Contesto-banner-underside

Contesto Norway

Er arkivet i utakt?

Posted by Anne-Lill Holme on Oct 30, 2017 4:22:11 PM

Beste praksis dokumenthåndtering – med moderne verktøy!

Norske kontoransatte bruker nesten en hel dag hver uke på tungvint dokument­håndtering, og det er ingen tvil om at ny teknologi, digitale signaturer og mobil tilgang kan bidra til å effektivisere prosessene. Dette er noen av funnene i en stor undersøkelse Adobe har gjennomført i Norge og seks andre land. Mangel på signerte dokumenter og slepphendt behandling av intern virksomhetsinformasjon preger mange virksomheter.

Undersøkelsen spurte mer enn 800 norske direktører, mellomledere, funksjonærer og kontoransatte om dokumenthåndteringen deres. Svarene viser at det er mange som ikke har kontroll på dokumentene sine. Nesten en av fire (23 prosent) svarte at de visste at intern virksomhetsinformasjon finnes utenfor virksomhetens nettverk. I tillegg svarte 33 prosent at de trodde dette var tilfellet hos dem.

Samtidig oppgir halvparten enten at virksomheten mangler retningslinjer som forbyr ansatte å bruke andre tjenester enn virksomhetens egne til å oppbevare interninformasjon (26 prosent) – eller at de ikke vet om deres arbeidsplass har slike retningslinjer (24 prosent).

God informasjonsstyring legger til rette for at rett person har tilgang til korrekt, og tilstrekkelig, informasjon - på riktig sted, til riktig tid.

 

Arkiv.png

 

Digitalisering må bli kjernekompetanse i arkivforvaltningen.

I tiden fremover blir teknologien viktigere enn noen gang før. Digitalisering gjennom avansert teknologibruk blir løsningen. Da trengs det løsninger som integrerer, samhandler og utveksler metadata, informasjon, dokumenter og data. Digitaliseringen vil bidra til at ansatte i virksomheten opplever en mer effektiv og enklere arbeidshverdag, med færre tastetrykk og registreringer, mer automatikk, raskere og mer presise beslutningsprosesser, og ikke minst større sikkerhet for at lover, regler og sporbarhet blir ivaretatt slik de skal.

Contesto har implementert dokumenthåndteringsløsninger hos kunder i energi- og kraftbransjen i over 10 år. Vi kan tilby en «beste praksis implementering» av løsning, som betyr at Contesto kommer med 80% ferdig løsningsforslag basert på erfaring fra andre prosjekter, og de resterende 20% benytter vi til å justere for hver enkelt kunde etter spesielle krav og ønsker. Med denne metodikken har vi sett at våre kunder sparer både penger og intern tid.

Vår beste praksis modell tilbyr et komplett løsningskonsept for energi- og kraftbransjen. Vi har bygget opp et sett med prosjektdokumenter, regelverk og prosesser som strømlinjeformer gjennomføring av prosjektet, samtidig som kvalitet og sikkerhet ivaretas.

Alle krav til tagging av nøkkelinformasjon som eks: Kunde, saksnummer, dokumenttype, gårds- og bruksnummer, prosjekt, kommune, journalstatus, målepunkt-id med mer dekkes i løsningen.

Beste praksismodellen for energi og kraft inkluderer et løsningskonsept for alle deler av informasjonshåndteringen. Dette inkluderer integrasjon med fagsystemer, krav til journalføring av saker, post- og arbeidsflyt, arkiv, samhandling og søk på tvers av bedriftens systemer. 

Løsningen kan utvides til å inkludere:

  • Funksjoner for å sikre organisasjonen mot informasjonslekkasjer
  • Fjerning av metadata fra dokumenter som sendes ut, samt regelsett for hvordan e-post med vedlegg skal sendes ut
  • Sikker dokumentdeling med eksterne
  • Automatisk PDF konvertering
  • Sammenligning av dokumenter

Om Contesto 

Contesto har siden 2001 vært en ledende leverandør av løsninger innen ECM i Norge. Vi leverer og implementerer løsninger som inkluderer både dokument-, arkiv- og samhandling fra store aktører som OpenText og Microsoft.

About Contesto

Contesto has been a leading provider of solutions within ECM in Norway since 2001. We deliver and implement solutions that include both documents, archive and collaboration from major players like OpenText and Microsoft.

Abonner på e-postoppdateringer