5 ting informasjonsforvaltere kan lære av Rydderevolusjonen på TV2

Det er antakelig ikke gamle tekanner, CD-plater, sko eller brudekjoler som fyller opp og lager kaos i bedriften din, slik det er for deltakerne i TV-programmet Rydderevolusjonen på TV2..

Men kanskje kan vi som jobber med å produsere og håndtere data og informasjon likevel lære noe av hvordan programmet hjelper deltakerne. Mennesker som har samlet på litt for mange saker og ting, uten å organisere det skikkelig, og dermed sitter i et håpløst kaos som ødelegger for både familieliv og livskvalitet.

Etter å ha sett noen episoder av programmet (og latt meg underholde, og kanskje berolige, av mennesker med et langt større rot enn mitt eget), har jeg funnet 5 ting vi som jobber med informasjonsforvaltning kan lære av Rydderevolusjonen. 

1. Innse at du har et problem

Det aller første steget mot forbedring av noe som helst er å innse at man har et problem. Noe som trenger å endre seg. Hver episode av programmet starter derfor med at en eller flere personer i en husstand forklarer hvordan saker og ting har hopet seg opp, og nå blitt et så stort problem for dem at de må ha hjelp. 

Enten det er arvegods man ikke har klart å kvitte seg med, eller stoff og tekstiler man tenker at man en gang skal bruke til noe gøy, så er fellesnevneren for alle at de drukner i kaos av sitt jordiske gods. 

Ting har hopet seg opp i en så stor mengde at de rett og slett ikke klarer å få orden i kaoset på egen hånd. Da er løsningen i dette tilfellet å søke hjelp av et TV-program som stiller med et team av eksperter som skal få dem ut av uføret.

Vi snakker med mange bedrifter som har lignende opplevelser. Filer, dokumenter, mailer, bilder og informasjon i store mengder har blitt tatt vare på, ofte ukritisk, og med lite eller manglende system og struktur. I motsetning til i et hjem, så er det ikke så synlig i hverdagen, men det skaper like fullt enorm frustrasjon og ikke minst uproduktive ansatte, når de må lete gjennom gamle versjoner og unødvendig informasjon, før de kommer frem til den rette informasjonen. 

Jeg antar at det ikke er veldig kjekt for deltakerne i programmet å utlevere sitt eget rot på denne måten. Men de har antakelig innsett at de får heller legge stoltheten sin litt bort en stund, for at de skal få en bedre hverdag senere. Gevinsten er større enn ulempen, med andre ord. 

Dette har fått mange bedrifter til å innse at de trenger hjelp. I likhet med deltakerne over, kan selvsagt mange bedrifter kjenne på et ubehag ved å «vise frem» sitt eget kaos overfor en hjelpende «utenforstående». Da kan det være greit å ha øynene på målet, og tenke som deltakerne (jeg kan selvsagt ikke vite hva de tenker, men jeg tipper jeg er i nærheten): At gevinsten er større en ulempene på veien dit. 

Etter en erkjennelse og beskrivelse av problemet begynner deltakerne på veien til forbedring. Det fører oss over på neste steg. Nemlig å skaffe oversikt.

2. Få oversikt

Har du noen gang fått plassert alle dine eiendeler ut i ett stort rom? Alt fra bestikk til brettspill, symaskiner til sirkelsag, jakker til julepynt. Det er fascinerende å se når deltakerne får, bokstavelig talt, lagt fremfor seg alt de eier, på et gulv. Sortert og systematisert i kategorier, slik at de enkelt kan se hva de har for mye av, hva de ikke bruker, hva de ikke ante de eide og så videre. 

Slik ser det ut når deltakerne får alle sine eiendeler sortert og lagt ut på et gulv. (Foto: Cato Ingebrigtsen for TV2)

Enorme mengder informasjon produseres og håndteres i bedrifter, og en rapport fra AIIM spår en mer enn firedobling i løpet av de neste årene. Det er (heldigvis) umulig å plassere all informasjon ut på et stort rom, men Equinor har faktisk gjort en interessant sammenligning:  Hvis de skulle skrevet ut og lagret all sin informasjon (40Petabyte) i arkivskap, ville det krevd 800 millioner arkivskap!

Vi kan altså ikke gjøre det like fysisk som deltakerne i programmet. Men det går likevel an å få en god oversikt over filer, dokumenter og andre informasjonsobjekter i bedriften din. Det er faktisk helt avgjørende for å komme seg videre til neste steg. 

Definér kategorier, gjør en kartlegging, og «plasser» informasjon i riktig kategori – så er du klar for neste steg: Ryddingen. 

Deltakerne får beskjed om å velge mellom å beholde, donere/selge eller kaste.

3. Begynn å rydd - og vær hard!

Den aller vanskeligste, og mest emosjonelle delen av programmet, er når deltakerne skal begynne å sortere bort det de ikke kan beholde lengre. Dette krever tøffe prioriteringer, harde kamper med både seg selv og ofte andre familiemedlemmer. Deltakerne får og gjerne en nødvendig «push» fra programleder, og ender til slutt opp med å halvere mengden med saker og ting de skal beholde. 

I en bedrift har vi enorme mengder med informasjon som ikke lenger har noen verdi. En rapport fra Veritas Global Databerg konkluderer med at rundt 30% av informasjon og data i bedrifter er såkalt ROT (Ja, et svært treffende akronym i denne sammenhengen) informasjon. Redundant (dobbel), Obsolete (overflødig) eller Trivial (unødvendig, lav verdi). 

Videre sier rapporten at så mye som 50% er «mørk» informasjon, altså informasjon hvis verdi er ukjent. Det betyr at du antakelig kan kvitte deg enorme mengder av informasjonen som tar opp servere og skyer. Og selv om lagringskapasitet og teknologi har blitt både bedre og billigere de siste årene, er det på ingen måte gratis.

Samme rapport estimerer at en mellomstor bedrift typisk har 1000 TB data, til en årlig kostnad på 650.000 USD, rundt 6.5 millioner kroner.  Det kan derfor gi store kostnadsbesparelser å få bedre orden, oversikt og kontroll på informasjon i bedriften. Her kan du lese en artikkel om andre økonomiske konsekvenser av god eller dårlig dokumenthåndtering.

I programmet ser vi ofte at tingene får sin egen plass, med sin egen merking. Også her kan vi sammenligne med hvordan vi kan strukturere informasjon i en bedrift. Vi kjenner alle til mappestrukturen. Et langt bedre alternativ, iallfall hvis man vil ha større automatikk, fleksibilitet og kontroll, er å benytte såkalt metadata. Omtrent som en eske med klær kan ha merkelappene «klær, vinter, Grete» kan et dokument eksempelvis ha «merkelappene» HR, Personal, Medarbeidersamtale. Dette kaller vi metadata, og åpner for muligheter for raskere gjenfinning, tilgangsstyring, samhandling og mer. 

4. Lag et system og en struktur for det som skal "tilbake til huset"

Samtidig som deltakerne, godt hjulpet av den tidligere nevnte hjelpsomme og myndige programlederen, sorterer og kategoriserer sine vesker og vannkanner, jobber det et ekspertteam hjemme hos deltakeren. Dette teamet lager oppbevaringssystem og orden i hjemmet, som skal sørge for at tingene som deltakeren skal ta meg seg hjem igjen, blir lagret på en fornuftig, logisk og brukervennlig måte.

Et eksempel er at gjenstander som skal vekke minner og følelser får en synlig og verdig plass i stua, og nyttige gjenstander som klær og verktøy får sine faste oppbevaringsplasser lett tilgjengelig når man trenger det. Dermed blir matboden ved siden av kjøkkenet faktisk fylt med mat, og ikke med klær og sko, slik situasjonen var blitt for et par i programmet.  

Dette er overførbart til hvordan informasjon trenger systemer og strategier for å være lett tilgjengelig når det trengs. Informasjonen har liten eller ingen verdi dersom den ikke er tilgjengelig når man trenger den. Vi har ulike typer informasjon, som alle trenger å kategoriseres og settes i system, gjerne ved bruk av metadata nevnt over. Ofte trengs det et konkret system, utover lagring i skyen, for håndtering av dokumenter. I tillegg er det behov for system i form av rutiner og retningslinjer. Begge deler er til stor hjelp når ansatte skal finne frem riktig informasjon til rett tid. 

5. Følg den nye strukturen

Noe jeg savner med programmet, og som finnes i andre programmer hvor man hjelper deltakere ut av en krise, er å se hvordan det går med dem etter en tid. Klarer deltakeren å slutte å samle på ting, klarer de å følge det nye systemet? Hvis jakker og sko fortsatt havner på gulv eller på benken i gangen, i stedet for å henge eller legges i hyller, så er det kanskje ikke lenge før situasjonen igjen er kaotisk og vanskelig.

Nok en gang er det store likheter med hvordan vi håndterer dokumenter og informasjon. Det er bra og nødvendig med gode systemer og rutiner, men hvis det ikke etterleves, da er man fort tilbake til et kaos av mange dokumenter som lagres lokalt, duplikater, informasjon på avveie og så videre. Derfor er det kritisk at bedrifter lager rutiner og retningslinjer som er enkle å følge, og ikke minst har systemer og verktøy som gjør det enkelt og nyttig å følge reglene.

Så er det slik med informasjonsforvaltning som med så mye annet – noen må ha ansvaret. Det går ikke av seg selv. Jevnlig og kontinuerlig fokus og påminnelser om hvordan man skal lagre, produsere, gjenfinne, dele, arkivere og slette informasjon er suksesskriterier for en varig forbedring – som er det vi er ute etter. En rydderevolusjon, et skikkelig krafttak, kan være riktig og helt nødvendig innimellom. Men varig endring og forbedring krever en systematisk, jevnlig og strategisk jobbing – altså god informasjonsforvaltning.

Har DU behov for en «rydderevolusjon» i din bedrift? Vårt ekspertteam er klare til å «rykke inn» for å hjelpe. Kontakt oss her.