Et av de vanligste spørsmålene jeg får fra kollegaer og sluttbrukere er: Hva er forskjellen mellom SharePoint og OneDrive? Selv om begge kan brukes til dokumenthåndtering, er de to verktøyene designet for ulike formål innenfor Microsoft 365. Derfor er det viktig å vite hvilken som passer best til ulike behov.
I denne artikkelen vil jeg forsøke å gi en enkel og tydelig forklaring på forskjellen mellom SharePoint og OneDrive.
SharePoint har eksistert siden 2001 og begynte som en lokal serverbasert løsning (on-premises), hvor organisasjoner måtte ha sine egne servere for å kjøre plattformen. I dag er SharePoint imidlertid i hovedsak tilgjengelig som SharePoint Online, en del av Microsoft 365-skyplattformen, som gjør det mye enklere å administrere og tilgjengelig fra hvor som helst. SharePoint er først og fremst kjent som en plattform for teamarbeid og samarbeid.
Den brukes hovedsakelig til intranettportaler og dokumenthåndtering, men støtter også funksjoner som lister, kalendere og oppgaver. Det unike med SharePoint er at det gjør det enkelt for team å dele og samarbeide om innhold, noe som gjør det til en sentral hub for organisasjonsinnhold. De sterke samarbeidsegenskapene gjør SharePoint ideelt for prosjekter der flere deltar.
Mens SharePoint er designet for teamarbeid, ble OneDrive introdusert i 2013 som en personlig skylagringsløsning for brukerne. Med OneDrive kan du lagre dine private filer og mapper på en trygg måte i skyen, uten at andre har tilgang til dem med mindre du eksplisitt deler dem. Dette gjør OneDrive til det perfekte stedet for å lagre innhold som ikke nødvendigvis skal deles med resten av organisasjonen, samtidig som du enkelt kan få tilgang til filene dine fra hvor som helst.
Valget mellom SharePoint og OneDrive avhenger av hvordan du planlegger å bruke innholdet. Hvis du skal samarbeide med flere i et team, og dokumentene er av felles interesse for organisasjonen, bør du bruke SharePoint. Hvis du derimot jobber med dokumenter du ikke ønsker å dele med andre før de er ferdige, eller kun skal deles med få personer, er OneDrive et bedre valg.
Selv om OneDrive er nyttig for personlig lagring, er det også noen utfordringer å være klar over:
Det er også en vanlig misforståelse rundt begrepet "OneDrive". Mange blander OneDrive for Business med OneDrive Sync. OneDrive for Business refererer til den skybaserte lagringsplassen for dine filer, mens OneDrive Sync er skrivebordsapplikasjonen som lar deg synkronisere filer fra både OneDrive og SharePoint til din lokale datamaskin.
En annen ting å være oppmerksom på er forskjellen mellom OneDrive Personal og OneDrive for Business. OneDrive for Business er knyttet til din arbeidskonto i Microsoft 365, mens OneDrive Personal er en del av Windows-operativsystemet og brukes for lagring av personlige filer som bilder, videoer og andre private dokumenter.
Både SharePoint og OneDrive integreres sømløst med Microsoft Teams, noe som gir en helhetlig opplevelse for lagring og deling av dokumenter. Når du lagrer eller deler filer i en teamkanal i Teams, lagres de automatisk i SharePoint-dokumentbiblioteket knyttet til det aktuelle teamet. Dette gjør det enkelt å samarbeide om dokumenter, siden alle teammedlemmer får tilgang til filene via SharePoint. På den andre siden, hvis du deler dokumenter i en privat eller én-til-én chat i Teams, lagres de i OneDrive, da dette er knyttet til dine personlige filer. Dette systemet sikrer at det er en klar skillelinje mellom teamdokumenter og personlige delinger, samtidig som det gir en sømløs overgang mellom verktøyene. Denne integrasjonen gjør det enklere å overholde sikkerhets- og samsvarsregler som GDPR, siden organisasjonens innhold i SharePoint er tilgjengelig for alle som trenger det, mens private filer i OneDrive kan deles etter behov.
Etter å ha jobbet med begge verktøyene over lang lang tid, er min konklusjon at valget mellom SharePoint og OneDrive egentlig handler om hva du trenger. Hvis du skal samarbeide med andre, og innholdet tilhører hele organisasjonen eller teamet ditt, så er SharePoint uten tvil det beste valget. Det gir deg muligheten til å dele og samarbeide på en smidig måte, samtidig som det sørger for at dokumentene er tilgjengelige for alle som trenger dem, uavhengig av hvem som er til stede.
På den andre siden, hvis du jobber med noe som er privat eller foreløpig, eller bare vil dele med et par utvalgte personer, er OneDrive det enkleste og mest effektive alternativet. Men vær forsiktig med å stole for mye på OneDrive alene, spesielt hvis du lagrer viktig innhold der – det kan bli borte hvis du forlater organisasjonen.
I bunn og grunn avhenger valget helt av dine behov: For deling og samarbeid, bruk SharePoint; for privat eller personlig arbeid, velg OneDrive. Det er en enkel tommelfingerregel som har fungert godt for meg.