Kan ny arkivlov hjelpe selskaper med å få på plass gode rutiner for lagring og sletting?

Kort om den nye arkivloven

Ny arkivlov vil favne videre enn arkivloven slik den er i dag. I tillegg til å utvide virkeområde for hvem arkivloven skal gjelde for ønsker man i ny arkivlov også å utvide begrepet for hva som skal ivaretas for ettertiden; fra dokument til dokumentasjon. Formålet med den nye arkivloven er å sikre dokumentasjon om samfunnet som skal kunne brukes til å forstå samtid og fortid, og til å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati. 

Tidligere hadde virksomheter egne arkivarer som hadde full kontroll på dokumentene. Nå er dette i stor grad opp til hver enkelt ansatt. Da trengs rutiner, systemer, retningslinjer - og  god lovgivning.

Hva sier så arkivloven om det å sikre dokumentasjon?

Hva skal bedriften dokumentere?

Det som er uttalt som plikt å ivareta for ettertiden i ny arkivlov er (i) dokumentasjon på virksomhetens kommunikasjon, (ii) dokumentasjon på informasjonssystemer, databaser og registre mv, (iii) dokumentasjon på en eventuell automatisert rettsanvendelse i sakshåndteringen og (iv) dokumentasjon på selskapets avgjørelser, ref. §8, §9, §10 og §11.

Enkelte av kravene i ny arkivlov vil medføre en endring i arbeidsprosessene for informasjonshåndteringen og en tilrettelegging av ny funksjonalitet for å imøtekomme kravene.

Er dette kun til besvær?

Se for eksempel til krav til virksomheter om å gi ansatte tilgang til verktøy for å ivareta pliktene til å dokumentere ekstern kommunikasjon og virksomhetsrelatert kommunikasjon til og fra ledere på en automatisert måte. E-post er i de fleste selskap jeg kjenner til en stor utfordring. Alt for mye kommunikasjon som kommer inn til enkeltpersoners innbokser blir aldri lagret noen andre steder, med den konsekvensen at denne informasjonen er forbeholdt personen som sendte den og mottakerne av den.

Ved innføring av automatisert funksjonalitet vil kommunikasjonen bli lagret i systemer der flere i selskapet har til gang til innholdet, uten at den ansatte behøver å bruke tid på lagring. En slik automatisert løsning kan med fordel overføres til og være en stor forbedring for annen, intern e-post kommunikasjon i selskapet.

Ny arkivlov vil dessuten løfte dokumentasjonsforvaltningen høyere opp på agendaen, ved å tillegge ledelsen ansvar for at selskapet har en dokumentasjonsstrategi. Den vil også bidra til at selskapene får en bedre bevissthet om og forståelse av hva som er verdt å dokumentere for ettertiden. De aller fleste bedrifter ønsker vel å ivareta sin historikk. Denne dokumentasjonen kan brukes til langt mer enn man tror.

Mange store selskap, som har ivaretatt selskapets dokumentasjon på en god måte, har tatt i bruk denne som en merkevare i nåtid for å bygge selskapets omdømme og skape profitt.

I de fleste selskap er det etablert et arkiv i en eller annen form. Noe av det som befinner seg i selskapets arkiver allerede er nok avtaler og dokumentasjon på de store avgjørelser som selskaper tar og har tatt opp gjennom årene, de dokumentene som kan dokumentere selskapets rettigheter og plikter. Med den nye arkivloven i mente bør man tenke dokumentasjon, og ikke kun dokumenter: Vil det enkelte dokumentet dokumentere det relevante forhold godt nok i seg selv, eller er det nødvendig å relatere informasjonsobjekter for å sikre at dokumentasjonen er tilstrekkelig?

I mange selskap er ansvaret gått over fra en eller flere arkivarer til de ansatte selv. Det er ofte vanskelig beslutninger rundt dokumentasjon og hvorvidt informasjonen er bevaringsverdig, og ikke minst når informasjon skal slettes fra arkivene. At selskapet har en strategi for og en oversikt over hvilke dokumenter som er bevaringsverdige, hvor lenge de skal oppbevares og hvilken sikkerhet som er knyttet til dem er uten tvil en nødvendighet.

Noen dokumenter og informasjonsobjekter man skal ta bedre vare på enn andre. På den ene siden har man lover og forskrifter knyttet til enkelte informasjonsobjekter, på den andre siden har man hva bedriften selv synes er viktig å ta vare på over tid og dokumentere for ettertiden. Noen dokumenter er det imidlertid helt OK å slette etter kort tid. 

Noe informasjon har man de senere år blitt mer bevisst på at man må slette. Dette gjelder særlig persondata. Ved innføring av EUs personvernforordning i 2018 ble norsk lovgiving i personopplysningsloven tilsvarende skjerpet for å reflektere bestemmelsene i denne.

Hvordan bygger man en strategi for bevaring av dokumentasjon for selskapet og en oversikt over hva som er nødvendig å dokumentere for ettertiden?

1. Første skritt i riktig retning er å ha en oversikt over hva man produseres av dokumentasjon i selskapet. En god måte å få en slik oversikt på er å kartlegge de arbeidsprosessene man har opprettet for å nå selskapets overordnede mål. Det er i disse arbeidsprosessene informasjonsobjekter blir utarbeidet eller mottatt. Disse informasjonsobjektene dokumenterer arbeidsprosessene.
   • Oversikten bør inkludere informasjon om eksterne (lovkrav)
   • Oversikten bør inneholde interne krav (selskapskrav/eierkrav) til oppbevaringstid til informasjonsobjektene
   • Oversikten bør inneholde hvilken grad av sikkerhet og integritet informasjonsobjektene skal ha  
2. Oversikten kommuniseres/distribueres til de ansatte, slik at de er klar over de forventningene selskapet har til dem i forhold til håndteringene av informasjon og dokumentasjon.
   
3. Selskapets ledelse må vurdere krav i ny arkivlov opp mot selskapets arbeidsprosesser, selskapets dokumentasjon og de verktøy man allerede har for å vurdere endringer arbeidsprosesser og bruk av verktøy.

I god tro vil jeg anta at innvendingene som er kommet mot den nye arkivloven i hovedsak angår spørsmålet om offentlighet mer enn prinsippene for arkivering? Bevaring av dokumentasjon er nok allerede på agendaen til de aller fleste selskap allerede, men arkivloven kan et godt utgangspunkt for å få på plass en god strategi for dokumentasjon - enten man er underlagt loven eller ikke.