Et dokumenthåndteringssystem er programvare som brukes til å organisere, administrere og lagre dokumenter på en effektiv og sikker måte. Det bidrar til å administrere og ha kontroll på dokumenter gjennom hele livssyklusen, fra opprettelse til arkivering eller sletting.
Systemet inkluderer funksjonalitet for å håndtere versjoner, tilgangskontroll, søk og indeksering, samt sporing av brukeraktiviteter på dokumentene. På denne måten kan dokumenthåndteringssystemer hjelpe organisasjoner med å øke produktivitet, effektivitet og sikkerhet når brukere arbeider med dokumenter.
En god dokumenthåndteringsløsning inneholder funksjonalitet for å organisere og strukturere dokumenter etter ulike kategorier og metadata på en logisk måte. På denne måten blir det enklere å finne dokumenter, samt å gjenbruke disse.
Det er viktig å ha kontroll på hvilke brukere som har tilgang til sensitive dokumenter. I tillegg er det viktig å gi tilgang til dokumenter som ikke skal beskyttes slik at brukere får mulighet til å dele informasjon, og sikre at informasjonen er tilgjengelig. En dokumenthåndteringsløsning gjør det mulig å enkelt sette tilgangsrettigheter både på det som skal være åpent, og det som skal beskyttes.
En god dokumenthåndteringsløsning gjør det enklere for brukere å samarbeide om de samme dokumentene. Dette kan forbedre arbeidsflyten og effektiviteten og føre til en mer produktiv samarbeidsprosess.
Et dedikert dokumenthåndteringssystem tilbyr sikkerhetsfunksjoner som regler for hvem som har tilgang til dokumentene og hvilke handlinger de kan utføre på dem. Det tilbyr sporing av brukeraktiviteter, noe som kan bidra til å identifisere uautoriserte endringer eller tilfeller av datainnbrudd. Dokumenthåndteringssystemer kan også tilby funksjoner for kryptering av dokumentene, slik at uautoriserte personer ikke kan få tilgang til dokumentene selv om de skulle komme seg inn i systemet
En dokumenthåndteringsløsning kan hjelpe organisasjoner med å følge lovpålagte krav til oppbevaring av dokumenter, inkludert lagringstid og dokumenthåndtering etter utløpet av denne perioden. Sporing og logging av endringer på dokumentene, samt hvem som har utført dem, kan bidra til å sikre etterlevelse av lover og regler som krever at endringer blir sporet og dokumentert.
Alt i alt kan et dedikert dokumenthåndteringssystem være en god investering for organisasjoner fordi det kan bidra til å øke effektiviteten og produktiviteten, forbedre samarbeidet, redusere tid til gjenfinning av dokumenter, samt sikre konfidensialitet og oppfylle lovgivningens krav til håndtering av dokumenter. Det bidrar også til å redusere risikoen for feil og mangler, samt å redusere kostnader ved å gjøre håndteringen av dokumentene enklere og mer strømlinjeformet.
Det er foretatt en rekke studier og undersøkelser som viser at det å investere i et dedikert dokumenthåndteringssystem kan bidra til å øke effektiviteten, redusere arbeidsbelastningen, forbedre kundetilfredsheten og gi god kontroll på informasjon.
En studie fra IDC viste blant annet at en gjennomsnittlig kunnskapsarbeider bruker 20% av arbeidstiden på å lete etter informasjon
Vi kan da sette opp følgende tankeeksperiment for å beregne en mulig besparelse ved å benytte et dedikert dokumenthåndteringssystem som gjør at gjenfinning av informasjon og dokumentasjon går raskere:
| Antall ansatte | 20 |
| Snitt kost pr ansatt (i NOK) | 500 |
| Antall timer pr år | 1750 |
| Tid brukt på søking etter informasjon | 20 % |
| Timekost for søking etter informasjon pr ansatt (i NOK) | 175 000 NOK |
| Total kostnad for bedriften (alle ansatte) | 3 500 000 NOK |
| Potensiell reduksjon av tid brukt på søking etter informasjon ved bruk av dedikert dokumenthåndtering: | 50 % |
| Potensiell besparelse | 1 750 000 NOK |
Bytt gjerne ut tallene med det som passer for din bedrift, og regne ut din egen ROI.
På den andre siden finner vi flere risikofaktorer forbundet med å ikke ha et system for dokumenthåndtering.
Uten et dokumenthåndteringssystem kan det være vanskelig å ha oversikt over hvem som har tilgang til dokumentene og hvordan disse blir håndtert. Dette kan øke risikoen for utilsiktede endringer eller sletting av dokumenter, samt uautorisert tilgang til sensitiv informasjon.
Manglende bruk av et dokumenthåndteringssystem kan føre til at det er vanskelig og tidkrevende å finne og gjenbruke dokumenter. Dette kan resultere i tap av tid og ressurser som kunne vært brukt til å utføre mer verdiskapende oppgaver.
Fravær av en dokumenthåndteringsløsning kan vanskeliggjøre samarbeidet mellom flere brukere som arbeider med de samme dokumentene. Dette kan føre til at arbeidsprosesser tar lengre tid enn nødvendig, og gjøre det vanskeligere å nå mål for samarbeidet.
Uten bruk av et dokumenthåndteringssystem kan det være utfordrende å sikre dokumenter mot uautorisert tilgang, og at sensitiv informasjon kan bli stjålet eller lekket. Slike hendelser kan resultere i alvorlige konsekvenser, både for organisasjonen og for kundene eller klientene som blir berørt.
Uten et dokumenthåndteringssystem kan det være vanskelig å etterleve lover og forskrifter som regulerer oppbevaring og håndtering av dokumenter. Dette kan føre til bøter og andre negative konsekvenser, og kan også skade organisasjonens omdømme.
Uten et dokumenthåndteringssystem kan du risikere å miste kontrollen på informasjonen, bli mindre effektiv, sikkerhetsutfordringer og dårlig samhandling med kolleger.
Fravær av et dokumenthåndteringssystem kan negativt påvirke produktivitet, sikkerhet, effektivitet, samt overholdelse av regelverk. Det kan derfor være en god investering å implementere et dedikert dokumenthåndteringssystem for å håndtere disse risikoene og oppnå fordelene som systemet kan tilby. Et dokumenthåndteringssystem kan hjelpe brukere med å håndtere dokumenter på en effektiv, sikker og trygg måte, samt forbedre samarbeidet om dokumentene.
Her er en kort oppsummering av de viktigste grunnene beskrevet i artikkelen: