Dette bør du tenke på ved migrering av dokumentarkivet

Flytting er krevende

- Pappa, nå vil jeg ikke se én eneste flyttekasse mer.

Vi flyttet inn i ny bolig i høst.  Og nå, noen måneder etter at vi har kommet i nytt hus, gjorde yngstemann det helt klart at han nå var meget lei av alt som har med flytting å gjøre. Og jeg forstår han godt. På et tidspunkt må man bare være fornøyd, og markere at "nå er vi på plass." Og det vi ikke har pakket ut til nå, savner vi antakelig ikke om noen måneder heller, så det kan trygt stå i kasser i boden. (aka "arkivet") 

Alle som har vært gjennom en flytteprosess vet at det kan være krevende, både for store og små.

Før, under og etter prosessen er det mye som skal tas stilling til. Hva skal vi ha med, hva skal kastes, hva skal selges? Hvor skal vi lagre det når vi kommer til ny plass? Er det mindre plass der vi kommer? Hvordan skal vi merke kassene for enklest mulig å finne innholdet senere? Hvem tar ansvaret for utpakking og fordeling av innhold? 

Migrering av data og dokumenter er litt som å flytte. Mange av de samme problemstillingene dukker ofte opp: Hva skal vi ta vare på, hvordan skal vi lagre det? Hvem skal ta ansvaret for å merke alt? Er det plass der det skal flyttes til? 

Vi i Contesto har i mange år jobbet med dokumenthåndtering for kraft - og energiselskap. Og disse har de seneste årene opplevd en del viktige endringer som påvirker dokumentarkivet og databehandlingen vesentlig.

Ny energilov

I 2016 kom det en ny energilov som blant annet førte til at kraftselskapene måtte skille den delen av virksomheten som eier infrastrukturen, nettselskapet, og den delen som selger strøm, driftsselskapet.

Dermed har små og store kraftselskap i hele landet hatt en periode med ganske omfattende strukturelle endringer. I tillegg til lovendringen om skille mellom nett -og driftsselskap, har vi også sett en storstilt «oppkjøpsbonanza» hvor de store kraftselskapene har kjøpt opp en rekke mindre kraftverk.

Og nylig annonserte de tre store aktørene Lyse Elnett, Skagerak Nett og BKK Nett at de inngår et samarbeid om bl.a. digitalisering, for å kunne effektivisere og tilby billigere strøm. 

1. Januar 2021 trådde enda en skjerping av energiloven i kraft, nemlig et enda tydeligere skille mellom nett- og driftsselskap. 

Dette er store og viktige endringer, som selvsagt påvirker både for eiere, ansatte og kunder. Også vårt fagfelt, dokumenthåndtering og informasjonsforvaltning, blir i høyeste grad berørt når selskaper fisjonerer og fusjonerer. 

I denne artikkelen peker jeg på noen viktige prinsipper som kan være nyttige å ta med seg når dokumentarkivet skal migreres, enten du jobber i kraftbransjen eller en helt annen bransje.

Hva er egentlig migrering?

Før jeg kommer til prinsippene kan det være greit å avklare hva vi egentlig legger i migrering.

Enten det er snakk om å dele opp (fisjon), eller slå sammen selskap (fusjon, oppkjøp), så handler migrering til syvende og sist om å flytte data. Og som med all flytting, så blir resultatet etter prosessen som regel best dersom man gjør en god jobb i forberedelsene.

Her er noen tips for en best mulig prosess rundt migreringen din.

Få oversikt

Før noe annet skjer så anbefaler vi å planlegge prosessen grundig. Dette vil danne grunnlaget for hvor god dokumenthåndteringen vil bli etter migreringen. En slik migrering er en glimrende anledning til å få oversikten, revidere retningslinjer og rutiner og avdekke feil og mangler, som man ellers ofte ikke har prioritert tid til.

Vi anbefaler å gjøre en analyse for å avdekke følgende:

• Antall filer og dokumenter
• Filtyper og kategorier
• Hvor stort volum skal migreres
• Antall duplikater
• Relasjoner mellom dokumentene
• Eventuelle versjoner av samme dokument som skal tas vare på

Ny struktur

Når du har fått oversikt over dataene og informasjonen, er det på tide å definere hvordan du ønsker at den nye strukturen skal være. Nå er det en unik mulighet til å kvitte seg med gamle uvaner, fornye og oppdatere måten å lagre informasjon på.

Dette må du ta stilling til:

• Logikk og filnavn i ny struktur
• Har du fil - og mappestruktur i dag, må du avgjøre om dette skal bli med videre, eller om filer og mapper skal gjøres om til metadata
• Har du metadata i dag må dette mappes til metadata i nytt system
• Tilganger og sikkerhet
• Trengs det en opprydning av filer og mapper før migreringen? Noen velger å bruke tid på å slette, flytte, omstrukturere informasjon slik at det nye systemet ikke arver “gamle synder”
• Alternativt kan man lage logikk på hva som skal arkiveres, slettes, lagres i selve migreringsprosessen, og dermed unngå den manuelle opprydningen før migrering
• Må noen filer konverteres til andre format?

Metodikk

• Inkrementell migrering, dvs. i ulike faser over lengre tid, eller «alt» på en helg.
• Skal det gjøres i et live miljø under normal drift eller skal en sette av x antall dager for å gjøre en stor operasjon?
• Skal du bruke et script eller et migreringsverktøy?
• Har du et system for overvåkning, logging av feil og rapportering underveis?
• Skal du gjøre alt selv eller bruke ekstern hjelp?

I tillegg til disse generelle vurderingene må det selvsagt også sees på valg av system. Er det ulike systemer i selskapene som skal fusjonere, så må man velge om begge skal leve videre, med en integrasjon mellom? Skal ett være et «dødt» arkiv med oppslag, eller skal man ha full funksjonalitet? Hvem skal eie systemet og prosessene etter migreringen? Trengs det mer opplæring?

Migrering av data kan kanskje virke som et stort og krevende prosjekt, og mange frykter nok å ta fatt på det, derfor blir det ofte at ulike systemer og arkiver lever videre parallelt. Dette er ikke optimalt, og vi anbefaler å gjøre en migrering for en bedre dokumenthåndtering i etterkant. Og med god planlegging og ryddig prosess er det en overkommelig oppgave.

Og husk – det er ingen skam å be om hjelp 😊