Mange organisasjoner står overfor en rekke utfordringer knyttet til informasjonsforvaltning. Fra ulike prosesser til spesifikke områder, er behovet for effektiv håndtering av både teknisk og administrativ dokumentasjon viktig.
Noen organisasjoner ønsker dedikerte systemer for de enkelte områdene, mens andre ser verdien av å ha alt samlet i en totalløsning.
IC Tech er et godt alternativ til en slik totalløsning, som sørger for sikker håndtering av teknisk dokumentasjon, samt tilhørende prosesser og dokumenter, på en gjennomtenkt måte.
Løsningen tar utgangspunkt i standardversjon av OpenText eDOCS InfoCenter, men har tilpasninger og integrasjoner for å møte behovene til bedrifter med særlige behov for å håndtere teknisk dokumentasjon. Det gjelder for eksempel bedrifter innen rigg, shipping og engineering.
Hvorfor bruke IC Tech til å ha kontroll på dokumentasjon?
Med en totalløsning som IC Tech trenger man ikke å vedlikeholde mange forskjellige systemer for å dekke alle behovene. Man har samme plattform for å dekke en rekke ulike behov, men tilpasser grensesnitt, prosesser og add-ons for å løse ulike behov i organisasjonen.
Dette gir enklere vedlikehold, kostnadsbesparelser og en mer integrert arbeidsflyt, fremfor å ha en rekke ulike plattformer og løsninger som skaper siloer av informasjon, og som eventuelt krever mye arbeid med integrasjoner og mellom løsninger.
Under kan du se lese mer om hvordan løsningen håndterer ulike type informasjon og dokumentasjon
IC Tech kommer med en teknisk portal for visning og håndtering av all teknisk dokumentasjon. Det kan være tegningspakker, rapporter, tekniske spesifikasjoner, sertifikater, "as built-dokumentasjon" og annen teknisk dokumentasjon, som blir tilgjengelig for sluttbrukeren både onshore og offshore, der det er aktuelt.
Portalen håndterer gruppering av tegningspakker og revisjoner inn under SFI-koder og prosjekter. IC Tech tilbyr i tillegg søk, filtrering, visning og nedlasting av dokumenter.
Arbeidsflyter, som redline mark-up og godkjenning av endringer av dokumenter, og synkronisering av dokumenter på tvers av lokasjoner offshore og onshore er sentrale funksjoner i løsningen.
Kontrakter og avtaler er viktig informasjon i enhver bedrift, og det å ha ha kontroll på dette er kritisk. Dette involverer organisering, lagring, oppdatering, sporbarhet av endringer.
Et godt system for dette vil også ivareta versjonskontroll av kontrakter og tilhørende dokumenter, sørge for varsling av viktige datoer, ha løsning for signering / godkjenning av avtaler internt og eksternt, og ikke minst tilgangskontroll og sikkerhet.
Det finnes flere måter å forvalte denne type dokumenter på, med ulik grad av kontroll. Den enkleste, men kanskje den med minst kontroll, er å ha avtaler lagret i en mappestruktur på en server eller i en skyløsning.
I den andre enden av skalaen finnes det dedikerte plattformer og løsninger for kontraktshåndtering. eDOCS InfoCenter ligger en plass mellom disse, og har kontraktshåndtering som en del av en totalløsning.
Etterlevelse av krav og retningslinjer for prosedyrer og styrende dokumentasjon er et tredje eksempel på svært viktig informasjon og dokumentasjon i en bedrift. Mange bransjer har krav til rutiner og systemer for håndtering og kvalitetssikring av disse dokumentene.
Systemet må sikre at alle brukere har tilgang til oppdatert og korrekt dokumentasjon. Det er viktig at systemet muliggjør versjonskontroll, at det tillater enkel søking og navigasjon gjennom dokumenter, og at det gir mulighet for sporbarhet og revisjonshistorikk.
Apropos revisjon. Særlig regulerte bransjer må med jevne mellomrom kunne vise frem dokumentasjon til myndighetene. En løsning som IC Tech forenkler dette betydelig, og informasjon og aktuelle dokumenter kan enkelt hentes frem ved slike revisjoner.
En løsning for å håndtere administrative dokumenter sørger for å organisere, lagre og sikre deling av dokumenter. Dette inkluderer dokumenter som korrespondanse, notater, rapporter og annen administrativ informasjon. En god løsning for dokumentene sikrer effektiv håndtering og gir rask tilgang til korrekt informasjon.
HR-dokumenter inngår også i administrative dokumenter. De omfatter sensitiv informasjon om ansatte. Et godt system for håndtering av disse vil sikre overholdelse av lover og forskrifter innen HR-området, inkludert GDPR.
Arbeidsflyt for f.eks. onboarding-prosesser, sørger for like rutiner hver gang. Digital signering kan også integreres, noe som gjør det mulig å sikre at dokumenter er blitt lest og godkjent - enten det er interne prosedyrer eller personalhåndboken.
Som vi har sett, finnes det mange ulike typer dokumenter og informasjon som skal forvaltes i en organisasjon. Med IC Tech kan bedrifter dekke en rekke behov og bruksområder i én løsning, uten å måtte ha dedikerte systemer for hver type dokumentasjon. Det forenkler infrastruktur og onboarding, og kan gi betydelige kostnadsbesparelser.
Lurer du på om denne løsningen er noe for deg?
Kontakt oss for en prat, eller les hvordan et stort, norsk riggselskap har fått kontroll på all dokumentasjon ved å bruke og tilpasse denne plattformen.