Har du noen gang opplevd å leite febrilsk i klesskapet etter yndlingsgenseren din, rive ut av samtlige hyller før du finner den i en krøll bortgjemt i en krok? Jeg tror mange av oss kan relatere til denne opplevelsen, og likeså den påfølgende realiseringen av at dette er et selvpåført problem som lett kunne vært unngått.
Vi har ofte lignende opplevelser når det kommer til gjenfinning av dokumenter. Vi vet vi har lagret, men dokumentet glimrer med sitt fravær når det passer som verst. I «gamledager» hadde vi alle vårt personlige «klesskap» for dokumenter på arbeidsplassen. Da opplevde vi ofte at vi hadde system i kaoset, men vi hadde ikke tilgang til resten av organisasjonens dokumenter og faren for dokumenttap var stor. Nå har de fleste gått over til felles lagringsløsning, noe som gir oss tilgang til langt større mengder relevant dokumentasjon, det er blitt lettere å dele og samhandle, og frykten for dokumenttap er nesten en utdatert problemstilling. Likevel opplever mange fortsatt å bruke nervepirrende lang tid på søken etter dokumenter.
Kan leksen vi gjentatte ganger lærer på hjemmefronten overføres til arbeidslivet? Blir gjenfinning av både klær og dokumenter lettere med litt struktur?
Svaret er et rungende «Ja!». Dokumenter er overraskende like som klær når det kommer til oppbevaring. Begge deler krever korrekt oppbevaring for at du skal finne dem igjen i god stand. En god start er å bruke bittelitt mer tid på å lagre i felles lagringsløsning, kontra på desktop; den digitale samlehaugen. Skal man virkelig få kustus må man ha en felles struktur. Derfor er vi i Contesto stor fan av felles lagringsrutiner. Med dette på plass får man virkelig utbytte av hva felles lagringsløsninger byr på av funksjonalitet. Plutselig letter en sky av duplikater, gamle versjoner, og dårlig titulerte dokumenter, igjen sitter man med en ryddig bunke dokumenter som glitrer i trefflistene.