor grunn til at vi har vært kunde hos Contesto over mange år, konkluderer den erfarne IT-lederen.

Vi har vært veldig fornøyde med Contesto sine tjenester. Derfor har vi ingen problemer med å anbefale Contesto til andre selskaper som trenger en partner på dokumenthåndtering

Vi spør duoen hva de synes om eDOCS og Infocenter.

– eDOCS er virkelig et godt produkt, men for å lykkes med dokumenthåndtering kreves en kontinuerlig oppfølging av brukerne, svarer Ims.

Ly følger opp: InfoCenter er en stor forbedring, og en ny måte å tenke dokumenthåndtering på. som vi tror spesielt vil fungere bra for yngre brukere, som i stor grad vokser opp med applikasjoner i webgrensesnitt. Man kan tilpasse arbeidsflaten til den enkelte bruker, som er veldig positivt.

Når det gjelder opplæringstilbudet fra Contesto er ikke Ly i tvil om hva hun synes:

-Opplæringen fra Contesto har vært enestående. Konsulenten fra Contesto tilpasset kursene perfekt til de ulike brukergruppene, forteller hun.

– Vi har vært veldig fornøyde med Contesto sine tjenester. Derfor har vi ingen problemer med å anbefale Contesto til andre selskaper som trenger en partner på dokumenthåndtering, avslutter Ims, og legger til: I dag vet vi at alle de viktige dokumentene ligger i eDOCS, og det gjør at vi har god kontroll på den viktige informasjonen i selskapet.