Hvordan Northern Lights fikk bedre kontroll på dokumenter med eDOCS InfoCenter

Northern Lights, en pioner innen karbonlagring som en tjeneste, trengte en sikker, effektiv og brukervennlig løsning for å håndtere deres kritiske forretningsdokumentasjon. Dette behovet oppsto fra håndtering av sensitive dokumenter som skipsbyggingskontrakter, serviceavtaler og driftsprosedyrer, samtidig som tilgjengelighet og samsvar ble opprettholdt.

Etter en grundig evalueringsprosess inngikk Northern Lights et samarbeid med Contesto for å implementere OpenText eDOCS InfoCenter-løsningen.

Utfordring og mål

Northern Lights identifiserte 4 nøkkelprioriteter for å håndtere kritisk dokumentasjon:

1. Sikker lagring og kontrollert tilgang til sensitive dokumenter.
2. Strømlinjeformet informasjonsinnhenting for å sikre rask tilgang til forretningskritiske data.
3. Sømløst samarbeid samtidig som dokumentintegritet opprettholdes og bransjestandarder overholdes.
4. Forbedret funksjonalitet utover eksisterende verktøy som Microsoft 365 for å håndtere høysikkerhets, forretningskritisk dokumentasjon effektivt.

Hvorfor Contesto og eDOCS InfoCenter?

Northern Lights fremhevet begrensningene ved deres eksisterende løsninger for å håndtere formelle og sensitive dokumenter. Som Paola Brunetta hos Northern Lights forklarte:

M365 er bra for samarbeid og håndtering av mindre sensitiv informasjon, men vi ønsket å tydelig skille våre forretningskritiske dokumenter fra 'alt annet' og valgte et eget dokumenthåndteringssystem (DMS) for denne typen dokumentasjon. eDOCS InfoCenter tilbød sikkerheten, versjonskontrollen og tilgangsstyringen vi trengte.

Contesto ble valgt for sin ekspertise innen dokumenthåndtering og evne til å tilpasse en løsning for å møte Northern Lights' operasjonelle krav.

Løsningen

Northern LIghts valgte å gå for  OpenText eDOCS InfoCenter, en av markedets ledende dokumenthåndteringsløsninger, som traff godt på kriterier og prioriteringer de hadde satt opp. Nøkkelfunksjoner inkluderer:

• Omfattende dokumenthåndtering
• Metadata-tagging for forbedret organisering og innhenting. OCR-drevet avansert søkefunksjonalitet. Full versjonskontroll med støtte for opptil 99 versjoner og 26 under-versjoner per dokument.
• Sømløs integrasjon og samarbeid
• Kompatibilitet med Microsoft Office-verktøy som Word, Excel, Outlook og Teams. Sanntids dokumentanmerkning og markering.
• Forbedret sikkerhet og samsvar
• Ende-til-ende kryptering for data i ro og i transitt. Rollebaserte tilgangskontroller og metadata-drevne sikkerhetsinnstillinger. Revisjonsspor for alle dokumentinteraksjoner for å sikre samsvar.
• Frakoblet og global tilgjengelighet
• Frakoblet tilgang for fjerntliggende miljøer med begrenset tilkobling. Automatisk synkronisering når tilkoblet til nettverket igjen.
• Spesialiserte funksjoner for Northern Lights
• En dedikert portal for å håndtere forretningsstyringssystemdokumentasjon. Integrerte e-signaturfunksjoner for strømlinjeformede godkjenninger.
• Automatisering og arbeidsflyter (Assist)
• En strømlinjeformet, digital løsning for å godkjenne styrende dokumenter, enten det er å revidere eksisterende prosedyrer eller godkjenne nye dokumenter før de publiseres til organisasjonen.

Implementeringen

Prosjektet inkluderte migrasjon fra Microsoft SharePoint og tilpasning for å møte Northern Lights' spesifikke krav. Implementeringen ble fullført i samarbeid med lokale infrastrukturleverandører, som sikret datasikkerhet innen norske datasentre. 

Brukeropplæring og adopsjon

For å støtte en smidig adopsjon, tilbød Contesto en kombinasjon av opplæringsøkter ansikt til ansikt,  e-læringsmoduler og videotutorials for kontinuerlig støtte til ansatte.

Dette fokuset på brukeraktivering sikret at systemet ble en integrert del av daglige arbeidsflyter.

Effekter og resultat

Implementeringen av eDOCS InfoCenter har virkelig løftet dokumenthåndteringen i Northern Lights'. Paola Brunetta forklarer:

Vi har nå full tillit til sikkerheten og tilgjengeligheten av våre kritiske dokumenter, og eliminerer behovet for å søke på tvers av flere plattformer—vi vet nå at alt viktig dokumentasjon og informasjon er trygt lagret i eDOCS InfoCenter.

Nøkkelresultater

Forbedret sikkerhet: Full kontroll over sensitive, forretningskritiske dokumenter. Økt effektivitet: Revisjonsklare dokumentpakker hentet innen sekunder.

Forbedret samarbeid: Forenklede arbeidsflyter for interne interessenter.

Operasjonell motstandskraft: Pålitelig, sikker tilgang til viktig informasjon når som helst, hvor som helst.

Mer enn en enkeltleveranse

Contesto streber etter å være en langsiktig rådgiver og partner for våre kunder. Northern Light setter pris på denne tilnærmingen, og Paola Brunetta deler sine tanker om det nye samarbeidet:

Contestos solide løsningsforslag og samarbeidsorienterte tilnærming under evalueringsprosessen har bevist deres verdi som en pålitelig partner. Deres ekspertise og veiledning har vært essensielle i implementeringen av beste praksis og sikring av at systemet er i tråd med våre krav. Contestos støtte har hjulpet oss med å beskytte en av våre mest kritiske eiendeler – vår intellektuelle kapital. Vi er sikre på at dette partnersamarbeidet vil gi varige fordeler og fortsatt suksess.

Konklusjon

Northern Lights' samarbeid med Contesto og implementeringen av eDOCS InfoCenter viser potensialet til moderne dokumenthåndteringssystemer for å møte komplekse forretningsutfordringer.

Denne casestudien understreker også Contestos evner som en pålitelig leverandør av skreddersydde løsninger som sikrer sikkerhet, effektivitet og operasjonell dyktighet.