Når forretningskritiske dokumenter lever i ett system og forretningstransaksjonene skjer i et annet, oppstår det gnisninger. Teams bruker timer på å lete etter kontrakter, compliance-dokumentasjon forsvinner i e-postkjeder, og salgsavdelinger mangler tilgang til viktig kundeinformasjon når de trenger det mest.
For norske enterprise-selskaper som har investert i Microsoft Dynamics 365 som sin forretningsmotor, blir spørsmålet ikke om de trenger robust content management – men hvordan de skal knytte disse systemene sammen på en måte som faktisk fungerer i praksis.
Microsoft Dynamics 365 er designet for å drive forretningsprosesser - fra salg og kundeservice til finans og operasjoner. Men systemet alene håndterer ikke de tusenvis av dokumentene som disse prosessene genererer og er avhengige av.
OpenText Content Management og OpenText Core Content, på sin side, er bygget for å håndtere akkurat dette: strukturert lagring, versjonskontroll, compliance-dokumentasjon og samarbeid rundt innhold på enterprise-nivå.
Problemet oppstår når disse to kraftige systemene eksisterer i siloer. Resultatet? Medarbeidere som hopper mellom systemer, dokumenter som lever utenfor konteksten de brukes i, og forretningsprosesser som bremses av manuell dokumenthåndtering.
En sømløs integrasjon mellom Dynamics 365 og OpenText Content Management gjør mer enn å "koble sammen" to systemer. Den skaper et helhetlig arbeidsmiljø hvor:
Dokumenter lever der arbeidet skjer I stedet for å forlate Dynamics 365 for å søke etter dokumenter i OpenText, får brukerne direkte tilgang til alt de trenger - kontrakter, anleggsdokumentasjon, kundefiler - direkte i Dynamics-grensesnittet.
Forretningsprosesser blir dokumentert automatisk Når en salgsprosess beveger seg fremover i Dynamics 365, genereres og lagres relevante dokumenter automatisk i riktig struktur i OpenText. Ingen manuelle steg. Ingen dokumenter som forsvinner.
Compliance blir håndterbar For regulerte bransjer som energi, olje og gass, finans er sporbarhet og versjonskontroll kritisk. Integrasjonen sikrer at hvert dokument er knyttet til riktig forretningsprosess, med full audit trail.
Samarbeid på tvers av organisasjonen Teams som jobber i forskjellige deler av virksomheten, som salg, service, finans, operasjoner, får tilgang til samme dokumenter i samme kontekst, uten å bekymre seg for versjoner eller tilgangsstyring.
Et konkret eksempel på at denne integrasjonen møter reelle forretningsbehov, er Å Energi - et av Norges ledende kraftselskaper.
Utfordringen var kjent: Tusenvis av dokumenter spredt over ulike systemer, arbeidsprosesser som krevde konstant hopping mellom plattformer, og en organisasjon i vekst som trengte en mer helhetlig løsning.
Å Energi valgte derfor å satse på en moderne løsning for dokument-, sak- og arkivhåndtering basert på OpenText Content Management, med tett integrasjon mot Microsoft Dynamics F&O (Finance & Operations). For å sikre vellykket implementering valgte de Contesto som leverandør.
Målet med prosjektet er tydelig: Etablere et effektivt og helhetlig dokument-, sak- og arkivsystem som støtter arbeidsprosessene, og skal bidra til sikker og effektiv drift. Brukervennlighet står sentralt: Det skal være enkelt å lagre dokumentasjon riktig, og like enkelt å finne den igjen når det trengs.
For en organisasjon av Å Energis størrelse er endringsledelse og brukeradopsjon like kritisk som teknologien i seg selv. Å få hundrevis av medarbeidere til å endre etablerte arbeidsmønstre krever en partner som forstår både de menneskelige og tekniske sidene av transformasjonen.
Valget av både teknologikombinasjon og leverandør viser hvordan ledende norske enterprise-selskaper tenker langsiktig rundt dokumenthåndtering. For en organisasjon som Å Energi, hvor compliance, sikkerhet og effektiv drift er kritisk, er både en robust integrasjon mellom forretningssystemer og content management - og en erfaren partner som Contesto - avgjørende.
At selskaper som Å Energi velger Microsoft Dynamics 365 sammen med OpenText Content Management, og Contesto som implementeringspartner, understreker at dette ikke er en teoretisk løsning - det er en kombinasjon som møter reelle behov i norsk næringsliv.
Ikke alle integrasjoner er like gode. Vi ser ofte at bedrifter prøver å løse problemet med:
Generiske "connector"-verktøy Disse løsningene kobler teknisk sett systemene sammen, men uten den dype forståelsen av både Dynamics 365 og OpenText som trengs for at det faktisk skal fungere sømløst i praksis.
In-house utviklet integrasjon IT-avdelinger undervurderer ofte kompleksiteten. Resultatet blir ofte en løsning som fungerer i teorien, men som krever konstant vedlikehold og som ikke skalerer når virksomheten vokser.
Manglende forståelse for arbeidsprosesser Teknisk integrasjon er én ting - å designe løsningen rundt hvordan folk faktisk jobber er noe helt annet. Uten denne forståelsen blir integrasjonen mer til hinder enn hjelp.
Integrasjon mellom Microsoft Dynamics 365 og OpenText krever dyp kompetanse i begge plattformer - og, kanskje enda viktigere, forståelse for hvordan de skal jobbe sammen.
En spesialisert partner som Contesto gir bedriften:
Teknisk ekspertise Ikke bare overflatisk kjennskap, men dyp forståelse av arkitektur, API-er, begrensninger og best practices.
Endringsledelse og brukeradopsjon
Den beste tekniske løsningen feiler hvis brukerne ikke tar den i bruk. En erfaren partner forstår at vellykket implementering handler like mye om mennesker som om teknologi – og har prosesser for å sikre at organisasjonen faktisk tar i bruk de nye arbeidsmetodene. Dette var en av de sentrale grunnene til at Contesto ble valgt.
Erfaring fra lignende prosjekter Integrasjonsprosjekter har sine fallgruver. En erfaren partner har sett dem før - og vet hvordan man unngår dem.
Forståelse for bransjen Energi, olje og gass, finans, advokatfirmaer - hver bransje har sine unike krav til dokumenthåndtering og compliance. En partner med bransjekunnskap designer løsningen med dette i tankene.
Langsiktig support Integrasjonen er ikke "ferdig" etter implementering. Både Dynamics 365 og OpenText oppdateres jevnlig. En partner sikrer at integrasjonen fortsetter å fungere optimalt over tid.
Hvis din organisasjon bruker eller vurderer Dynamics 365, og sliter med dokumenthåndtering, er det noen kritiske spørsmål å stille:
1. Hvor mye tid bruker teamene dine på å lete etter dokumenter? Hvis svaret er "for mye", er det et tydelig tegn på at dokumentene ikke lever der arbeidet skjer.
2. Har dere utfordringer med versjonskontroll? Sendes dokumenter frem og tilbake på e-post? Lagres de lokalt på medarbeideres PCer? Det er en risiko.
3. Klarer dere å opprettholde compliance-krav? For regulerte bransjer er dette ikke valgfritt. Kan dere dokumentere hvem som har gjort hva, når, og hvorfor?
4. Skalerer dagens løsning med virksomheten? Det som fungerte når dere var 50 ansatte, fungerer sjelden når dere er 500.
En vellykket integrasjon mellom Microsoft Dynamics 365 og OpenText handler om mer enn teknologi. Det handler om å skape et arbeidsmiljø hvor dokumenter, prosesser og mennesker jobber sammen - sømløst, sikkert og effektivt.
Når ledende selskaper som Å Energi velger denne kombinasjonen, er det et tydelig signal om at integrasjonen mellom Dynamics 365 og OpenText møter faktiske forretningsbehov: raskere prosesser, bedre kontroll, tryggere compliance, og muligheten for medarbeidere til å fokusere på det de faktisk skal gjøre i stedet for å jakte på dokumenter.
Hvis din organisasjon står overfor lignende utfordringer, er det verdt å utforske hvordan en robust integrasjon kan forvandle måten dere jobber på.
Trenger du hjelp til å vurdere hvordan Dynamics 365 og OpenText kan integreres i din organisasjon? Contesto har lang erfaring med å levere skreddersydde løsninger for norske enterprise-bedrifter innen energi, olje og gass, finans og andre regulerte bransjer.
Kontakt oss for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan hjelpe.
Contesto er Norges ledende leverandør av integrasjoner mellom Microsoft Dynamics 365 og OpenText Content Management. Blant våre kunder finner du Å Energi, Kongsberg Maritime og andre enterprise-organisasjoner som krever robust dokumenthåndtering.