Hvor mange systemer må vi oppdatere manuelt, når et medlem endrer e-postadresse?
Dette spørsmålet var blant de mange problemstillingene Dramatikerforbundet sto overfor da de innså at de måtte ta grep, og sette i gang prosjektet "Dramatisk Digitalisering".
Andre utfordringer som ble identifisert var at de satt med utdatert programvare som ikke snakket sammen, lagring av viktig informasjon ble gjort på lokale maskiner, i Teams, i ulike skyløsninger og på mail. I tillegg var det dårlige sletterutiner.
Dette er ikke unikt for Dramatikerne. En hverdag som oppleves som et digitalt kaos er noe vi ser i alle type organisasjoner, størrelser og bransjer.
Her er en kort beskrivelse av hvordan Dramatikerforbundet tok tak i kaoset.
Etterslep
- Vi hadde et betydelig etterslep innen digitalisering og effektive arbeidsmetoder. Vi visste blant annet at vi trengte en ny løsning for dokumenthåndtering. Det var utgangspunktet vårt. Men det viste seg snart at dette bare var en del av løsningen på problemene våre, forklarer generalsekretær Astrid H. Storrusten.
Etter å ha identifisert hovedproblemet, nemlig mangel på et robust digitalt arkiv, begynte jakten på leverandører og partnere som kunne assistere.
- Etter litt research fant vi raskt frem til Contesto, som virket å være en veldig aktuell leverandør på dette. Vi fant stor trygghet i de gode referansene fra vår bransje, deler informasjonsansvarlig Torunn Eikanger.
Under det første møtet med representanter fra Contesto, ble det positive førsteinntrykket styrket, og samarbeidet ble formalisert.
- Contesto spilte en viktig rolle, spesielt når vi skulle presentere prosjektet for styret vårt. Deres evne til å forklare, svare på spørsmål og vise til de potensielle gevinstene dette ville gi oss, var svært verdifullt, forteller Torunn.
Vi ser allerede effekten av denne digitale ryddejobben, og har stor tro på at dette steget vil hjelpe oss til å levere enda bedre tjenester for våre medlemmer.
Torunn Eikanger, Generalsekretær i Dramatikerforbundet
Hvorfor digitaliseringsprosjekt?
Dramatikerne fremhever to hovedargumenter for å starte på denne prosessen: Tilpasningen til GDPR-kravene og en nødvendig effektivisering av arbeidsmåtene. Det var for eksempel helt essensielt å slutte med å legge alt arkiverings- og dokumentasjonsansvar på én person, men i stedet formidle at 'vi alle er arkivarer', og at grunnleggende kunnskap om dokumenthåndtering er nødvendig for alle.
Se på helheten
- Vi fikk gode råd om å se på helheten, og ikke bare fokusere på et system for dokumenthåndtering. Vi ser frem til å nå målene våre, og har allerede sett store fordeler med at systemene kommuniserer med hverandre, og at informasjon deles mer effektivt. Contestos rådgivere har vært veldig gode til å inkludere oss i vurderinger og prioriteringer, uten å overdrive salg av utvidelser eller tillegg, men heller ha vårt beste i tankene gjennom samarbeidet, avslutter Astrid.
De anbefaler varmt andre forbund, både små og store, om å benytte Contesto som partner innen informasjonsstyring og dokumenthåndtering.
- Vi ser allerede effekten av denne digitale ryddejobben, og har stor tro på at dette steget vil hjelpe oss til å levere enda bedre tjenester for våre medlemmer, konkluderer generalsekretæren.
