Artikler om intelligent informasjonsstyring og dokumenthåndtering

Slik kan maler og automatisering av dokumentproduksjon gjøre deg mer effektiv i Office.

Skrevet av Kari Hausken | Feb 15, 2021 11:00:00 PM

Vi produserer dokumenter, - i mange varianter og i stor skala. Vi utarbeider notater og referater, - vi produserer prosedyrer og tilbud, avtaler og kontrakter, samt mer komplekse sammensatte dokumenter. 

For å se litt nærmere på hvordan utarbeidelse av dokumenter kan forenkles og forbedres, kan vi dele dem inn i ulike kategorier:

  • Enkle dokumenter: Dette kan være alt fra lister, notater eller enkle referater som vi samhandler om i f.eks. Teams
  • Dokumenter hvor det er behov for noe mer funksjonalitet. Dette kan være mer formelle dokumenter som f.eks. brev, møtereferater, innkallinger, styredokumenter, presentasjoner, rapporter eller prosedyrer
  • Dokumenter hvor det er behov for enten mer funksjonalitet eller hvor det å ta i bruk verktøy for dokumentautomatisering kan være hensiktsmessig. Dette kan være juridiske dokumenter som avtaler og kontrakter, prosesskriv, on- og offboarding-dokumenter, ansettelsesavtaler, tilbud eller mer komplekse sammensatte dokumenter – for å nevne noen, - eller det kan være enklere dokumenter som produseres i et stort volum

De ulike kategoriene kan også flyte litt over i hverandre. 

Felles for alle disse ulike variantene av dokumenter, er at ved å bruke maler, så blir jobben enklere, - man sparer tid og resultatet blir mer korrekt. 

 

Et dokument inneholder ofte mange ulike elementer, fra ulike kilder. Ved å sammenstille elementene og automatisere prosessen kan dokumentarbeid bli mer effektivt. 

 

Formålet med å bruke maler er å: 

  • Forenkle produksjon av dokumenter
  • Ivareta virksomhetens profil med tanke på utforming, layout og format
  • Spare tid og penger
  • Sørge for konsistens og profesjonalitet
  • Forbedre kvaliteten på dokumentene som produseres
  • La deg som bruker konsentrere deg om å produsere innhold
  • Redusere risiko

Ved å bruke maler sikrer vi at alle dokumentene som produseres har korrekt layout og er utformet i henhold til virksomhetens profil. Man sikrer også at struktur, oppsett, samt plassering av ulike dokument- og tekstelementer blir riktig. Man reduserer bruk av manuelle operasjoner som f.eks. søk og erstatt, klipp og lim, manuell innsetting av standardtekster – dette fører til at man minsker risiko for feil. 

 

Enkle dokumenter

For de enkle dokumentene, er det som oftest nok å tilrettelegge maler med oppsett, format, stiler, samt f.eks. innholdsfortegnelser og nummereringer. Det at brukeren kan bruke tilrettelagte stiler og oppsett, bidrar til at man i stor grad unngår manuelle formatteringer, som igjen forenkler den videre bearbeidingen av dokumentene. Det at f.eks. overskriftsnummereringer, innholdsfortegnelser og utforming av forsider, topptekster m.m. er tilrettelagt, bidrar også til å redusere frustrasjon – brukerne kan konsentrere seg om å produsere innhold.

Dokumenter hvor det er behov for noe mer funksjonalitet 

For en del dokumenter vil det være behov for å tilrettelegge for noe mer funksjonalitet utover det som enkle maler kan tilby. Eksempler på slik funksjonalitet kan være:

  • Overføring av metadata fra andre systemer, f.eks. et dokumenthåndteringssystem
  • Gjøre oppslag i tekstbiblioteker eller enkle registre 
  • Håndtere valg av ønsket logo
  • Forenkle håndtering av innhold til topp- og bunntekster 
  • Valg av språk
  • Automatisk gjøre oppslag og sette inn avsenderinformasjon, virksomhetsinformasjon eller referanser

 

Dokumenter hvor det er behov for enten mer funksjonalitet eller hvor bruk av verktøy for dokumentautomatisering kan være hensiktsmessig

For en del dokumenter vil det være mye å hente på å tilrettelegge for ytterligere mal-funksjonalitet eller ved å tilby en løsning for dokumentautomatisering. 

Dette kan være juridiske dokumenter som kontrakter og avtaler. Utarbeidelse av rettsdokumenter, prosesskriv eller sammensatte dokumenter kan forenkles betraktelig ved å tilby maler med funksjonalitet eller muligheter for dokumentautomatisering. For HR-avdelinger kan arbeidet med å utarbeide ansettelsesavtaler, on- offboarding-dokumenter, dokumenter knyttet til ansettelsesprosesser være tidkrevende. Det samme vil ofte gjelde for produksjon av mer komplekse tilbud, eller utarbeidelse av leasingavtaler og leieavtaler. Arbeid med enklere avtaler, hvor man har et større volum, kan også forenkles med å tilby ytterligere automatisering. Denne type dokumenter kan være enkle eller mer komplekse dokumenter, men felles for dem vil være at de har en del variabelt innhold som skal fylles inn. Det vil også ofte være logikk og funksjonalitet knyttet til data som skal settes inn. Det er derfor svært viktig at innhold blir korrekt og konsistent. 

Word-maler med makroer kan møte en del av disse utfordringene, - og der man kommer til kort med makroer, kan dokumentautomatiseringsløsninger som HotDocs, løse dokumentproduksjonen. Løsninger for dokumentautomatisering inneholder smarte maler og tilbyr funksjonalitet som forenkler arbeidet med å utarbeide dokumenter betraktelig.

 

Ulike plattformer

Vi arbeider med dokumenter både i Office online og i Office desktop. Og vi samhandler om dokumenter i bl.a. Teams. For dokumenter som opprettes online, vil det å kunne tilby maler forbedre dokumentkvaliteten. Man kan f.eks. utarbeide maler i Office desktop, få på plass format, grafikk, stiler etc., for så å laste dem opp og gjøre dem tilgjengelig i Office 365 online. Ofte har vi behov for å samhandle om disse dokumentene online, og - så kan det også være ønskelig å laste dem ned for videre redigering. 

Makroer for Office er ikke tilgjengelig i online-versjon, men for de enkle dokumentene vil mye være på plass ved å tilrettelegge for maler med layout, format og stiler. For mer komplekse dokumenter, eller dokumenter hvor man har behov for noe mer funksjonalitet, kan løsning for dokumentautomatisering som HotDocs være et godt alternativ også når man ikke arbeider i Office desktop.

Det finnes også en del enklere «Addons» som gjør det mulig å overføre data fra ulike kilder og inn til et Office-dokument. 

 

Maler bringer orden

Ved å utarbeide og å ta i bruk maler og løsninger for dokumentautomatisering, så sikrer vi at innhold og format blir korrekt: 

  • Reduksjon av risiko for kostbare feil
  • Kvaliteten på dokumentene bedres
  • Tidsbesparing på produksjon av dokumenter

Utarbeidelse av dokumenter og dokumentgenerering er en viktig brikke i dokument- og informasjonsflyten. Gode løsninger for produksjon av dokumenter gjør at informasjon presenteres på en profesjonell måte, at innhold er korrekt og at prosessen med utarbeidelse kan forenkles og effektiviseres.

Har du også brukt mye tid på å få overskrifter, forside, topptekst og bunntekst til å være i henhold til firmaprofilen? 

Se denne demoen av hvordan vårt tillegg til Office Contesto Extensions for Office Desktop kan forenkle dette. Her viser vi også andre smarte funksjoner i Word.