Derfor bør du gå fra mapper til meta når du organiserer filene dine!

Stadig flere bedrifter endrer måten de strukturerer filer og dokumenter, fra en mappestruktur på en disk eller server, til et felles dokumentbibliotek eller et dokumenthåndteringssystem med metadatastruktur.

Hvorfor?

Hvis du jobber med å produsere informasjon i en eller annen form, så er du også avhengig av en effektiv måte å lagre og gjenfinne denne på. De fleste av oss er godt kjent med mapper og kataloger som hovedstruktur for lagring. Både privat og i jobb.

Mappestruktur KAN fungere

Det å lagre filer og dokumenter i mapper og undermapper kan fungere greit, forutsatt noen viktige ting:

For det første fungerer det best når det er få involverte. Hvis du er en gruppe med 10 medarbeidere, så er det relativt enkelt å holde oversikt og være strukturert. Men jo flere man blir, jo vanskeligere blir det. Og da begynner de ansatte å lage egne rutiner, og lagre lokalt, på eksterne disker, dele minnepinner, fildelingstjenester etc. Dermed er veien til kaos kort.

Den andre forutsetningen for at en mappestruktur kan fungere godt er disiplin. Tydelige retningslinjer på hva som skal lagres hvor og når, samt en streng oppfølging for å sørge for etterlevelse, er nøkkelen for at det skal fungere.

Videre er det enklere med filstruktur hvis det er liten gjennomtrekk av ansatte, tydelige rutiner på overføring av eierskap av dokumenter når noen slutter, og ikke minst felles forståelse

Hva om disse forutsetningene ikke lenger er til stede?

Da kan man risikere følgende scenario: En bedrift hadde en struktur som gjorde at det var hyppig utskifting av administrasjonen. Etter innføring av GDPR måtte daværende leder rydde opp i et dokumentkaos av dimensjoner. 45.000 filer og dokumenter som var blitt lagret etter et nytt system annethvert år pga. de hyppige utskiftingene.

Hvordan kunne det vært unngått?

 

La oss få presentere: Meta!

Meta er en gresk prefiks som betyr mellom, etter og ved siden. Betydningen av ordet avhenger av konteksten. I datakontekst brukes det for å beskrive «data om data», metadata.  Dette er data som beskriver data, og er nyttig informasjon som hjelper oss strukturere filer og dokumenter. En av hovedfordelene med metadata er at man har mer informasjon å søke etter. Et godt eksempel på metdatasøk vi alle kjenner til er Finn.no, hvor man søker på stikkord i annonser og avgrenser søket på metadata om geografi, tidspunkt og andre kategorier. Noe metadata kan systemer legge til automatisk, andre tagger vi filer med manuelt.

Så hvorfor velge metadatastruktur fremfor mapper? Her er 4 gode grunner til å velge metadatastruktur:

  1. Med strukturert metadata knyttet til et dokument vil gjenfinning av dokumentet være langt enklere. Man behøver ikke kjenne til lokasjon eller navn på dokumentet, man kan benytte seg av annen informasjon (som forfatter, type dokument, applikasjon etc.) Søking går raskere i og med at søkemotoren kan søke strukturert og ikke bare i fritekst, som er ustrukturert informasjon.
  2. Du kan sette obligatoriske metadata ved oppretting av dokument, som brukeren må fylle inn. Mange dokumenthåndteringssystem tilbyr også automatisk utfylling av metadata basert på visse kriterier. Dermed hindrer du at de ansatte lager sine egne systemer og lagringsrutiner.
  3. Med metadata kan man enklere definere hvem som skal ha tilgang til et dokument, og man oppnår dermed høyere grad av sikkerhet og kontroll.
  4. Filtrering av informasjon, slik vi kjenner det fra f.eks. finn.no, gjør at søk og gjenfinning blir svært brukervennlig og effektivt.

Så hva bør du velge?

Om du er i en vekstfase, eller merker at de ansatte bruker mer og mer tid på å finne dokumenter, anbefaler vi å se på en dokumentløsning som baserer seg på metadata. Det blir selvsagt en stor overgang for de fleste, og alle må være forberedt på endring. Resultatet er til gjengjeld en mer effektiv og robust dokumenthåndtering, hvor gjenfinning, tilganger og sikkerhet er viktige gevinster.

Må det være enten eller?

Hva med en kombinasjon av mapper og meta? Noen velger denne varianten, og det kan ha sine fordeler. Det kan også settes opp slik at brukeren har en viss mappestruktur ved produksjon / gjenfinning av dokumenter «front end», men bak kulissene er det en metadatastruktur basert på bl.a. mappene, forfatter, tidspunkt etc. Det er også mulig å automatisere mye av lagringsprosessen, og sørge for at rette metadata settes basert på forhåndsdefinerte regler.

Uansett hva du velger er god dokumenthåndtering helt avgjørende. Vi har derfor laget "Filvettreglene" som du kan laste ned, printe ut og henge opp på kontoret. Kanskje det kan bidra til at det blir litt bedre struktur på filene og dokumentene.

KLIKK PÅ BILDET UNDER FOR Å LASTE NED FILVETTREGLENE:

New call-to-action
Del gjerne denne artikkelen: