Hvordan få informasjonsstyring høyere på agendaen i toppledelsen?

Vi skaper, fanger og deler mer data enn noen gang – og bedrifter står overfor enorme mengder med informasjon som må håndteres og forvaltes.

Det gjelder ikke bare gigantene Google, Facebook, Amazon++, hvis selve forretningsmodell baserer seg på innsamling og videresalg av (vår personlige) data og informasjon. Også «vanlige» bedrifter må håndtere store mengder informasjon. Alt fra advokater og rådgivere til olje – og riggselskaper.

Derfor er funnene i AIIM (aiim.org) sin rapport fra 2022 ganske nedslående. Se bare på disse to statistikkene:

• Kun 1 av 5 IM-ansvarlige opplever at ledelsen viser forståelse for at informasjonsstyring har en direkte påvirkning på bedriftens suksess.
• Kun 11% oppgir at de nyter fullt engasjement og full støtte fra organisasjonen og ledelsen når det gjelder informasjonsforvaltning (information governance – etterlevelse (compliance).

Så hvordan skal man få informasjonsstyring høyere opp på agendaen i toppledelsen?

Jeg tror en nøkkel er å peke på dens rolle i digitaliseringen:

Informasjonsstyring gir verdifulle bidrag til bedriftens digitale transformasjon

Et fellestrekk blant de bedriftene som opplever at informasjonsstyring blir ansett som en viktig del av forretningsstrategien, er at de har definert ett viktig hovedmål for arbeidet med informasjon og data: Bedre kundeopplevelser. AIIM sier det slik i sin rapport (min oversettelse): Intelligent informasjonsstyring er en integrert del av den digitale transformasjonens målsetting om å forstå, forutse og forme interne og eksterne kundeopplevelser.

Dette sammenfaller med mange bedrifters mål for digitalisering og digital transformasjon.

Bedre kundeopplevelser er nemlig ofte øverst på lista over viktige målsettinger når bedrifter gjennomfører sine digitaliseringsprosjekt. Og uansett bransje, forretningsmodell eller andre forskjeller – fornøyde kunder er som regel en målsetting alle kan enes om, og som det ikke er vanskelig å forstå viktigheten av.

Vi bruker forresten begrepet kunde i utvidet forstand, ikke bare som i «den som kjøper produktet eller tjenesten vår». Kunden kan også være internt i bedriften, en kollega i en annen avdeling, som er avhengig av det du produserer og leverer, for eksempel informasjon om en oljebrønn, en rapport om et nytt marked, en økonomisk analyse av en potensiell oppkjøpsbedrift osv.

Aiim forklarer at de får støtte for påstanden om at informasjonsstyring påvirker bedrifters suksess innen digital transformasjon hos Forbes. De skriver dette i sin rapport Surviving Digital Disruption: «True digital transformation leaders are those focused on making it easy for the customer/supplier/partner to do business with them”.

La kunder, partnere og leverandører oppleve at det er enkelt å gjøre forretning med dem. Med andre ord: Forenkle kundeopplevelsen.

Og her er vi inne på en av nøklene for å få "attention" for informasjonsstyring hos ledelsen.

Digitalisering, digital transformasjon, digital modenhet – alle disse buzzordene er som regel med når ledelsen diskuterer bedriftens strategi.

Da kan det være nyttig å knytte informasjonsstyring og informasjonshåndtering til nettopp disse begrepene. Ikke primært for å få taletid i ledergruppa, men for å samle ledelsen, og dermed også organisasjonen, om et viktig poeng: For å lykkes i markedet i dag så må informasjonsstyring aldri avkortes som noe man bare gjør for å «være compliant», men snarere anerkjennes som en verdifull del av både den digitale transformasjonen og selve forretningsstrategien til bedriften.